狹長表格要分欄 打印效果才美觀

在我們日常排版打印各類表格的過程中，有時會碰到一些列數較少而行數很多的狹長表格，如果直接打印出來，不僅很不美觀，而且也浪費紙張。其實，只要我們學會Word和Excel表格的分欄方法，不僅可以節省打印紙張，而且能夠改善打印效果。

狹長Word表格分欄

這里以狹長的教師簽到表為例，來講解Word表格分欄的基本方法。首先新建一個Word文檔，在上方輸入并設置合適的表格標題文字；然后手工創建狹長的簽到表，或者從Excel工作表中直接復制粘貼表格過來；接下來，單擊表格左上角的全選標記，選中整個表格，執行“頁面布局/分欄”命令，通過“分欄”對話框，選擇合適的分欄數和欄間距，這里分為兩欄，勾選“欄寬相等”項，將分欄操作應用于“所選文字”，單擊“確定”按鈕，即可完成Word表格的分欄操作。

這時的分欄表格只有第一頁第一欄有標題行，其它各欄都沒有標題行，不太美觀。拖動選中該標題行，執行“表格工具/布局/數據/重復標題行”命令，就可以將每一頁每一欄的表格都設置成相同的表格標題行（如圖1）。經過Word分欄的狹長表格，無法進行類似Excel的頂端標題行重復設置，只能在第一頁上方輸入表格標題文字，而其它頁面則不方便進行相同的設置。

狹長Excel表格分欄

經常使用Office軟件的人都知道，Word當中有分欄命令，而Excel當中卻找不到。要想對狹長的Excel表格進行分欄打印操作，既可以把Excel表格復制粘貼到Word文檔中，借助Word軟件的分欄功能來實現，也可以借助 “多排表工具4.0”，在Excel工作表當中直接對狹長表格自動分欄。

具體的操作方法如下：

首先在要分欄的表格上方輸入標題內容，并進行必要的格式設置，然后執行“頁面布局/打印標題/工作表”命令，設置工作表打印的頂端標題行，例如“$1:$3”，并根據打印預覽的實際效果，確認每一行表格的高度、每一頁表格的行數等設置，這里假設將狹長表格分為兩欄，每欄30行，需要分欄的表格數據有300行。然后選中要分欄的表格數據（包括表格標題行），將它們復制到一個新的工作表當中，選定標題行，再次執行“頁面布局/打印標題/工作表”命令，將頂端標題行設為“$1:$1”（如圖2）。

最后選定要分欄的整個數據區域，執行“加載項/多排表工具/制作多排表”命令，打開“多排表工具”對話框。“每頁排數”設置為2，就是要分為兩欄；“每排列數”設置為4，就是指原來表格的列數；“每頁行數”設置為30，是指每一個頁面要放置的合適行數；“起始行號”和“終止行號”分別設置為1和301，默認情況下勾選“新增工作表”和“每頁獨立橫表頭”等選項，單擊“確定”按鈕，系統會自動新建一個工作表，用來存放分欄之后的工作表，每一頁都有相同的標題行（如圖3）。將上述已經分欄的表格內容復制到一個已經設置好頂端標題行的工作表中，就可以在Excel中完成狹長表格的分欄操作。

和前面一種分欄方法相比，該方法的優點是能夠通過設置頂端標題行來改善頁面的打印效果，缺點是分欄之前需要先根據最終的排版打印效果來確定每一頁文檔顯示的表格行數，如果改變紙張大小或頁面設置等選項，則需要重新分欄。我們應該在了解兩種方法的優缺點的基礎上，根據自己的實際需要，選擇合適的分欄方法，搞定狹長數據表格的打印問題。