對企業(yè)物資采購成本控制的探討

【摘 要】 本文探討了當(dāng)前經(jīng)濟形勢下企業(yè)生產(chǎn)資料類物資采購成本的控制問題，認(rèn)為，要做到最大限度使采購成本得到控制，就要制定符合客觀實際的采購方案，要選擇性價比較高的供應(yīng)商，要使采購環(huán)境得到充分利用，要具體控制采購的各個環(huán)節(jié)。

【關(guān)鍵詞】 物資 成本 控制

企業(yè)的物資采購工作，就其性質(zhì)而言，不僅是一項生產(chǎn)前的準(zhǔn)備工作，而且是開源節(jié)流的重要工作。現(xiàn)代工業(yè)企業(yè)要使生產(chǎn)不間斷地、均衡地進(jìn)行，需要不斷地供應(yīng)各種各樣的生產(chǎn)資料。生產(chǎn)物資的消耗費用一般要占到企業(yè)產(chǎn)品成本的一半以上，因此，搞好物資采購成本的控制工作，對促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展，提高產(chǎn)品質(zhì)量，降低產(chǎn)品成本，加速資金周轉(zhuǎn)，增加企業(yè)贏利，都具有極其重要的意義。

一般來說，企業(yè)物資的采購成本構(gòu)成具有多樣性和動態(tài)性的特征。影響采購成本的主要因素包括，采購價格和數(shù)量、物品市場信息因素、物品的運送方式及采購策略等方面。因此，要實現(xiàn)對采購成本的控制，使資金做到合理的運用，就必須在綜合考慮以上因素的前提下，提出切實可行的方案。要做好對企業(yè)物資采購成本的控制，我們認(rèn)為要做到以下幾個方面：

1. 要制定符合客觀實際的采購方案

符合客觀實際的采購方案就是要保證采購計劃能夠合理的滿足企業(yè)生產(chǎn)。制定這樣的采購方案就是要做好采購預(yù)算和采購計劃。制定采購預(yù)算的行為，就是對組織內(nèi)部各種工作進(jìn)行稀缺資源的配置。預(yù)算是計劃活動的一個方面，是組織政策的一種延伸，還是一種控制機制，起著一種比較標(biāo)準(zhǔn)的作用。制定采購預(yù)算，是在具體實施物資采購行為之前對物資采購成本的一種估計和預(yù)測，是對整個采購資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對物資采購資金進(jìn)行了合理地配置和分發(fā)，還同時建立了一個資金的使用標(biāo)準(zhǔn)，以便對采購實施行為中的資金使用進(jìn)行隨時地檢測與控制，確保采購資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動。有了采購預(yù)算的約束，能提高采購資金的使用效率，優(yōu)化采購管理中資源的調(diào)配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效控制采購資金的流向和流量，從而達(dá)到控制物資采購成本的目的。

2. 要選擇性價比較高的供應(yīng)商

供應(yīng)商是物資采購管理中的一個重要組成部分。物資采購時，應(yīng)該本著公平競爭的原則，給所有符合條件的物資供應(yīng)商提供均等的機會。一方面體現(xiàn)市場經(jīng)濟運行的規(guī)則，另一方面也能對采購成本有所控制，提高物資采購實施的質(zhì)量。在進(jìn)行供應(yīng)商數(shù)量的選擇時既要避免單一渠道，尋求多家供應(yīng)，同時又要保證所選供應(yīng)商承擔(dān)的供應(yīng)份額充足，以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策，降低物資的價格和采購成本。這樣，既能保證采購物資供應(yīng)的質(zhì)量，又能有力地控制采購支出。另外，我們也要關(guān)注選擇供應(yīng)商的方式。選擇供應(yīng)商的方式主要包括公開競爭性招標(biāo)采購、有限競爭性招標(biāo)采購、詢價采購和直接簽訂合同采購在物資采購中，采取公開招標(biāo)的方式可以利用供應(yīng)商之間的競爭來壓低物資價格，幫助采購方以最低價格取得符合要求的物資，并且多種招標(biāo)方式的合理組合使用，也將有助于提高采購效率和質(zhì)量，從而有利于控制采購成本。

3. 要使采購環(huán)境得到充分利用

物資市場供求關(guān)系的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購計劃的實施會產(chǎn)生重要的影響。充分利用采購環(huán)境的一個重要內(nèi)容就是熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關(guān)所需要物資多方面的市場信息。要建立良好的市場信息機制，比如建立重要物資供應(yīng)商信息的數(shù)據(jù)庫，以便在需要時候能隨時找到相應(yīng)的供應(yīng)商，以及這些供應(yīng)商供應(yīng)的物資品類、規(guī)格、性能及其他方面的可靠信息。只有建立了良好的市場信息機制，才能在物資采購中做到知己知彼，并對采購環(huán)境有充分地了解和把握，使得采購者能處于供需雙方的有利地位，獲得價格上的優(yōu)勢，不僅取得高質(zhì)量的物資，也能取得成本上的利益。否則，如果缺乏了對相關(guān)信息的熟悉，會造成采購工作的延誤、采購預(yù)算的超支，失去成本控制的優(yōu)勢。因此，在物資采購管理中充分利用采購環(huán)境，建立良好的市場信息機制，是有效降低采購成本的途徑之一。

4. 要注意采購中的各個具體環(huán)節(jié)

4.1企業(yè)生產(chǎn)資料類物資采購，是按照物流性質(zhì)形成特有的直接銷售模式。所以，對于和制造廠的了解、洽談、合作，尤為關(guān)鍵。因此主要渠道采購、主渠道供應(yīng)管理問題必須強調(diào)，并嚴(yán)格執(zhí)行重要物資采購監(jiān)造管理。因此，要成立一個由財務(wù)部門、計劃部門和物資采購部門等組成的價格組，對公司大宗采購物資的價格進(jìn)行統(tǒng)一管理，這個組要負(fù)責(zé)價格的市場調(diào)查、市場預(yù)測、物資定價、價格調(diào)整等。對于小額物資的采購價格可以由物資采購部門內(nèi)部的價格管理機構(gòu)進(jìn)行控制。

4.2提高采購人員的素質(zhì)也是控制采購的重要環(huán)節(jié)關(guān)鍵。一般的采購人員大多從事管理出身，對技術(shù)不是很了解，這樣在和供應(yīng)商的談判中就會很吃虧，經(jīng)常處于被動地位：只有在采購人員了解了采購物品的特性之后，才能在眾多的供應(yīng)商及談判中做出最優(yōu)的選擇。所以每個公司都應(yīng)該加強對采購人員的技術(shù)知識的培訓(xùn)，如定期對采購員進(jìn)行相關(guān)的技術(shù)知識培訓(xùn)，在閑時可以讓采購人員上生產(chǎn)線上去工作幾天，加強采購部門與技術(shù)、生產(chǎn)部門的聯(lián)系。

4.3要按照采購計劃、預(yù)算金額來授予采購權(quán)限，并針對金額選擇采購方式。因此，企業(yè)要建立切實可行的采購管理系統(tǒng)。良好的采購管理就是要分析不同類別物料余缺狀態(tài)，合理控制動態(tài)的物資儲備，以避免物資積壓及缺料；掌握采購進(jìn)貨進(jìn)度，監(jiān)督采購合同執(zhí)行；提供物資供應(yīng)平衡計劃和合同資源統(tǒng)計資料，取代繁瑣的人工查詢、核算作業(yè)；登錄供貨商信息，往來函件信息、供料價格、交易條件，以作采購或議價參考。比如，要以采購單為源頭，對從供應(yīng)商確認(rèn)訂單、發(fā)貨、到貨、檢驗、入庫等采購訂單流轉(zhuǎn)的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行準(zhǔn)確的跟蹤，實現(xiàn)全過程管理。

4.4采購物資的入庫驗收管理工作也是控制采購的重要環(huán)節(jié)。因此要提高物資采購的質(zhì)量，使入庫驗收管理工作得以順利進(jìn)行。物資的質(zhì)量對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營尤為重要，它直接或者間接地影響到企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量與信譽，對于采購回來的物資要由企業(yè)內(nèi)的物資質(zhì)量管理部門按照國家有關(guān)部門和公司認(rèn)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量檢驗辦法進(jìn)行物資的質(zhì)量認(rèn)定，并填制質(zhì)量認(rèn)定書，對于認(rèn)定以后的物資質(zhì)量還要與公司采購所要求的質(zhì)量進(jìn)行對比，看是否存在質(zhì)量過剩、質(zhì)量不足的問題。

4.5要用統(tǒng)一的信息化，管理采購工作，即賣家（制造廠）和買家（企業(yè)用戶）公用一個信息平臺。要通過充分利用數(shù)據(jù)、信息、知識、計算機網(wǎng)絡(luò)等資源，實現(xiàn)采購信息共享，發(fā)揮采購信息的計劃、協(xié)調(diào)、控制的功能，有效地組織和控制采購工作的全過程，使各個采購管理環(huán)節(jié)有機地聯(lián)系起來，提高采購工作效率，減少采購管理和決策的盲目性，降低決策風(fēng)險，達(dá)到降低采購成本、提高企業(yè)核心競爭力的目的。

總之，只有從以上四個方面著手，才能做到最大限度地控制物資的采購成本，節(jié)約企業(yè)支出。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉承玉.采購成本的系統(tǒng)性控制[J]. 企業(yè)管理， 2009，(01).

[2]祁建軍.論企業(yè)降低采購成本的途徑[J]. 新疆有色金屬， 2005，(01).

（作者單位：中國石油哈爾濱石化公司）