淺議固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的優(yōu)化

【摘 要】隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)企業(yè)的管理形式也發(fā)生了變化。筆者主要從固定資產(chǎn)的管理角度，談?wù)劰芾硐到y(tǒng)的優(yōu)化問(wèn)題，文中筆者將從引入固定資產(chǎn)條碼管理系統(tǒng)、建立庫(kù)存報(bào)警系統(tǒng)、完善設(shè)備信息、與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接等幾個(gè)方面，對(duì)該問(wèn)題進(jìn)行淺析。

【關(guān)鍵詞】固定資產(chǎn)；管理系統(tǒng)優(yōu)化

所謂固定資產(chǎn)，是指企事業(yè)單位或者法人所具有的有形資產(chǎn)，一般來(lái)說(shuō)可以有以下幾種特征式：首先，是基于生產(chǎn)商品、提供勞務(wù)、出租或經(jīng)營(yíng)管理等方式而持有的；其次，所持有的時(shí)間會(huì)超過(guò)一個(gè)會(huì)計(jì)的核算年度；最后，固定資產(chǎn)的價(jià)值要在貳仟元以上。由于固定資產(chǎn)的這些特點(diǎn)決定了其具有價(jià)值大和使用持有周期長(zhǎng)等特點(diǎn)，一定程度上增加了管理的難度。

由此可見(jiàn)，做好企事業(yè)單位的固定資產(chǎn)的管理活動(dòng)是非常重要和必要的。就目前來(lái)看，隨著我國(guó)的企事業(yè)單位的管理系統(tǒng)的信息化和技術(shù)化升級(jí)，資產(chǎn)管理也拋棄了傳統(tǒng)的管理方式，實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)管理，這種情況下筆者就對(duì)該管理系統(tǒng)進(jìn)行分析和探討。就目前來(lái)看，我國(guó)的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)主要有以下幾種功能，即資產(chǎn)的增減狀況的統(tǒng)計(jì)、資產(chǎn)的調(diào)撥情況的記錄、資產(chǎn)的減值分析、資產(chǎn)的其他信息的調(diào)整以及資產(chǎn)的報(bào)廢及計(jì)提折舊等業(yè)務(wù)。從本質(zhì)上看，固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)（AMIS）是一個(gè)完整的信息庫(kù)，其中涵蓋了關(guān)于固定資產(chǎn)的各種數(shù)據(jù)和信息，并在此基礎(chǔ)上根據(jù)不同的業(yè)務(wù)需求實(shí)現(xiàn)了對(duì)固定資產(chǎn)的管理。由于這個(gè)信息庫(kù)中存在大量的待處理的數(shù)據(jù)，所以在實(shí)踐中經(jīng)常會(huì)存在數(shù)據(jù)和實(shí)際情況不符的信息，從而影響了固定資產(chǎn)的變更記錄和盤點(diǎn)，給企業(yè)造成了一定的經(jīng)濟(jì)損失。

一、引入固定資產(chǎn)條碼管理系統(tǒng)

所謂固定資產(chǎn)條碼管理系統(tǒng)，就是在現(xiàn)有的企事業(yè)單位的資產(chǎn)管理活動(dòng)中，對(duì)固定資產(chǎn)的管理?xiàng)l碼跟蹤的方式，以此來(lái)避免由于數(shù)據(jù)和信息統(tǒng)計(jì)不及時(shí)導(dǎo)致的各種問(wèn)題。上文中我們提到過(guò)，固定資產(chǎn)的管理過(guò)程中涉及到對(duì)大量的數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析，這個(gè)過(guò)程中難免會(huì)出現(xiàn)即填寫、粘貼等錯(cuò)誤，而為了避免這一問(wèn)題，引入條碼方式是一個(gè)非常有效的手段。首先，在現(xiàn)有的固定資產(chǎn)的管理系統(tǒng)的編碼設(shè)置的基礎(chǔ)上，將不同的固定資產(chǎn)的編碼打印在一個(gè)具有防水和在防污性能的標(biāo)簽上，并貼在固定資上以長(zhǎng)期掃描。其次，數(shù)據(jù)采集階段。即由于固定資產(chǎn)具有數(shù)量大和較為分散的特點(diǎn)，所以要對(duì)企事業(yè)單位內(nèi)部的所有固定資產(chǎn)的變更和信息處理就需要通過(guò)大量的數(shù)據(jù)采集來(lái)完成，但是在固定資產(chǎn)貼了上述相關(guān)信息的標(biāo)簽后，在數(shù)據(jù)采集的過(guò)程中，工作人員只需要用條形碼掃描終端對(duì)條碼進(jìn)行掃描即可完成。最后，將采用條碼器掃描到的各種數(shù)據(jù)傳輸?shù)焦潭ㄙY產(chǎn)的管理系統(tǒng)中，即可實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有數(shù)據(jù)的自動(dòng)更新，并且可以將更新后的數(shù)據(jù)下載到條碼器中，以便隨時(shí)的調(diào)用。

二、建立庫(kù)存報(bào)警系統(tǒng)，保證固定資產(chǎn)庫(kù)存處于合理水平

也就是說(shuō)為了更好的更及時(shí)的添置所需要的固定資產(chǎn)，避免由于固定資產(chǎn)不足導(dǎo)致的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的不利影響，可以通過(guò)一定的庫(kù)存報(bào)警系統(tǒng)的設(shè)置來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)庫(kù)存的不合理現(xiàn)象的警報(bào)。具體的說(shuō)，就是對(duì)現(xiàn)有的固定資產(chǎn)的種類進(jìn)行合理庫(kù)存范圍的設(shè)置，并在實(shí)際庫(kù)存小于合理庫(kù)存的情況下，向管理系統(tǒng)發(fā)出預(yù)警，以便及時(shí)的進(jìn)行更新。另外，這種系統(tǒng)的使用還可以有效的避免重復(fù)采購(gòu)的現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)了庫(kù)存管理的優(yōu)化。

三、完善設(shè)備信息，為設(shè)備管理信息化提供支持

在企業(yè)的管理過(guò)程中，運(yùn)行設(shè)備作為固定資產(chǎn)的重要形式，其維修和檢查對(duì)于運(yùn)行狀態(tài)的保持是非常重要的，所以有關(guān)部門應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)此類固定資產(chǎn)的維護(hù)信息的管理。具體的作法是在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中輸入設(shè)備的保養(yǎng)、維修、檢修等周期性工作的信息，同時(shí)結(jié)合系統(tǒng)的提醒功能，就可以從上述問(wèn)題中解放出來(lái)，降低設(shè)備帶病運(yùn)轉(zhuǎn)幾率，避免經(jīng)濟(jì)損失；在設(shè)備維護(hù)時(shí)能及時(shí)準(zhǔn)確的調(diào)出資料，查明該設(shè)備維修情況，確認(rèn)其是否還在保修期內(nèi)，避免發(fā)生設(shè)備在維修期內(nèi)但卻支付維修金的情況；根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)部提供的維修檔案，清晰呈現(xiàn)該固定資產(chǎn)的運(yùn)行使用狀況，為再次購(gòu)買同類固定資產(chǎn)產(chǎn)品提供精準(zhǔn)的性價(jià)比。

四、與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)同步

所謂與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，就是在固定資產(chǎn)的管理過(guò)程中，將其相關(guān)的財(cái)務(wù)信息進(jìn)行就是的申報(bào)和對(duì)賬。首先，在資產(chǎn)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)之間架起一座橋梁，通過(guò)這個(gè)橋梁，生成相關(guān)資產(chǎn)憑證；然后通過(guò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)返回財(cái)務(wù)憑證號(hào)回填到資產(chǎn)系統(tǒng)的資產(chǎn)明細(xì)數(shù)據(jù)中，從而達(dá)到資產(chǎn)明細(xì)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的憑證數(shù)據(jù)同步的目的。最后通過(guò)資產(chǎn)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)賬功能，確保當(dāng)期資產(chǎn)余額與財(cái)務(wù)系統(tǒng)中固定資產(chǎn)、累計(jì)折舊、減值準(zhǔn)備、油氣資產(chǎn)、累計(jì)折耗和油氣資產(chǎn)減值準(zhǔn)備六個(gè)科目余額相等。

綜上所述，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企事業(yè)管理形式的變化，我國(guó)的大多數(shù)的企事業(yè)單位都實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化的系統(tǒng)管理。上文中筆者結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)固定資產(chǎn)的管理系統(tǒng)的優(yōu)化問(wèn)題進(jìn)行了分析，從四個(gè)方面提出了系統(tǒng)的優(yōu)化措施和建議，希望能夠起到拋磚引玉的作用，激發(fā)業(yè)內(nèi)同仁的積極探討。