分析高校的電子圖片檔案管理及其應用

【摘要】隨著計算機技術的發展和電子信息系統的廣泛應用，檔案管理模式也隨之發生變化。電子圖片檔案被應用于日常的辦公與管理。本文針對當前高校檔案管理工作的特點，重點分析了電子圖片檔案在應用中的特點，指出加快電子圖片檔案建設，應充分利用現代信息技術提高檔案管理工作的效率。

【關鍵詞】電子圖片檔案 檔案管理 現代信息技術 高等學校

【中圖分類號】G648【文獻標識碼】A【文章編號】2095-3089（2012）08-0011-01

檔案管理亦稱檔案工作，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。電子圖片檔案的實質指以檔案館（室）紙質檔案為依據，在不改變其原有內容信息的前提下，對檔案進行信息化、數字化處理，使檔案管理工作更加方便、快捷。

一、我國高校檔案管理現狀

進入21世紀，我國的高等教育事業發展迅速。高等學校（含普通高校和成人高校）數量逐年增加，學生總規模不斷擴大，高校教職工數量也不斷增加。

當前，我國高校的檔案管理工作具有幾個方面的特點：

1.工作量大：高校環境具有獨特性，每年均有大批學生、教職員工的檔案數據變動，錄入或遷出，全國高校每年變動的檔案數量巨大，種類繁多。就業、繼續深造、工作調動等各種情況使檔案的變化呈現數量大、變動頻繁、跨區域調度等特點，加上其他檔案工作，如檔案的維護、保存等等，都需要消耗巨大的人力、物力、財力。

2.電子信息化程度偏低：當前，高校檔案依舊以紙質檔案作為主要的保存媒介，電子信息管理僅僅被簡單的應用到檢索、交換、備份等輔助功能中。檔案電子化的推廣工作處于起步階段。檔案管理的過程未能充分發揮計算機和計算機網絡的管理作用。

3.檔案管理操作的標準化程度不高：由于各個高校都有其各自的特點，因而所設定的制度和規范也存在差異，對檔案的管理操作同樣是各自有各自的特點，并沒有形成統一的規范[1]。

二、電子圖片檔案管理的利弊

1.電子圖片檔案的優越性

首先，在傳統的檔案工作中，檔案的抄寫、統計、存儲不但需要耗費大量人力、物力、財力，而且非常容易疏漏出錯。而計算機具有強大的信息處理能力，能夠大幅度提高工作的效率。采用計算機信息技術可以使檔案資料的收集、分類、統計、存儲及查閱等環節變得十分方便，同時也具有很高的可靠性。

其次，通過電子圖片的方式儲存文件檔案，可以實現檔案的充分交流與共享。相比傳統的紙質檔案，電子圖片檔案具有調檔便利、影相證明、查找簡單，遠程共享等優勢，使信息的來源更新效率更高。更重要的是，電子圖片檔案可以根據不同行業層次、專業學科等需求實行分類、檢索、排序、篩選等操作，使檔案的管理和調度工作更快捷[2]。

此外，電子圖片檔案對儲存環境基本沒有特別的要求，而且占據的空間小，管理儲存工作簡單。

2.電子檔案在應用中的風險

當然，萬事皆有利有弊，電子圖片檔案的儲存和使用也存在一定的風險。

（1）電子圖片檔案儲存的安全性。我國檔案管理工作的核心之一就是確保檔案安全。但是，眾所周知計算機系統和網絡本身存在較高安全缺陷，不僅硬件資源容易受各種因素的破壞，而且軟件資源和數據信息也容易受到病毒等的入侵和毀壞。此外，電子圖片檔案的錄入不像手寫漢字具有獨一無二的特征性，而是采用系統的字體和標識不利于真假鑒別，受侵害的文件不易被發現。

（2）技術支持不全面。電子圖片檔案在性質上確定了其在保管條件下和保管期限等方面所存在的局限性，若不能很好加以解決，可能會適得其反。

（3）人員配備不合理。就目前高校的檔案管理人員來說，專業知識單一、普通操作型人才居多，而既掌握信息技術、又懂得檔案專業的人才很少，這就給電子圖片檔案的管理工作帶來了極大的困難和影響。

三、電子圖片檔案管理在高校檔案管理中的應用

針對上述所提到的在實際運用中，電子圖片檔案所面臨的風險問題，可以采取以下幾項措施進行預防：

1.規范化原則：這是電子圖片檔案管理最重要的原則。所謂無規矩不成方圓，高校對電子圖片檔案的管理應制定科學、合理、規范、統一的管理標準，相關部門要加強監管力度，檔案部門應將檔案管理的全過程負責。同時，原有檔案的數據化工作應按規定的技術模式、文本格式和工作標準進行，確保電子圖片檔案內容的原始性、真實性。

2.確保檔案的安全：由于電子圖片檔案可以根據需要在不同的載體上同時存在，也可以隨時隨地的進行互相轉換，這就使得電子圖片檔案只能保證其真實性而無法確保其原始性。盡管如此，作為高校電子檔案的管理人員應充分利用計算機的保護功能對電子圖片檔案資料加以保護。例如將文檔設置為只讀模式，或者對部分電子文件進行加密處理等，并將形成的第一手電子圖片資料及時備份存檔，為今后的教學服務提前做好充足的準備工作。

3.加強控制和管理工作：首先，應對使用權限進行劃分，不同的人員設置不同的利用級別，不能越級操作；其次，加強拷貝的提供與回收管理工作。在確定使用者的利用級別之后，再根據其需求向其提供所需電子圖片檔案的拷貝；第三，要加強電子圖片檔案使用過程中的安全措施。對電子圖片檔案的信息內容，應根據密級層次進行有效管理。管理者要對利用的整個過程進行全程有效的跟蹤監控，并填寫相關文字說明記錄，作為日后查證的依據。

4.加強人才隊伍建設。無論是采用紙質檔案還是電子圖片檔案，其最終的管理執行者是人本身。而當前我國高校的檔案管理隊伍可謂是良莠不齊，整體管理水平偏低。再采用電子圖片檔案管理模式之后，對人的要求更高，因此，培養和造就一批懂得技術、勝任檔案管理工作的人員是當務之急，高校有關部門應重視和加強對檔案管理人員的培養。

四、結論

當前，人類已進入信息化的社會，電子圖片檔案在檔案管理工作中已占據了非常重要的地位。加強高校電子圖片檔案管理工作，要根據高校檔案自身的特點。不僅要注重硬件設施建設的技術支持；更要注意軟件設施建設的不斷更新跟進。充分利用計算機網絡技術，建立健全電子圖片檔案資料的管理制度，提高電子圖片檔案管理人員的工作素質能力，不斷加強各個環節的溝通、管理。只有這樣，才能更好的為廣大師生以及整個社會服務。

參考文獻：

[1]邢宏艷.關于電子檔案管理若干問題的探討[J]. 黑龍江檔案，2010（1）：25.

[2]王軍，王翠茹，姜聰穎.淺析信息時代的電子檔案管理[J]. 圖書與檔案，2011.12：235.