淺談企業會計檔案管理中存在的問題及對策

【摘要】 目前，會計檔案是重要的經濟檔案，是國家檔案的重要組成部分，也就是說，財務會計檔案是記錄和反應經濟業務的專業材料，是重要的歷史材料和證據，會計檔案管理的質量直接影響著企業的經濟運作情況的同時，亦能為管理者對該企業的經濟發展預測提供可靠的依據。因此，加強企業財務會計檔案管理工作具有十分重要的意義，由于種種原因，會計檔案在管理中存在著影響會計檔案管理水平的諸多問題，需要梳理和研究。因此，本文闡述了關于企業會計檔案管理中存在的問題及對策的觀點進行分析，僅供參考。

【關鍵詞】 會計檔案 管理存在的問題 對策

會計檔案是會計信息系統的產物，也是各單位的重要檔案之一，它包含的會計信息內容具有一定的原始憑證性、系統性、連續性和規律性，會計檔案管理工作作為會計基礎規范的組成部分，其規范化程度決定了會計基礎工作的水平，也完整地表現了企業經濟活動和組織發展的過去，因此，會計檔案管理是會計工作的一項重要內容，必須充分重視和加強會計檔案的管理，進一步提高會計檔案的管理水平，充分發揮會計檔案在各項事業中的重要作用。

1. 企業會計檔案管理中存在的問題：

1.1對會計檔案管理工作的重要性認識不夠， 缺乏充分的認識， 意識淡薄，導致會計工作與會計檔案管理相脫節。許多單位只重會計業務，輕會計檔案管理，沒有專職的財務檔案管理人員。會計人員上崗前，很少進行會計檔案基本知識與操作技能的培訓，大多數是由會計人員兼管，缺乏檔案管理工作經驗，不懂得檔案的基本操作規程，對財務檔案的歸檔范圍和標準不清楚，導致整理出來的會計檔案達不到規范要求，更談不上科學管理。

1.2有些企業對會計憑證的審核和監督不夠。原始憑證的真偽、經濟信息是否全面等決定著會計信息資料的正確性和準確性。但很多企業缺乏對憑證的客觀認識，會計憑證裝訂后未粘貼，或已粘貼卻未落實責任人，會計憑證封皮項目填寫不全；個別企業的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，造成檔案管理缺乏有序性和合理性，甚至可能直接引起憑證被篡改等現象的發生。

1.3會計檔案內容不合理，不真實，有些企業甚至沒有真正的財務會計檔案，所謂檔案只是為了應付相關檢查而設置，其內容多為編造抄襲而來，檔案紙質的憑證、賬簿、報表的歸檔管理亦不規范，電子檔案的存儲更是缺少必要介質的備份建檔。有些企業雖然對立卷工作比較重視，但平時的管理則比較松懈，檔案借閱丟失現象嚴重，歸還后，不能及時歸檔，缺少必要的借閱登記管理及逐級審批報告等制度，大大降低了企業財務會計資料的保密性和安全性，甚至可能直接或間接造成企業的經濟損失。

1.4會計檔案資料收集不全。有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業資料的歸檔，卻忽視了會計文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴重影響了會計檔案的齊全性和完整性。

1.5紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案管理不同步。 有的單位將會計信息存人磁性介質后，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，造成會計信息的丟失；由于會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，從而造成會計電算化檔案無法調閱。

2. 完善會計檔案管理工作的對策：

2.1統一思想，加強領導，提高認識。各單位要加強對會計檔案管理工作的領導，嚴格執行統一分類標準、統一管理要求、統一檔案形成的“三統一”辦法。對納入會計核算中心集中核算的企業，應根據財務管理自主權不變，資產所有權不變，資金使用權不變、債權債務不變、會計核算主體不變的五項原則，明確會計檔案管理的主體為各企業而非會計核算中心

2.2應加強會計檔案的調閱管理工作。調閱時，要嚴格辦理相關手續。本單位人員調閱，需經責任人及相關負責人同意并簽字；外單位人員借閱，要具備相關的調閱手續，同時經本單位相關人等批準后，方可調閱。在調閱過程中，只能調閱與調閱內容有關的資料，原則上檔案原件不得解除，不得拆散，外單位調閱，如遇抄錄復制等特殊要求，需經單位負責人批準并辦理登記手續后，方可辦理。

2.3建立健全會計檔案管理的規章制度。要使會計檔案規范化，必須將檔案管理工作納入日常工作的總體，制定檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全一套檔案管理制度，如《財務檔案工作人員職責》、《財務檔案保管制度》、《立卷歸檔制度》、《財務檔案保密制度》、《財務檔案移交、銷毀制度》等，規范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使財務檔案管理工作有章可循。

2.4規范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作

第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負責保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀；企業單位經企業領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。

2.5落實會計檔案管理責任人。提高會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練和專業程度，定期舉辦會計人員的知識培訓，將會計檔案整理的工作從基礎學起，使會計人員熟練掌握會計檔案管理的基礎知識和操作技能，從源頭做好會計檔案的整理規范工作。

2.6同步計算機相關系統和檔案管理文件的升級。在近幾年財務會計檔案查詢中，常常出現打不開檔案管理系統的事件。這種情況的出現，通常由于計算機現在的會計電算化系統和保存資料的系統版本不一致。只需將系統恢復到舊的版本即可解決，但該問題的出現嚴重影響工作效率，所以，在進行管理系統升級時，需要同步升級舊的資料文件。

結束語：

總之，為進一步規范財務會計檔案管理，財務部和國家檔案局共同發布了《會計檔案管理辦法》，并隨后進行了修訂，從法律的角度上強調了會計檔案管理的重要性，因此，只有嚴格按照各項法律法規的要求，并結合本單位實際情況，不斷研究新問題，提高會計人員責任心和使命感，會計檔案工作才會取得不斷的進步。

參考文獻：

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