當前事業單位檔案的數字化管理

【摘 要】現如今，檔案管理成為事業單位管理工作中不可缺少的一部分，如果僅僅依靠傳統檔案管理的模式進行管理是不可能滿足現代事業單位的需求的。近年來，隨著我國信息技術的迅猛發展，現代化的網絡檔案管理技術成為提高檔案管理工作效率最有效的工具。目前，有很多事業單位已經通過互聯網技術開展網上服務，這已經是提供檔案服務最主要的形式。本文主要對當前紙質檔案和電子檔案共存的基本現狀進行了深入的探討和分析，并且對數字化管理工作中存在的諸多問題加以詳細闡述，同時分析了數字化管理未來的發展趨勢。

【關鍵詞】事業單位；檔案數字化；現狀；問題；解決對策；展望

0.前言

所謂檔案數字化具體指的是通過數據庫技術、壓縮技術、掃描技術等手段，把傳統與當前的社會組織、個人的經濟、技術、宗教等活動所形成的對 國家與社會有較大利用價值，可以供社會共享的，將紙質、聲像以及歸檔保存的檔案，都組織成一個有序的結構，借助0與1數字編碼表達出檔案信息庫。待經過數字化處理以后，不僅能夠大大提高計算機檢索信息的速度，而且也節省了不少檔案儲存空間，這樣一來，大大緩解了庫房擠壓的壓力，減少檔案因多次使用而出現磨損的現象，這樣一來，極大的發揮了檔案信息存儲的優勢，增加網絡信息資源，與此同時，還要加大對檔案信息資源的開發和利用，這樣一來，更好的為檔案部門的特色服務打下牢固基礎。

1.事業單位檔案數字化管理的概述

1.1檔案數字化的主要原因

近些年以來，隨著現代化信息技術的迅猛發展，獲取信息、處理各種事務以及人們日常交往等諸多方面對網絡通信技術、計算機技術、其他現代化先進的新興技術的依賴性越來越大。現代人們在進行各種各樣的活動時，信息的處理與信息的獲取是不可或缺的有機組成部分，作為重要的一種信息來源，檔案開始逐漸的受到越來越多人的重視和青睞，所以，為了促進檔案資源利用率的提高，為了盡快實現檔案資源的信息共享，為了推動檔案資源信息傳遞的加快，實現事業單位以往傳統檔案的數字化工作就顯得越來越迫切以及必要。除此之外，在事業單位的檔案實現數字化以后，能夠切實的保存好檔案的原件，在日常的運用當中通過數字化的檔案資料，便能夠大大的促進原始檔案的可靠保存。

1.2檔案數字化的內在涵義

按照《現代漢語詞典》，可以將“數字化”當中的“化”具體解釋成“轉變為某種狀態或者某種性質”，而所謂的“數字化”則指的是“轉變為數字”的意思，具體而言，“檔案數字化”的意思在字面上可以理解成“檔案轉變為數字”，能夠把檔案數字化解釋成：把記錄方式不同以及載體形態不同的檔案信息借助于計算機設施處理、轉化以及錄入等多種多樣的形式，將聲音、圖像和文字等相關信息切實的轉變成由1與0組成的一系列數碼序列，進而將這些數碼序列在光盤、磁盤等物理載體上進行存儲的整個過程。

1.3檔案數字化的主要內容

從總體上來看，檔案數字化的主要內容通常包含著不同的兩個層次，其中，一方面是檔案目錄的數字化，檔案目錄數字化的主要目標是對檔案目錄數據庫加以構建，其中尤為關鍵的便是檔案著錄標引的規范化，同時對檔案目錄數據庫結構進行科學的選定；另一方面便是檔案全文的數字化，一般檔案全文的數字化能夠借助于掃描錄入的方式，把檔案全文根據其原貌逐項逐頁的以圖像文件的形式加以存儲，同時為其編制出有序的目錄索引，或者通過光學字符的技術識別以后，以文本的格式對檔案的內容進行存儲。在檔案數字化的整個過程當中，應當按照檔案自身所具備的諸多特點把這兩種不同的方式有機的結合起來。

1.4檔案數字化所存在的諸多風險

就電子檔案而言，電子檔案的完整性與電子檔案的真實性是其作為電子檔案的形式所存在的重要條件，甚至可以說是最為重要的條件，檔案數字化所存在的風險主要有以下幾個方面：

1.4.1人為修改所造成的風險

通常數字檔案的可操作性會使諸多人為因素在電子檔案完整性及真實性上發揮著不可或缺的作用。在當今電子檔案的使用過程當中，極有可能通過無意的行為或者有意的行為摧毀、更改或者增刪電子檔案的本質要素，而數字檔案所具備的可操作性的顯著特點則大大的決定了一旦數字信息被改變，那么必將難以辨別，不留痕跡，人們通常很難借助于表面現象發現電子檔案信息所發生的一系列變化，而且也不能逆向的恢復電子檔案信息，所以電子檔案管理所面臨的難題之一便是電子檔案信息的完整性。為了將這一難題加以解決，通常可通過設局加密文件加密技術。

1.4.2信息遷移所帶來的風險

正是因為數字信息讀寫的軟件和硬件始終處在不斷的發展當中，需要對數字信息進行長期性的保存，只要不斷的隨著信息技術的迅猛發展來對信息技術平臺進行不斷的遷移，從而使得舊技術環境當中所形成的數字檔案信息能夠在現代化全新的讀寫技術當中依舊能被讀出來，在數字信息遷移的進程當中，往往極有可能會導致信息的丟失，在不同程度上造成電子檔案完整性與真實性的破壞。

1.4.3網絡攻擊所帶來的風險

由于數字信息有著較強的流動性，這便使得數字檔案在使用當中不斷的遇到更多網絡攻擊的風險，進而對數字檔案的完整性與真實性帶來直接的影響。一方面，網絡協議的開放性以及因特網信息傳輸的廣域性，使得因特網時常面臨十分嚴重的諸多不安全因素。以往傳統的計算機設備的使用，較多的都是數據的共享，并且促進軍事部門、開發機構、政府研究機構和高等院校的科學研究方面的工作。當時，能夠入網的單位和機構往往被一致認為是可信任的、可靠的，然而當美國國家科學基金會將互聯網中不得進行任何商業活動這一限制取消后，大大的增加了互聯網的機構，從而使得很多不法分子想方設法的闖入到互聯網當中，對競爭者的商業數據進行恣意盜用，造成了資源的破壞，這便使得信息安全問題更為突出。在此類狀況下，入駐互聯網的數字檔案也無法避免的被網絡黑客所攻擊；另一方面，由于因特網是資源共享的，除了處理信息與存儲信息以外，還需要對信息加以傳輸，這便使得因特網受到攻擊的可能性大大增加。網絡攻擊技術主要有：網絡偵查，也就是在進行攻擊前需要竊取互聯網中的有關信息，一旦網絡偵查獲得成功，那么便會嚴重的威脅到正在傳輸中的以及系統中的電子檔案；拒絕服務攻擊，也就是服務器無法正常的工作及運行；程序攻擊，也就是木馬程度或者病毒的植入等等，進而使得電子檔案的保存系統不能順利進行；緩沖區溢出攻擊等。在以前的檔案管理中，最為常見的攻擊形式就是緩沖區溢出的安全漏洞，甚至緩沖區溢出漏洞會占據絕大多數的遠程網絡攻擊，此類攻擊能夠使匿名的因特網用戶趁機獲取主機的全部控制權或者部分控制權。

2.紙質檔案和電子檔案共存的基本現狀

從最初的人類發明了紙張后，紙質檔案就開始替代了其它的載體檔案，是檔案管理的主宰體。然而，隨著紙質檔案的不斷發展以及推廣和使用，充分證明了它的優勢所在。其中這種優勢主要體現在以下幾點：第一，直讀性。人們直接利于視覺就能夠給讀取檔案信息。第二，易取性。有了紙張后，這便成為了傳遞信息的主要載體，這主要是由材質的易取性所決定的，與此同時，也更好的解決了紙質檔案長時間占據館藏檔案的主體地位。第三，便捷性。和其它檔案存儲類型相比，紙質檔案不僅重量輕，而且所占用的空間也較小，同時，存儲的信息量也是非常大的，這樣一來，便利人們的攜帶。第四，穩定性較強。和電子檔案相比較來說，紙質檔案信息不容易讓他人修改與備份，表現出了較強的穩定性。

上述這幾點都是利用紙質檔案存儲的優勢，從而人們更加偏愛這種存儲方式，使紙質檔案長期的發展下去。但是，每一張事物都具有兩面性，既有好的一面，也有不好的一面，所以，紙質檔案存儲也勢必會存在一定的問題。其中，紙質檔案的存儲存在的缺陷是由本身的物理特性所決定的，主要體現在以下幾點：第一，有較強的易燃性。我們所使用的紙張都是由植物的纖維生產得到的，所以，有很強的易燃特性。這樣一來，防火安全也就成為了紙質檔案管理首要解決的問題，但是，它所消耗的成本是非常大的，而且過于持久。第二，耐用性能較差。耐用性指的是在搬運紙質中保持原有品質的程度。但是，由于人為搬運的疏忽，很容易使紙質檔案難以長時間的保存下去。第三，紙質檔案字跡褪色速度較快。這是由字跡色素的穩定性所決定的，另外，和制造的干濕程度與酸堿程度都有密切的聯系。而字跡是人們獲得檔案信息的主要來源，一旦字跡被破壞，那么檔案信息也不夠完整。所以，人們在管理紙質檔案時，最重要的是保存字跡免受其它因素影響。當前，字跡褪色快是影響檔案實際使用價值最主要的威脅之一。由此看來，人們所高度關注的重要任務就是保存好紙質檔案的字跡。第四，對周圍環境要求偏高。在檔案管理室內，重點強調防火、防潮、防蟲等工作，而這些也都是持久保持紙質檔案應該必須滿足的環境條件。因此，對檔案存儲室建設、實施配置、管理等都要求非常高。第五，檔案查閱要到現場。長期以來，傳統檔案存在一定的局限性，并不能實現空間上的流動，所以，人們在查閱相關的紙質檔案時，就必須要到檔案保管室，同時，同一檔案在同一時間只能供一人使用，所以，無論是在時間還是在空間上都給檔案使用者帶來了極大的不變。然而，如果是電子檔案，那么完全不存在此類弊端，在時間和空間上都可以隨時使用。通過上述的論述，我們必須要進一步加快檔案信息化建設，克服到檔案管理室查閱信息的弊端。可以說，無紙化辦公是一大型檔案辦公改革。

對于無紙化辦公來說，主要指的是利于網絡與計算機在網上進行辦公，這樣一來，勢必會產生大量的電子檔案，從而逐漸取代紙質檔案而快速發展起來。由此看來，紙質檔案在逐漸被電子檔案所替代。然而，我們對數字化檔案運行的結果加以展望。第一種結果，大量的電子檔案應該及時做好歸檔工作。將電子檔案進行集中管理，就應該建立電子檔案集群，等同于傳統檔案管理室。第二種結果，數字化的檔案管理表現出較強的虛擬特性，所以，我們不可以和讀紙質檔案一樣，在不借助其它設備就可以查閱到相關的檔案信息資料。因此，由于長期受紙質檔案管理的影響，因此，在短時間內很難改變紙質檔案閱讀的習慣。第三種結果，電子檔案代替紙質檔案是發展的必然結果。人們不能確保電子檔案可以持久的適應新設備的需求，所以，存在過多的顧慮。第四種結果，電子檔案穩定性不強，例如：電子檔案的信息很容易被他人修改或者是復制，黑客又成為攻擊電腦的主要對象。和紙質檔案相比較來說，我們在保管電子檔案還需要付出更多的代價，所以，電子檔案的使用特性需要經歷一個較長的時期，所以，檔案管理人員在收集與管理電子檔案過程中，也必須相應的保管好某些紙質檔案。

總體來說，在一較長的發展階段內，紙質檔案和電子檔案共同存在的局面是發展的一種必然趨勢。受兩方面因素影響，即電子檔案和紙質檔案。對于電子檔案來說，計算機與網絡存在已經成為事實，所以，很多電子檔案應該及時進行歸檔整理，這已是電子檔案的來源的唯一途徑。另外，館藏紙質檔案數字化，勢必會產生很多相關的電子檔案。從紙質檔案方面來看，已經形成的紙質檔案不會因電子檔案的存在就會銷毀，這是因為人們還沒有不理性到這種程度，并且這也是現實生活所不允許的。另外一方面，人們還沒有對電子檔案的保證性有充足的認識，因此，人們在搜集和整理電子檔案時，更要不斷的搜集和整理、保管紙質檔案。這屬于一種雙保險對策。所以，對于紙質檔案或者是電子檔案來說，人們都應該引起足夠的重視。傳統檔案的形式為紙質檔案，因此，一定會長期存在下去；而對于電子檔案來說，是近幾年新興的一種檔案存儲形式，正有所起步，依然處在初級發展階段，所以，人們必須給與足夠的關注。

3.當前的事業單位檔案的數字化管理工作中存在的諸多問題

3.1有關檔案數字化的硬件缺少

從硬件使用方面來考慮，實現檔案數字化管理應該要有基本的三類設備，即信息采集設備、信息存儲設備、信息利用設備。但是，從當前的發展情況來分析，檔案數字化硬件還是比較缺少的。

3.2關于檔案數字化軟件開發比較落后

從我國當前檔案管理室使用的軟件來看，其中，有些是缺少信息管理功能的，而另外一些是不具備信息通用功能的。當前，我國各地區的檔案管理部門使用的計算機型號并不相互一致，規格偏多，然而，對于自主研發或者是從市場中購買的軟件不具備通用的功能，到目前為止，還沒有出現不僅可以應用到文件檢索，而且又能用于檔案信息管理的軟件。

3.3缺少一個統一的檔案數字化管理標準

檔案數字化管理要實現規范化與標準化管理，然而，因長期受歷史因素的影響，檔案室存檔業務的數字化特性非常差，例如：信息的收集、存儲、管理等質量都偏低，尤其是目前檔案目錄、細則等的相容性都非常差。除此之外，軟件的移植性也不是很強，檔案技術標準、工作程序標準都沒有將計算機信息處理技術加以全面考慮，大多數歸檔都是以磁盤和優盤的形式，然而，對當前的檔案管理、分類等相關規定都完全不能適用。所以，使得檔案數字化缺少一個完善而統一的標準，只是著眼于某個系統進行研究，沒有得到全面推廣和使用，因此，這將對檔案數字化的發展產生了深遠影響。

3.4檔案管理人員的整體素質偏低

由于當前事業單位的檔案管理人員的素質不是很高，想要真正實現檔案數字化管理，必須要提升事業單位檔案管理人員的素質，擁有較高的技術水平，既要滿足一般計算機的操作，同時又要滿足特殊計算機的操作。然而，從當前的發展情況來看，我國的大多數檔案管理室缺少高素質的技術人才，因此，復合型人才就更缺少了，由此看來，當前事業單位檔案人員的數字化水平是非常低的。雖然從國外引進了先進的技術，但是并沒用充分發揮出其內在的作用，所以，我們也就更談不上實現檔案管理的數字化了。

4.常見問題的處理措施

4.1非掃描件與掃描件的區分

相關檔案數字化技術規范當中對非掃描件與掃描件的區分為根據具體要求將相同案卷中的非掃描件和掃描件區分開來。區分普法性文件的基本原則為：要剔除重份文件和無關文件，可以不掃描有正式件文件的原稿。在數字化開展之前，事業單位應當切實的對其他單位的做法進行熟悉和了解，對同時才能在草稿、定稿以及正本的檔案加以數字化掃描規定的具體范圍為僅僅掃描正本，而若不存在正本，那么就對定稿進行掃描，既沒有定稿也沒有正本的則掃描草稿。然而，經過大量的實踐可以得知，修改稿、草稿、定稿和正本等均是完整形態檔案的一個有機組成部分，不可以將檔案前后形成的關系人為割裂。缺乏修改稿和草稿也便無法形成最終的正本，它們應當全部被劃分為掃描件。對于我國諸多事業單位的現狀，處理的對策主要包括：（1）只要是屬于文件內容的修改稿、草稿、定稿以及正本等都必須進行編號掃描；（2）不剔除與檔案內容無關和重份文件，如果沒有進行編號則不能夠采取掃描措施。

4.2檔案的裝訂和拆卷

現階段，根據裝訂的方式來劃分，通常可以將檔案分為兩類，其中，一類是2001年之前所立檔的文件，這些文件基本上都是根據三點一線裝訂加以案卷級整理組卷的，因而也被稱作“老規則”檔案；而另外一類則是2001年實施國家檔案行業標準以后所實行的文件級的整理方法，也就是每一份檔案在進行三點一線的裝訂以后裝盒，以便于避免裝訂案卷和立卷等諸多復雜的環節，簡單的來說就是人們經常提到的“新規則”檔案。

對于檔案的數字化，在對掃描標準加以確定后，切實進行具體的掃描工作之前，進行拆卷掃描與否已經成為當前一個無法避免的重要問題。目前經常采用的做法是無論屬于“新規則”檔案，還是“老規則”檔案，在選擇哪個數字化掃描前均需要拆卷，并且將裝訂物拆除，而在結束掃描以后再進行重新裝訂。針對此類問題，需要我們立足于檔案的保護，若要進行裝訂或者拆卷，因為相關操作人員的責任心以及熟練程度等一系列問題，往往難以真正的做到在原來裝訂的位置和原來打孔的位置加以裝訂，這便給檔案的壽命產生不同程度的影響，與此同時還會破壞檔案的保護。

在我國事業單位的數字化工作過程當中，許多單位基本上都對檔案進行了再次裝訂和拆卷的工作，切實的明確了掃描后重新裝訂、必須拆卷掃描等做法，其中優點在于：（1）非常明顯的是，檔案拆卷以后掃描的畫幅質量并非優于不拆卷。比如很厚的一卷檔案，在對后部分或者前部分掃面時也許影響不是太大，而對中間位置的文件進行掃描時，通常很難完整的掃描其內容；對于內容和裝訂線比較接近的文件，如果不拆卷也無法有效的將內容完整的加以掃描；（2）借助于對檔案的拆卷，能夠將案卷當中頁碼順序較為混亂的不良狀況加以重新的更正，從根本上保證了文件的連續性；（3）如果檔案拆卷以后不采取再次裝訂措施，而僅僅是根據原來案卷的順序進行存放，即使仿真復制檔案原件或者檔案利用等較為便捷，然而從保護檔案方面而言，仍然存在著一定的安全隱患，散放保存檔案，極易由于人為竊取或者整理人員的疏忽大意而導致內容的缺失及混亂；（4）雖然看起來拆卷以后再重新裝訂比較費力費時，但是拆卷以后的檔案在進行掃描時無論使用平板掃描儀，還是使用高速掃描儀，均能夠大大的節省為防止漏光而采取人工翻頁處理的精力以及時間，并且其速度也會得以明顯的提高。

4.3涉密材料和密級文件的控制管理

事業單位檔案工作的底線及生命線就是檔案安全，檔案安全也是檔案部門的第一要務和基本任務，在數字化工作開始時期各個事業單位便著重強調檔案數字化必須重視檔案數據信息和檔案實體的安全。要想切實的將這一要務加以落實，從根本上確保涉密文件以及密級文件的控制管理，那么就應當及時的制定行之有效的相關管理辦法，真正的做到：（1）嚴格的要求整理人員對秘密文件、機密文件和絕密文件填寫密級文件登記表，并且對這些檔案的文件標題、案卷號、目錄號、全宗號等內容加以詳細登記，然后再由相關部門組織進行必要的鑒定，最后確定是否需要進行數字化。

4.4涉及人名的檔案數字化

通常涉及人名的檔案大體上可以劃分為兩類：（1）有關人事處分、獎勵以及任免等文件當中所涉及到的部分人員名單；（2）一個單位或者團體眾多人員的名冊和名單等。根據檔案內容重要性的程度、檔案利用率高低進行提供利用以及方便查詢，處理的措施主要包括：在目錄著錄項當中，請所應用軟件系統系統公司加入“人名索引”一項，對表彰獎勵、職稱評定、人事任免等所涉及到個人利益的資料和文件，要求數字化加工公司在文件標題錄入應當錄入的人員名稱，比如“題名”項字段已經錄滿，那么就應當在“人名索引”項加以補充，以便于保證所有人員的查準率和查全率切實達標，進而從根本上實現真正的有效利用。

4.5對案卷文件與檔案卷內目錄不符的處理

在我國事業單位的數字化進程當中，往往難以避免的會遇到案卷文件內容和檔案卷內目錄不符的狀況，究其根本原因可以發現，一方面是由于立檔單位工作大意，另一方面則是事業單位早期檔案條目著錄疏忽而導致的。如果在進行數字化時期沒有及時的修正此類錯誤，那么最終便無法達到數字化目的，并且也會逐漸失去檔案數字化管理的意義。因此，具體的處理措施是：借助于檔案數字化流程過程當中的整理環節來進一步修正和校對數字化檔案，對無目錄而有文件的應當對目錄進行補充，對無文件而有目錄或者檔案缺頁、缺失的狀況，數字化公司應當對檔案登記備查表進行如實的填寫，由保管部與管理中心相關人員加以認可和簽字，同時在掃描檔案原件時把備查表掃描于缺失內容的部位，以便于在對該卷檔案進行查閱時，能夠對不完整和缺失的情況做到一目了然，并且更好的體現出檔案信息的完整性。

數字化工作，不但要實現檔案內容的電子化，便于檔案的利用和查閱，而且還應當通過數字化更細致的完善及整理工作方法，呈現出更為完整、更為詳細的情況信息，這也是確保數字化工作不同全宗、不同時期檔案數字化工作以及檔案數字化工作前后統一的必要手段。

5.強化當前事業單位檔案數字化管理的有效舉措

5.1歸檔和文書處理過程數字化管理的實現

日常事業單位的一項基本性工作就是文書工作，文書工作質量的好壞及管理執行的優劣會對整體檔案的成果帶來直接的影響。因此，為了能夠更好的與當前事業單位工作的迫切需求相適應，我國的事業單位會無法避免的收到有待于處理的大量電子文件，比如文書文件的預處立卷的整理等等。除此之外，發文處理過程同樣也能夠借助于網絡加以進行，可以由擬稿人員把稿件輸入到計算機當中，再經過辦公室審核、簽發人簽發、辦公室修改、辦公室蓋章及分發以及信息中心歸檔，以此便能夠大大的節省實踐的時間，還能夠有效的將辦公作業人員的工作量和負荷強度減輕。

5.2開發適宜的數字化檔案應用硬件和軟件設施

事業單位要想促進數字化檔案管理進程的加快，進而促使檔案管理能夠切實的踏入組織管理效率化的重要運行軌道，那么就要求事業單位可以具備與單位自身管理和作業相適應的軟件設施和硬件設施，只有這樣才可以正確的引導數字化檔案的作業和辦公。比如內部局域網、各種通信子網、寬帶網、信息高速公路以及相配套的各種軟硬件設備，比如數據庫管理系統、操作系統的建設和應用，高性能服務器、大容量儲存設備、路由器、交換器的使用等等。

5.3制定科學有效的管理體系機制

事業單位應當針對數字化檔案管理工作的具體特點，制定和建立一個與自身單位辦公以及實際管理需求相適應的檔案管理機制，因此，這便需要事業單位可以全面的保證網絡檔案使用安全機制、檔案使用制度、工作制度、檔案保密機制等可以相互聯系，以此來實現一體化的檔案建設文檔。眾所周知，數字化檔案管理更為重視的是信息安全，只有真正的保證信息資源安全程度，才可以從根本上促進系統軟硬件功能的發揮，從而為辦公作業效率化的實現提供前提，最大限度的防止機密檔案的竊取或者丟失、數據的惡意篡改、系統非法訪問的入侵，實現真正的信息安全。

5.4加強檔案信息安全程度

必須保證事業單位重要文件數據和檔案信息的網絡使用安全，只有這樣才可以確保文件數據及檔案信息的使用價值免受破壞和影響，促使事業單位再次突破檔案數字化建設的進程。所以，檔案數字化模式下的檔案管理應當立足于實際，將后續防護墻的維護和訪問設置、殺毒軟件的安裝、電腦的殺毒和軟件的更新、重要數據及檔案的備份等諸多工作做好，以便于最大限度的避免因發生意外情況而發生無法挽回的被動局面。除此之外，還必須將檔案文件的保密工作做好，嚴格的要求可以例行數字化檔案的管理機制，其最終目的是保證檔案數字化建設可以切實的遵章辦事，盡可能的促進檔案信息安全保密程度的提高，進而將意外事件及人為破壞文件等不良情況的發生率減少的最小，全面的確保重要文獻、檔案以及系統的使用安全。

6.事業單位檔案數字化管理所面臨的挑戰

6.1檔案管理技術與安全問題方面的挑戰

6.1.1檔案管理技術是不斷發展、堅持不懈的重要技術

把檔案數字化管理技術加以集成和綜合應用是檔案數字化管理的一大特點。在建設事業單位的檔案管理信息化階段，應當積極的對電子檔案進行構建，還需要在集成和整合等方面狠下功夫。

6.1.2安全管理不可忽視

事業單位的檔案信息保密與安全有著較高的要求，有很多檔案信息是必須加以嚴格控制機使用的，因此事業單位應當不斷的加強檔案數字化的安全管理。通常事業單位可以采取的策略可劃分為技術保證與制度管理兩大方面，事業單位在今后的檔案數字化建設過程當中，應當及時的建立一套有效的管理制度體系，與此同時還應當由與之相應的技術策略來對檔案的數字化管理進行自動控制，以便于使檔案的安全管理更加的嚴密。

6.2數字化工作人員和建設資金投入的挑戰

人才問題與檔案數字化建設有著直接的關系，當前我國事業單位面臨著嚴峻的人才挑戰。事業單位的檔案數字化的建設是與新技術、新知識的普及密切相關的，因此，事業單位今后應當高度的重視各類相關人才的培養和引進。除了人才挑戰以外，我國事業單位也面臨著檔案數字化建設的建設資金投入問題，不可否認的是，事業單位的檔案數字化建設所必不可缺的物質基礎就是建設性資金，因此，事業單位要想促進檔案數字化建設的順利進行，那么就必須積極的拓展資金渠道，并且提高資金的利用率。

總而言之，在當今網絡時代的大背景下，我國事業單位應當切實的滿足新時期網絡信息時代的多樣化要求，不斷的加強檔案信息化和檔案數字化建設，只有這樣才能夠逐漸的將以往傳統的紙質管理檔案工作負荷擺脫，充分體現檔案的價值，提高檔案的功能，真正意義上促進信息的管理、采集的實現以及檔案信息服務職能的轉化，從而提高事業單位的數字化檔案管理水平。

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