ERP系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)會計(jì)中的運(yùn)用

摘要：福建安裝在公司經(jīng)過反復(fù)論證于2003年引入ERP—SAP系統(tǒng)。2004年全面上線成功，為企業(yè)財(cái)務(wù)管理的全面提高提供了平臺，2012年成功7月成功升級化化，有力的提高了企業(yè)在市場中的核心竟?fàn)幜Α?/p>

關(guān)鍵詞：ERP—SAP系統(tǒng) 信息集成性高 實(shí)時(shí)反映信息 有效管理控制

一、ERP系統(tǒng)的模塊結(jié)構(gòu)

（一）財(cái)務(wù)會計(jì)（FI）實(shí)施模塊

該模塊包含總分類賬、應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、固定資產(chǎn)、現(xiàn)金管理、財(cái)務(wù)結(jié)賬等功能。該模塊中的每個(gè)功能都基于統(tǒng)一的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，每項(xiàng)業(yè)務(wù)交易的處理都體現(xiàn)高度的系統(tǒng)集成性，從而保證了總分類賬與子分類賬等會計(jì)賬目的自動更新。數(shù)據(jù)一旦輸入，系統(tǒng)就能顯示給用戶一系列信息，包括更新過的賬戶、賬戶匯總、余額表等，并且還能進(jìn)行資產(chǎn)負(fù)債分析和損益分析。每次操作都使管理會計(jì)（CO）模塊中的所有數(shù)據(jù)同時(shí)得到更新。

1、總分類賬

為了規(guī)范會計(jì)科目表主數(shù)據(jù)，會計(jì)科目表實(shí)行統(tǒng)一管理。最初上線時(shí)，依據(jù)企業(yè)會計(jì)制度制訂公司會計(jì)科目表，并考慮各分公司和子公司特點(diǎn)和實(shí)際情況，將會計(jì)科目表中的會計(jì)科目分配給各分公司和子公司。上線后，各單位要新增科目時(shí)，須提交“會計(jì)科目維護(hù)申請表”至財(cái)務(wù)部經(jīng)理初審，經(jīng)總會計(jì)師審批后，給予添加。這一管理流程保證了全公司范圍內(nèi)會計(jì)科目的統(tǒng)一、不重復(fù)交叉。

2、應(yīng)收賬款

該功能用于對客戶進(jìn)行管理控制。應(yīng)收賬款功能設(shè)置統(tǒng)馭科目和明細(xì)分類賬，統(tǒng)馭科目為應(yīng)收賬款，主數(shù)據(jù)為客戶名稱等信息資料。應(yīng)收賬款功能與銷售功能的集成，在銷售功能業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，系統(tǒng)自動生成會計(jì)憑證，應(yīng)收賬款明細(xì)賬自動更新，同時(shí)統(tǒng)馭賬戶總賬余額也同步更新，并保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性。

3、應(yīng)付賬款

該功能用于對供應(yīng)商進(jìn)行管理控制。與應(yīng)收賬款功能相似，設(shè)置統(tǒng)馭科目和明細(xì)分類賬，供應(yīng)商按類別設(shè)置成員工供應(yīng)商、外部供應(yīng)商、內(nèi)部供應(yīng)商、分包供應(yīng)商、財(cái)務(wù)供應(yīng)商等，統(tǒng)馭科目為應(yīng)付賬款，主數(shù)據(jù)為供應(yīng)商名稱等信息資料。它與與物料管理（MM）模塊集成。

4、固定資產(chǎn)

該功能用于對固定資產(chǎn)和專項(xiàng)工程進(jìn)行管理控制。業(yè)務(wù)處理包括資產(chǎn)購置、折舊、增減值，轉(zhuǎn)移、報(bào)廢等，當(dāng)固定資產(chǎn)模塊業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，總賬中的固定資產(chǎn)和累計(jì)折舊科目同步更新。計(jì)提折舊可自定義多種折舊方法。

5、財(cái)務(wù)結(jié)賬

系統(tǒng)采用表結(jié)法結(jié)賬，不需要手工結(jié)轉(zhuǎn)成本和損益類科目，由系統(tǒng)根據(jù)收入、成本和費(fèi)用自動計(jì)算利潤。也正由于這一方法，只要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)完整錄入，可隨時(shí)出具財(cái)務(wù)報(bào)表。結(jié)賬后，須關(guān)閉記賬期間，這一功能目前由財(cái)務(wù)部經(jīng)理控制，次月初只要一關(guān)閉上月記賬期間，所有單位的所有模塊都將無法生成上月的記賬憑證。這一功能，對于統(tǒng)一公司的30余個(gè)報(bào)表核算單位的結(jié)賬時(shí)間，具有相當(dāng)重要的意義。

（二）管理會計(jì)（CO）模塊

該模塊包括成本中心、內(nèi)部訂單、服務(wù)訂單、項(xiàng)目成本、管理報(bào)表等功能。

1、成本中心

在系統(tǒng)中建成立費(fèi)用預(yù)算、建立成本中心、進(jìn)行成本控制和費(fèi)用預(yù)算控制，各種費(fèi)用按部門或相關(guān)責(zé)任人建立成本中心核算，事中分析、控制成本費(fèi)用，不斷降低企業(yè)成本費(fèi)用、提高經(jīng)濟(jì)效益。各成本中心可明確自覺控

2、獲利分析

該功能是為了滿足對公司項(xiàng)目部某些業(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行盈利性分析的需求。利用各模塊字段組成所需要的獲利段來收集交易數(shù)據(jù)，通過定義獲利分析的主數(shù)據(jù)如客戶、行業(yè)、區(qū)域、專業(yè)等，該功能可形成獲利分析報(bào)表。

3、內(nèi)部訂單

該功能是用來對某公司內(nèi)某作業(yè)或任務(wù)的成本進(jìn)行計(jì)劃、歸集、監(jiān)控和分?jǐn)偟墓ぞ撸脩艨梢愿鶕?jù)業(yè)務(wù)需要，對內(nèi)部訂單賦予不同的意義，用它來追蹤某個(gè)有起始時(shí)間的事件；

4、服務(wù)訂單

該功能根據(jù)業(yè)務(wù)類型的不同既可由服務(wù)通知生成服務(wù)訂單，也可以直接創(chuàng)建服務(wù)訂單。用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要，對服務(wù)訂單賦予不同的意義，用它來區(qū)分不同事物類型，如質(zhì)保期和非質(zhì)保期服務(wù)。

5、管理報(bào)表

可及時(shí)生成資產(chǎn)報(bào)表、成本報(bào)表、費(fèi)用報(bào)表、獲利分析報(bào)表、資金報(bào)表。

二、ERP系統(tǒng)解決存在的問題的

（一）法人難以實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目的有效監(jiān)管

由于項(xiàng)目多、范圍廣遍及全國二十幾個(gè)省，在給項(xiàng)目授權(quán)后，在實(shí)施ERP后，公司的所有項(xiàng)目的管理信息都要求實(shí)時(shí)地進(jìn)入了ERP系統(tǒng)，包括：所有的分公司和子公司負(fù)責(zé)的項(xiàng)目；在本地的項(xiàng)目和在外地的項(xiàng)目。這個(gè)問題得到了有效的解決。

（二）項(xiàng)目成本核算的滯后

公司管理層無法及時(shí)了解項(xiàng)目盈虧情況。實(shí)施ERP后，公司管理層包括公司領(lǐng)導(dǎo)和職能部門的管理人員，可以通過網(wǎng)絡(luò)從ERP系統(tǒng)中實(shí)時(shí)地了解項(xiàng)目的實(shí)際成本收支情況。如上所述，由于成本數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性可以得到保證，項(xiàng)目的成本盈虧核算由過去的“工程竣工結(jié)算”轉(zhuǎn)變?yōu)椤爸虚g控制管理”。從而克服了以前在了解項(xiàng)目的成本收支時(shí)存在的時(shí)空障礙和人為因素。

（三）難以對材料采購過程進(jìn)行有效的監(jiān)控

通過實(shí)施ERP，項(xiàng)目全部的材料采購環(huán)節(jié)均將在系統(tǒng)中得到體現(xiàn)。可以通過對材料采購價(jià)格進(jìn)行橫向或縱向比較來發(fā)現(xiàn)材料采購中存在的問題。并采取措施加以解決。

（四）難以實(shí)現(xiàn)工程預(yù)算、工程進(jìn)度、現(xiàn)金收入、成本支出的實(shí)時(shí)對比

在ERP系統(tǒng)中，提供了支持這項(xiàng)需求的功能，用戶利用該功能，可以針對任何項(xiàng)目，及時(shí)地進(jìn)行工程預(yù)算、工程進(jìn)度、現(xiàn)金收入、成本支出的實(shí)時(shí)對比，從而實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目的動態(tài)管理，使項(xiàng)目管理始終沿著計(jì)劃的軌道進(jìn)行。

（五）難以評價(jià)項(xiàng)目管理的績效

在ERP系統(tǒng)中，由于導(dǎo)入了“完工百分比結(jié)算利潤” 核算功能，可以按月、按季度或按年來結(jié)轉(zhuǎn)項(xiàng)目成本、核算利潤。核算的基本原理是，為此，公司可以實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目部的及時(shí)獎勵(lì)，從而便于調(diào)動項(xiàng)目管理人員的積極性。

三、ERP系統(tǒng)的維護(hù)和完善

（一）ERP系統(tǒng)的維護(hù)

1、ERP的全部數(shù)據(jù)將儲存在服務(wù)器硬盤中，一旦硬盤損壞其數(shù)據(jù)丟失將造成不可估量的損失，因此系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份是非常重要、要求做到萬無一失。

2、隨著軟件的升級、對硬件的要求也不斷的提高，因此硬件包括服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份維護(hù)等設(shè)備的更新也是需要的

3、隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，一般的軟件開發(fā)商一年甚至半年就要對軟件系統(tǒng)進(jìn)行一次升級，從而使系統(tǒng)擁有更加強(qiáng)大的功能。所以，企業(yè)在購買軟件后，軟件系統(tǒng)也要求及時(shí)升級，否則系統(tǒng)軟件就會落后。

4、為了提高企業(yè)信息化水平，企業(yè)管理人員踏踏實(shí)實(shí)的工作仍然是必不可少的，因?yàn)橹挥衅髽I(yè)內(nèi)部的人員才能很好地把握企業(yè)的實(shí)際需求。人是最關(guān)鍵的因素，要不斷培養(yǎng)人才，只有注意員工素質(zhì)的不斷提高和管理知識的更新。才能夠保持ERP—SAP系統(tǒng)持續(xù)正常運(yùn)行和水平不斷提高。

5、要持之以恒，各種數(shù)據(jù)維護(hù)要及時(shí)和準(zhǔn)確，這樣才能保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性、真實(shí)性、有效性。

（二）ERP系統(tǒng)的完善

企業(yè)在信息化方面需要進(jìn)行持續(xù)不斷的改進(jìn)。這有以下幾點(diǎn)的原因：

1、為了使企業(yè)信息化為企業(yè)帶來更好的效果，不踏踏實(shí)實(shí)去做是不行的。在現(xiàn)實(shí)中，有的企業(yè)選擇導(dǎo)入立刻能夠見到成效的系統(tǒng)，例如企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)，以便體現(xiàn)企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化管理；也有的企業(yè)剛剛導(dǎo)入一個(gè)信息系統(tǒng)，就對外宣布已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化管理。這些“表面文章”式的做法，其實(shí)未必有利于企業(yè)信息化水平的提高。

2、任何先進(jìn)的信息系統(tǒng)，在企業(yè)中導(dǎo)入后，需要一個(gè)逐步適應(yīng)過程才能發(fā)揮作用，而這個(gè)過程往往不僅花時(shí)間，而且也是一個(gè)艱苦的過程。原因很簡單，因?yàn)橄到y(tǒng)的使用涉及到管理人員工作模式的改變，這會導(dǎo)致對使用系統(tǒng)的阻力。真正將導(dǎo)入的信息系統(tǒng)使用起來，使系統(tǒng)在工作中真正發(fā)揮作用、帶來效果，比起表面上將系統(tǒng)用起來要困難得多。因此，有的操作流程還需要根據(jù)實(shí)際運(yùn)行效果進(jìn)行總結(jié)修改。

3、檔案方面，由于系統(tǒng)集成性高，每發(fā)生一筆發(fā)料業(yè)務(wù)就自動生成一張會計(jì)的記賬憑證，對于業(yè)務(wù)量大的單位每月發(fā)料憑證有幾萬張，因此打印憑證數(shù)量非常之多。后臺需要開發(fā)出能夠打印出匯總表的記賬憑證，以減輕打印工作量、或按電子檔案管理辦法，對于不涉及銀行和現(xiàn)金的憑證不需打印。

4、報(bào)表開發(fā)及后臺系統(tǒng)配置方面，由于社會環(huán)境和信息需求的不斷變化、要求不斷提高，原先二次開發(fā)的報(bào)表和后臺系統(tǒng)配置有的方面將不適有，這就要不斷開發(fā)更新以適應(yīng)新的需求。

四、結(jié)論

充分地利用系統(tǒng)提供的強(qiáng)大功能需要一個(gè)過程。，隨著系統(tǒng)應(yīng)用的不斷深入，會在其中發(fā)現(xiàn)更多有用的功能，并將它們利用起來。

總而言之，企業(yè)信息化水平關(guān)鍵需要看信息化給企業(yè)帶來的效果；為了提高企業(yè)信息化水平，并做持續(xù)不斷的改進(jìn)，不要做表面文章、也不可能一勞永逸、也不要知難而退。因此從這個(gè)意義上講，企業(yè)信息化只有開始沒有結(jié)束。

參考文獻(xiàn):

[1]福建省工業(yè)設(shè)備安裝公司.建立信息化的“文官體系”——福建省工業(yè)設(shè)備安裝公司信息化案例分析.施工企業(yè)管理，信息化建設(shè)增刊，pp. 108-111，2004

[2]張向群.ERP實(shí)施成功率為什么這么低？參見http://www.mie168.com/news/2003/3/14/50551.htm