芻議醫院檔案的作用及其有效管理

【摘要】醫院檔案是眾多醫院工作者智慧的結晶，是醫院極為寶貴的無形資產。醫院應加大檔案管理所需硬件設施投入，從人、財、物力上保障檔案管理工作的順利開展。并健全醫院檔案管理制度，加強檔案人員的自身建設，多渠道地開發檔案信息資源，以提高醫院檔案管理的有效性。

【關鍵詞】醫院；檔案；作用；有效管理

醫院檔案是指醫院在從事醫療、科研、教學、管理以及其它各項活動中形成的對醫院和社會具有查考價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。它伴隨著醫院的建立、發展日漸積累和豐富，對醫院回顧歷史、規劃未來、指導當前工作具有重要意義。

一、醫院檔案的重要作用

其一，具有憑證作用。醫院檔案記載了醫院在各個時期、各種活動中以文字、語言、圖像等方式形成的信息材料，是醫院過去工作和歷史情況的客觀記錄，是歷史的真憑實證。其二，為醫院領導決策提供借鑒和重要依據。當領導進行重大決策時，不僅需要政策依據，而且還要深入研究本院的現狀、歷史等各方面的狀況，檔案信息則在此方面提供了寶貴的資料。其三，教化育人，促進院史建設。院史是一所醫院文化形成的源泉，檔案工作對醫院文化建設最直接、最有效的方式就是建立院史館和進行各項展覽。通過院史檔案，有助于職工了解醫院的歷史，認識醫院取得的成就，培養廣大職工的榮譽感，增強醫院的凝聚力。其四，是醫院開展各項日常工作的重要基礎。如人事檔案是醫院人才隊伍現狀的重要記錄，又是醫院人才隊伍建設的重要依據，據此可以根據醫院的發展有預見性地制訂醫院各方面人才的培養及引進計劃，以保證醫院的可持續發展；設備檔案則為設備合理及高效使用、維修、保養提供依據，為計劃引進設備及合理選型提供科學依據，為醫療設備效益分析提供資料，進而為設備的科學管理提供依據；財務檔案可提供真實可靠的會計信息，對醫院的正常運行、醫療秩序的確立有著直接的影響；醫療檔案對于認定醫療事故責任，有效解決醫患糾紛，維護相關各方正當權益具有重要的證據作用等等。

二、加強醫院檔案有效管理的關鍵舉措

（1）領導重視，這是檔案工作發展的保障。檔案工作是醫院工作的重要組成部分，其能否得到長足發展，關鍵在于領導的重視、支持與推動。為此，醫院檔案部門應當抓住各種有利時機，利用各種渠道和采取多種方式，加強對檔案工作的宣傳，使醫院領導和干部職工真正認識到檔案工作在醫院建設發展中的重要地位和作用，提高對檔案工作的關注度，從而自覺自愿地重視和支持該項工作。醫院應加大檔案管理所需硬件設施投入，從人、財、物力上保障檔案管理工作的順利開展。并配備政治思想好、業務技術強、綜合素質強的管理人員，選派細心、耐心、有責任心的人員負責這項工作，從而保障檔案管理質量。（2）健全醫院檔案管理制度。制度是管理的基礎，只有建立科學的管理制度， 才能使檔案管理在實際工作中有法可依，有章可循。醫院檔案部門應根據醫院實際情況和相關法律法規制定一套科學、完整、合理、系統、可行的檔案管理制度，全面規范醫院檔案的收集、整理、保密、保管、歸檔、利用、編目鑒定、銷毀、統計檢索、庫房管理、提供利用等，并將這些制度和規定納入醫院崗位責任制和考核辦法，對檔案進行規范化管理，使檔案管理與醫療業務同步考核、同步發展。制度建立后切忌一勞永逸，應注意制度的不斷完善，以增強其適用性，提高其執行效果。（3）加強醫院檔案管理人員的自身建設。檔案管理是一門綜合性的學科，涉及的知識面廣，不僅要有檔案知識、歷史知識、情報學方面的知識，還要具備計算機應用、復印等技術方面的知識。檔案管理工作還是一項服務性很強的工作，是為醫院的全面建設事業服務的，它要求醫院檔案工作人員具有強烈的事業心，高度的責任感，嚴肅認真的工作態度和全心全意的服務思想。為此，醫院檔案人員要不斷地學習獲取知識，其途徑主要有學校正規教育、各種形式的后續教育以及自學等。同時，要加強政治思想教育和職業道德教育，使醫院檔案人員成為業務素質全面、政治思想素質和職業道德素質過硬的高素質人才。（4）重視醫院檔案資源的開發利用，充分發揮檔案的效益。檔案管理的最終目的就是提供利用，目前，多數醫院所提供的信息都是原始的、沒有經過編輯加工的，利用率較低，發揮的作用有限，檔案信息資源的開發程度明顯滯后。為此，醫院檔案管理人員要樹立服務意識，要多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，尤其要積極開展多種編研活動，對信息進行深層次開發和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層次、多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，實現各級醫院信息的橫向聯系，實現檔案信息資源的共享，以更好地滿足醫療、教學和科研工作的需求，從而提高醫院檔案的利用率，充分發揮其綜合效益。

參 考 文 獻

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