ERP系統在企業物料管理中的應用

【摘要】 隨著信息計劃的發展，企業資源計劃（ERP）已成為近年來的熱門話題，越來越多的企業已經開始采用ERP產品。文章主要論述了ERP系統中物料管理信息系統的實現，并對如何保障系統的正常運轉進行了探討。

【關鍵詞】 ERP 物料管理

1. 物料管理與ERP

1.1物料管理的內容及存在的問題

物料管理是企業生產經營活動中一項最基本的不可缺少的活動。物料管理就是科學的、系統地計劃、協調控制企業各部門的活動，最經濟、最有效地在合適時機向企業各部門提供合適數量和質量的物料。物料管理工作的范圍從采購計劃開始到接收物料-原材料入庫-出庫配套-在產品計劃與控制-產成品入庫-發貨或銷售-售后服務等。對于集團型企業來說，下屬獨立核算單位多，業務經營范圍廣，在生產經營中對物料管理就存在一些難點和和問題：

1.1.1計劃申報的隨機性比較強，緊急計劃居多，給供應部門的工作帶來很大困難。

1.1.2運轉效率低下，多頭重復采購，質量參差不齊，價格千差萬別，存在越權采購現象，造成資金儲備高居不下。

1.1.3對物料從一級庫到三級庫的全程監控薄弱。

1.1.4對物料從需求-采購-入庫-出庫的全程預算控制缺乏強有力的預算體系保障，過度控制又無法靈活適應計劃之外的物料采購、入庫、出庫。

1.1.5各子單位信息不暢通， 資源不共享，物料不能及時進行相互調配，積壓或物料短缺現象普遍存在。

1.2 ERP的核心內容

ERP（企業資源計劃，Enterprise Resource Planning），是指建立在信息技術基礎上的，利用現代企業的先進管理思想，全面地集成了企業的所有資源信息，并為企業提供決策、計劃、控制與經營業績評估的全方位的系統化的管理平臺，它對產品的研發和設計、生產計劃、作業控制、采購、銷售、庫存、財務和人力資源等方面，以及相應的模塊組成部分采取集成優化的方式進行管理，可對供需鏈上的所有環節有效地進行管理，從管理范圍的深度上為企業提供了更豐富的功能和工具，從而達到提高生產效率、降低成本、滿足顧客需求、增強企業競爭力的目的。

2. ERP物料管理系統實現的功能和業務流程

ERP應用實施過程實際上是企業的重組優化和管理現代化的過程，因此正確認識ERP的作用十分重要，首先要了解ERP物料管理系統實現的功能和業務流程。

2.1 采購管理模塊實現的功能：

2.1.1通過運行庫存計劃，自動產生采購申請，可以輔助制定科學的采購計劃；

2.1.2根據采購計劃自動創建采購定單，采購定單在線審批；

2.1.3所有采購定單均可以通過系統查詢，提高采購定單的透明度，可以不斷提高采購管理水平；

2.1.4建立詳細的供應商信息，記錄供應商的產品準時交付率，記錄供應商的交易歷史與價格變化。

采購處理流程：生產部門根據生產物料需求計劃向物資采購部門提交“采購申請單”→采購部門進行詢價、列表比較、議價、價格審批、選擇供應商、定價等環節后；計劃員操作系統自動創建“采購訂單”（或者采購部門經過與供應商協議或招標方式確定物料采購價格后創建“采購訂單”）→采購員根據批準的采購訂單進行物料采購→實物交貨，業務員對物料進行接收或檢驗、接受入庫。

2.2 庫存管理模塊實現的功能：

2.2.1所有庫存業務實時產生會計信息，財務人員不再重復錄入會計信息，減少工作量，解決賬實的一致性控制問題；

2.2.2可以實時了解庫存現有量情況；

2.2.3通過查詢事務處理可以獲得所有倉庫操作信息，領用單位可以獲得本單位某一成本（費用）類型的信息；

2.2.4可以提供倉庫一段時間收發業務的匯總數，通過運行報表也可以獲得某一會計期間（或時間段）的庫存值，實時監控庫存情況；

2.2.5制定合理的庫存計劃，可以有效控制庫存積壓。庫存計劃可以根據市場、生產情況進行調整，使庫存計劃不斷趨向合理化，加速流動資金的周轉；

2.2.6可以查詢物料標準成本，并對成本進行修改，修改的成本可以實時反映到庫存物料中。

庫存處理主要流程：采購接收→檢驗物料交貨入庫→退貨→發料→計劃和控制。

下圖所示為ERP系統中物料管理模塊的結構功能圖，包含了采購模塊和庫存模塊和分銷模塊。

3. 保障基于ERP 系統的物料管理系統運行的措施

3.1完善管理組織機構與制度

現階段，由于受技術和網絡建設等條件的制約， 有些國有企業的ERP系統還沒有延伸到車間和班組最末一級，車間和班組則必須加強對物料的管理， 為此應完善管理組織機構與制度，以避免國有資產的流失與浪費。

3.1.1完善制度和規范業務流程，規范原始信息及信息傳遞渠道。嚴肅一線信息的采集真實性、準確性，建立規范化的數據采集、錄入制度，確保數據采集的高效、真實統一。從制度和流程上，對各種原始單據、報表及其他信息載體中的各種基礎數據和信息進行規范，并制定嚴格、精細的標準。

3.1.2各部門不定期對出現的問題進行網上通報，及時解決。

3.1.3加強對相關人員進行ERP 的使用和維護知識培訓，加強各部門員工的溝通和交流。

3.1.4強化內部管理審計制度，協同財務部門、機動能源部門一起對車間、班組的物料管理進行不定期的抽檢，使發現的問題和制度的缺陷能得到及時解決。

3.2加強物料主管部門的素質建設

ERP系統是一個處理信息的系統，它要求特定的活動要在特定的時間進行。那么首先物料經理需要制定一張日程表，將需要注意的事情列入表中并遵循這張表先做最重要的工作；嚴格車間、班組的采購計劃管理， 提高計劃準確率；及時對庫存結構進行分析、調整；把技術管理與供應管理有機地結合起來；對遺留下來的超儲積壓配件，單獨建賬管理；對內平衡調劑利用，對外廣招用戶，折價銷售處理； 財務部門要不定期地會同機動、供應部門對車間的物料管理進行抽檢，同時嚴格料單領用制度；財務部門要制訂嚴格科學的責任績效考核制度并認真落實；總公司、各子單位、各相關責任部門每個環節、每個主要責任人都要在減少庫存的工作中擔當角色，使減少庫存同時又避免缺貨的目標成為公司范圍的計劃。

3.3加強采購訂單的監控

采購訂單在系統中形成后，相關業務部門可以利用采購訂單查詢功能對訂單進行跟蹤，查詢訂單的執行情況，如批準是否通過、是否收貨、發票校驗等，通過顯示采購訂單歷史可以查看已收貨的物料憑證和對應的財務憑證、發票校驗憑證等信息。通過對采購訂單完成情況報表的開發，提供系統外對采購員進行采購數量和質量的考核依據，實時監控采購合同的執行情況便于采購人員與供應商進行及時溝通。

總結

隨著企業的不斷發展，基于ERP系統的企業物料管理將會帶給企業越來越多競爭優勢。但系統和業務之間在后續應用中不可避免的會面臨許多新的問題，需要企業管理者不斷更新管理理念，堅持走信息化管理的道路，實現信息化建設的持續發展和進步。

參考文獻：

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