新時期下民營企業檔案管理模式的創新

摘 要 民營企業的檔案管理對其將來的發展起著舉足輕重的作用，是企業現代化建設不可忽視的一部分。但是現在的民營企業在檔案管理上還存在著一系列的問題有待解決，本文就此進行了分析，并提出了解決的方案。

關鍵詞 民營企業 檔案管理 模式 創新

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A

1 民營企業檔案管理的原則

1.1 靈活實用的原則

民營企業所開展的工作是為了更好地獲取經濟利益為目的的，因此檔案管理工作的開展就必須遵循靈活實用的原則，以便更好地為企業的經濟建設服務。對檔案的管理是為了方便將來高層管理人員對已有信息的查找和利用，若在檔案管理中存在著很多繁瑣的問題將影響管理者的決策。

1.2 存儲信息真實的原則

信息以決策的依據，正確真實的信息是管理者做出科學決策的前提，保證信息的真實性也是企業社會責任的體現。在檔案中若存在著虛假的信息，不僅會使決策失誤還會嚴重影響企業的社會形象。

1.3 信息全面的原則

信息的全面包括大范圍的全面也包括小范圍的全面。所謂大范圍的全面就是指檔案需要有各個部門的信息，各個主體的信息。比如企業自身的文化建設信息、企業的政策、財務部、人事部、銷售部等部門的信息、供貨商及客戶的信息等多個主體。小范圍的檔案是就一個主體而言的多個方面，拿銷售部門來說就需要具體到銷售人員的具體信息、銷售業績的信息等。

2 民營企業檔案管理的問題

2.1 對檔案管理的意識薄弱

一般民營企業的規模較小，認為對檔案進行管理是不必要的工作，只會浪費企業的財力和時間。在中國目前的社會環境中，管理層對企業檔案管理的不重視，是企業檔案管理存在問題的根本原因。而民營企業工作人員的流動性較大，客戶的穩定性不強也是企業管理者認為檔案管理不重要的另一個原因。另一方面，檔案管理問題的潛伏期較長，檔案管理的漏洞所帶來的危害通常在數年甚至是十多年之后才會出現，因此在短時間內管理者無法意識到檔案管理存在的必要性。

2.2 管理方式的單一性

雖然說部分民營企業開展了檔案管理的工作，但是就他們的管理模式上而言，存在著過度單一管理不科學的問題。民營企業為了盡量節約成本，受經濟條件的限制并沒有引進先進的現代化的檔案管理設備，在檔案管理上還是采取比較傳統的手段，以紙質資料藏館的方式對現有的檔案進行管理。這種方式的工作量較大，一般還是需要人工進行填寫，修改與查找，在工作的過程中工作量較大，而且還容易出現遺漏，導致人事資料和客戶信息的遺漏，將會嚴重影響企業的發展。

2.3 管理體系的不完善

管理意識的缺乏必然會導致管理體系的混亂與缺失，一個企業需要進行檔案管理的信息很多，包括企業的戰略信息、人力資源的招聘、企業文化、客戶資料的管理等多個方面。絕大多數的企業始終一味地堅持“以客戶為中心”的思想或者是“以員工為中心”的思想而顧此失彼，導致管理的內容不完整。

2.4 檔案管理人員的專業素質不強

據江蘇省檔案局的調查顯示，江蘇省民營企業里從事檔案管理工作的人員有64.5%并不是檔案管理專業的人才，甚至還有部分人員并不是管理類專業畢業的人才，也有一小部分管理人員并不具備高等教育的學歷。在現代化的檔案管理要求下，僅僅依靠過去的管理經驗是遠不夠的，必須具有現代化的管理知識與思想才能做好現代的檔案管理。

3 企業檔案管理的優化

為了適應現代化企業發展的需要，必須對企業檔案管理的模式進行創新和優化，使企業在競爭中處于優勢地位。

3.1 擴大宣傳、促進重視

政府部門要幫助民營企業樹立檔案管理的危機意識，讓民營企業的管理者認識到企業檔案管理的缺陷會造成的問題，擴大檔案管理的宣傳力度。比如在當地的電視媒體上以公益廣告的形式提醒民營企業的管理者重視檔案（下轉第141頁）（上接第104頁）管理；在報紙傳媒上以專版的形式介紹民營企業的檔案管理，可以是成功的經驗也可以是某一企業失敗的教訓；在政府的網站上公布加強民營企業檔案管理的要求，并向各民營企業下發文件，強制其做好檔案管理，定期對民營企業的檔案管理工作進行考核，對于不合格的給予一定的處罰。

3.2 運用現代化的管理設備

現代民營企業的檔案管理已基本上不再是對人的依賴，而是對信息化技術的依賴，因此民營企業必須購入現代化的檔案管理設備增強管理的可靠性。在傳統的模式中，對檔案的管理完全依賴于管理者，當這名管理者離職之后，對現有檔案的查詢就會帶來很大的困難，而且管理的效率也極其低下。

3.3 優化管理方式

不同規模的民營企業可以采取不同的管理方式。大型民營企可以采取集中統一管理模式和協作式管理模式，開展時間久，管理高標準、嚴要求，相應的管理理念及方式更科學完善，這樣的管理模式可以更好地為大型民營企業的檔案現狀服務，大型民營企業檔案管理基礎堅實，大型民營企業作為管理榜樣需要嚴格認真對待管理模式的選擇；中型民營企業可以采取分散管理模式，根據中民營企業自身的實際情況和對經濟效益追求的總體目標，分散管理模式管理形態獨特的共存性與漸進性，可以使檔案資源的實體管理、檔案信息管理與檔案知識管理等科學化、系統化，將檔案管理的責任和權力都交給下級部門，責任明確地對檔案進行管理，不但符合中型民營企業的綜合實力，還滿足中小型民營企業的現狀及對經濟效益追求的近期目標，為企業的管理和利用服務；小型民營企業可以采取社會化管理模式，社會化管理機構擁有科學系統的管理規范及制度，具有高素質的專業從業人員，相關管理設施及設備也與時俱進地更新，小型民營企業的檔案存放在這樣的機構中可以得到專業管理，由于中小型民營企業無論是檔案資源的數量、類型，還是檔案管理的實力都是其檔案工作開展的障礙，檔案意識的提高使小型民營企業必須根據企業的這種現狀找到與之相符的檔案管理模式，社會化檔案管理模式無論是對企業規模、企業實力的要求都與小型企業實際情況相符合。

3.4 完善檔案管理體制

對檔案管理體制的完善需要兩個主題的共同努力，首先是政府部門應該完善相應的法律體系，為民營企業的檔案管理提供法律保障與工作指導。另一方就是企業本身應該根據自己的規模和性質對檔案管理的類型進行合理的選擇，健全自身的管理體制，使檔案深入每一個細節；企業還需要的是建立檔案管理的績效考核制度，對檔案的管理工作進行監督和考核，以此來保證檔案管理工作質量的可靠性。

4 總結

檔案管理所要涉及的工作很多，其中還有兩個不可忽視的問題，一是檔案掛歷的誠信問題，這就需要檔案的管理者所錄入的檔案信息的真實可靠；另一方面是安全問題，檔案可能涉及到員工和顧客的隱私，因此必須做好檔案管理的保密工作，防止信息的泄露。