淺談對中職計算機檔案管理的研究

【摘 要】 隨著我國科技的不斷進步，然而，新興的科學技術在慢慢的滲透全社會各界，不僅加快了社會發展歷史的進程，在逐漸地影響著人們的工作和生活，那么全球的信息化的工作飛速發展的今天，計算機的技術在檔案的管理之中發揮的功能是很重要的，尤其是在中職學校的檔案管理中，其管理質量的好壞直接代表著學校的整個教育質量和管理水平，因此，適應時代化的網絡檔案管理已經成為了適應新的社會檔案管理的需要。本文闡述了關于計算機技術在中職院校檔案管理中的作用的觀點進行分析，僅供參考。

【關鍵詞】 計算機技術 中職檔案管理 作用

計算機技術管理檔案具有比較長的歷史，自從微機1983年在我國大面積使用推廣后，計算機管理檔案就成為一個課題。當時由于微機的數量稀少并且價格昂貴，一般的單位無法把它應用在檔案管理中，只有個別單位開始嘗試檔案的計算機管理，目前在21世紀的今天，必須加強自身操作技能和自身的專業素養，才能跟上社會的發展，才能提高學校的整體的檔案管理水平，因此，計算機技術在中職院校的檔案管理中，是不可或缺的一部分。必須得到重視。

1. 現代檔案管理系統的特點：

1.1電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。

1.2 計算機檔案管理系統一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統計、檢索、查詢、刪除等功能，同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行檔案的現代化管理具有占用空間小、 儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現在檔案領域，以磁性材料和光學材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統的紙質檔案載體，在檔案領域占主導地位，給檔案工作注入生機和活力。

2. 實現師生檔案管理信息化的路徑：

2.1 轉換思想，提高認識：

運用計算機管理檔案工作，檔案工作人員要熟悉檔案業務，認真學習、深刻領會和掌握檔案行業標準，樹立高度的工作責任心，做好檔案數據的錄入工作，積極參與檔案學術研究，不斷提高理論研究水平。須加速實現檔案工作人員素質現代化，檔案工作人員素質現代化的主要內容是管理思想的現代化。如果檔案人員沒有現代化意識，就會影響檔案管理現代化的進程。檔案工作的性質決定了檔案工作者既是專業型人才，又是管理型人才，只有擁有一批具有高素質的新型檔案人才隊伍，檔案事業才能不斷興旺發達。

2.2 抓好檔案數據庫的建設：

目前的數字化信息檔案管理正處于過度的階段，也就是說數據庫的建設是非常重要的，數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便使用。

2.3加強辦公自動化建設、提高檔案工作質量：

現代化的檔案管理的標志是為贏得應用和網絡的管理，因此利用計算機技術的管理檔案有很多的優點：首先是以“件”為單位的立卷方法，便于文書檔案立卷、接受、鑒定，便于隨時剔除無保存價值文件的優勢。如剔除某份文件，可不必考慮拆卷著一棘手問題。另外，利用計算機輔助檔案，在檔案的保管期限進行調整時，可利用計算機進行檢查工具的調整、刪改，大大提高了工作實效。然后是可以使遺漏文件及時的補漏增缺、保護歷史文件的原來面貌、查閱資料方便、準確率高、隨時修改一下檔案目錄便及時解決遺漏問題，使現實文書檔案管理工作以及服務水平質的飛躍。最主要的是有利于單位內部檔案的保密性，這樣就可以使想要非法利用檔案的沒辦法接近檔案與其他的文件。最終提高了單位檔案的準確性。

2.4配備充實硬件設備：

中職學校要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級。搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。

2.5加強隊伍建設，適應技術發展：

掌握現代化管理技能，提高綜合素質。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術在檔案管理中的運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，使文件的形成、運行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來，這種現代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學習掌握上，努力使自己具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。

3. 計算機系統在中職院校檔案管理中的作用：

3.1 現代化的檔案管理系統里面有很大的儲存量，這樣就可以儲存每屆的學生檔案，另外，還可以安全、有效地實現師生的檔案日常管理。

3.2 可以省很多的財力、物力：目前采用計算機檔案管理只需要用1-2名的檔案管理人員，這樣不單單節省財力，還可以為學校減少很大的管理成本。

3.3 提高工作效率：

現代的計算機檔案管理系統可以隨時的想查閱到需要的信息，提高了工作效率。

4. 結束語

由此可以看出，中職院校運用計算機檔案管理不僅提高了工作效率，還為中職院校減少經濟成本，因此，作為檔案工作者肩負著歷史的職責，有義務將接收的所有檔案運用計算機管理，豐富科技信息資源，推動科研事業的發展。實踐證明計算機管理檔案既提高了科技檔案的管理水平，也促進了管理工作進一步向科學化、系統化和規范化方向發展。

參考文獻：

[1]郭志敏.檔案信息管理系統建設應注意的幾個問題.山東檔案，2003年第19期.

[2]譚錚培.記電子文件鑒定的特殊性[J].檔案與建設，2002(1).

[3]馬學華.高職院校電子檔案管理工作發展探討[J].黃河水利職業技術學院學報，2008(1).

[4]倪曉敏，淺談電子文件與電子檔案管理[J].機電兵船檔案，2006(5).

[5]韓杰，淺談電子文件和電子檔案管理的幾個問題[J].安陽師范學院學報，2003(6).

（作者單位：長春市機械工業學校）