基層政府辦公自動化研究

【摘要】本文主要從現今社會發展的形式出發，提出政府為適應社會發展變革的需求，應進行政府辦公自動化的建設。文中首先提出政府辦公自動化的概念，以此為出發點，對政府辦公自動化的必要性、管理模式和辦公自動化的具體設計進行了較深入地探討，提出了自己的相關看法，最后對基層政府辦公自動化的意義進行了一定的闡釋。

【關鍵詞】基層政府；辦公自動化；系統設計

一、政府辦公自動化概念研究

政府辦公信息化主要包括設備的信息化和組織機構管理模式的信息化兩個方面，其中首先要進行建設的自然是政府信息辦公設備的信息化，使得政府各個組織機構及部門用計算機和網絡設備更新辦公用品，在硬件上提高辦公的效率。在組織機構管理模式上，以信息化整合、精簡各個部門，提高政府部門對外的行政服務效率，更好地促進經濟組織的發展。

二、基層政府辦公自動化的必要性

本世紀初，我國在制定十五時期國民經濟發展規劃綱要中，朱镕基總理明確提出：工業化和信息化是在我國現代化進程中艱巨的歷史性任務，是建立健全并實現現代化的重要基礎。我國在西部大開發過程中，信息技術在開發的過程中作用相當的明顯，尤其是信息技術在政府部門中的應用，成為各級政府提供自身行政服務效率的關鍵。在努力提高西部本地區國民經濟和社會信息化水平的過程中，政府由于信息化和網絡化在社會管理、企業經營過程中的效率大幅提高。進一步推進基層政府的辦公自動化和服務管理的自動化，開發出適應基層政府的辦公自動化系統，是政府工作程序化、高效化的重要支撐。

三、基層政府辦公自動化的管理模式

政府辦公自動化按照系統職能劃分可以分為三個主要方面，事務處理上的自動化、管理信息的自動化以及決策型辦公自動化。事務處理上的自動化是指在處理大量的基礎性、日常的辦公事務上通過網絡信息系統，此系統可以是單個PC機的系統，也可以是單位內部多個PC機組成的相互協同的系統。管理信息的自動化是指在事務處理的基礎上，突出強調管理控制等功能，相對于事務處理系統的建設，增加了信息存儲與管理的功能。管理信息的辦公自動化主要采用pc/server組成的局域網系統，在局域網服務器內設置存儲及處理信息的數據庫，實現管理信息的自動化。決策型辦公自動化是指在事務處理和信息管理自動化的基礎上，構建能夠實現決策及輔助決策的更智能化的辦公系統。所謂決策及輔助舉措的功能主要實現的不是提供準確詳細的信息，而是在復雜多樣的數據信息中更快更高效地提取出主要的信息數據，對信息的各個方面進行比較，提供可供參考的檢索結果。管理信息自動化和事務處理自動化不能夠完全提供必要的數據資料，還需要解決各種問題的模型及決策方式，以此為核心才能為決策者提供充分詳實的解決方案。

四、基層政府辦公自動化的具體設計

基層政府辦公自動化的設計主要根據政府辦公的特點及系統的建設目標兩個方面。其中政府辦公的主要特點包括，政府各個單位、部門及工作人員的職能與職權的區分和明確；依據相關法律規則制定嚴格的辦公程序和辦公原則；處理復雜事務過程中各項業務相互涉及，相互影響。對于基層政府辦公自動化設計的系統目標，國務院辦公廳專門下發過文件，其中提到政府辦公自動化的目標應該是建立在信息技術基礎上，為政府日常事務處理和舉措提供必要的信息數據支撐與保障，以更有效的方式配置社會資源，更合理的行政方式處置社會事件。政府辦公自動化的目標是在滿足政府基本需求的基礎上，更好地適應現代社會日益多元化的業務特征。基層政府對于辦公自動化系統的劃分有很多種標準，其中占主要地位的是在各個相對獨立的子系統之間，按照日常的業務和職能，以服務對象為原則，將基層政府辦公自動化系統主要分成九個相對獨立的子系統，日常文件管理系統、監督檢查管理系統、會議安排記錄系統、單位行政職能管理系統、信息數據存儲管理系統、群眾信訪數據管理系統、單位內個人數據管理系統、辦公自動化綜合管理系統以及辦公自動化內部查詢系統。在基層政府辦公自動化的系統開發中主要分成五個環節，內外部環節的調查研究、原有系統狀況的分析、系統目標的設計、系統開發程序的設計以及系統運行體系的評價。

在網絡日益普及，信息數據越來越重要的今天，基層政府要高度重視自動化辦公建設，加強信息安全管理，加強網絡辦公自動化建設。網絡辦公自動化建設的核心是具有權威部門和安全技術制定和確立的獨立的認證體系，能夠在不同系統和部門之間傳輸共享信息數據，通過集體的智慧提高社會管理能力，進一步促進政府合理、高效地進行社會管理。

參 考 文 獻

[1]程勉中主編．學校辦公室管理基礎[M]．北京：中國檔案出版社，1999：12（1）

[2]陳文偉編著．決策支持系統及其開發（第二版）[M]．北京：清華大學出版社，2000（4）