淺談商務(wù)信函的文體特征

【摘 要】 隨著我國(guó)改革開(kāi)放的不斷深入、對(duì)外貿(mào)易的不斷發(fā)展，特別是近幾年，在我國(guó)加入WTO以后，國(guó)際商務(wù)活動(dòng)日益頻繁， 商務(wù)英語(yǔ)越來(lái)越受到人們的重視，商務(wù)信函的作用越來(lái)越重要。商務(wù)信函是貿(mào)易活動(dòng)中買(mǎi)賣雙方互通信息的重要手段和行為依據(jù)， 它能夠保證商務(wù)活動(dòng)順利進(jìn)行， 并能在激烈的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)中發(fā)現(xiàn)和捕捉無(wú)限商機(jī)。本文從詞匯和句法分析的角度，對(duì)英語(yǔ)商務(wù)信函的文體特征進(jìn)行了淺談。

【關(guān)鍵詞】 商務(wù)信函 詞匯 句法 文體特征

在國(guó)際貿(mào)易競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，為了通過(guò)發(fā)送商務(wù)信函達(dá)到有效交流，傳達(dá)友好情感，增加商務(wù)合作機(jī)會(huì)的目的，商務(wù)信函的語(yǔ)言應(yīng)該簡(jiǎn)潔、明了、禮貌、準(zhǔn)確。商務(wù)信函是商務(wù)溝通和交流不可或缺的工具，同時(shí)也是傳達(dá)商務(wù)信息的重要載體。本文通過(guò)對(duì)英語(yǔ)商務(wù)信函的文體特征分別從詞匯和句法兩個(gè)方面進(jìn)行了探討。

1. 詞匯特征

1.1用詞規(guī)范正式

由于國(guó)際商務(wù)信函是一種正式的公函語(yǔ)體，因此，大多使用正式書(shū)面詞匯代替普通詞匯，并力求用詞簡(jiǎn)潔樸素、準(zhǔn)確具體，能充分體現(xiàn)國(guó)際商務(wù)公函的規(guī)范正式、公事公辦的特點(diǎn)。如用inform代替tell，用sufficient代替enough，用purchase代替buy，用therefore代替so，用dispatch代替send等。例如：We are pleased to inform you that your order No 123 has been dispatched in accordance with your instruction. 我方很高興通知貴方，第123號(hào)訂單貨物已遵照你方指示發(fā)出。

1.2用詞準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)

由于商務(wù)信函的本質(zhì)功能就是傳遞信息，而且傳遞的信息又關(guān)系到公司業(yè)務(wù)發(fā)展、品牌形象、客戶開(kāi)發(fā)、國(guó)際聲譽(yù)等，因此，表達(dá)不能模棱兩可，更不能出現(xiàn)錯(cuò)誤，否則就會(huì)讓對(duì)方誤解，給日后的交流制造障礙，甚至造成經(jīng)濟(jì)損失和名譽(yù)影響。如果信函涉及貨物的價(jià)格、重量等，有關(guān)數(shù)字的內(nèi)容必須準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)，毫不含糊，如要寫(xiě)“68美元”，一般信中只寫(xiě)“$68”，而在商務(wù)英語(yǔ)信中要寫(xiě)成“$68.00”。再如，介詞短語(yǔ)by Monday 和before Monday在商務(wù)英語(yǔ)信函中是要嚴(yán)格區(qū)分的，前者包括Monday，而后者不包括Monday這一天。

1.3多使用肯定性詞語(yǔ)

肯定性的詞語(yǔ)強(qiáng)調(diào)積極的方面，給人愉快的感覺(jué)。在商務(wù)信函寫(xiě)作中，pleasure， pleased， glad， appreciate等有積極的感情意義的詞語(yǔ)應(yīng)不斷使用。例如：We are looking forward to the pleasure of hearing from you soon. Your immediate attention would be appreciated.

1.4正確使用情態(tài)動(dòng)詞

英語(yǔ)中情態(tài)動(dòng)詞的使用可以使句子的語(yǔ)氣更加緩和、委婉。試比較以下兩個(gè)句子： a. We appreciate it if you advance shipment. b. We should appreciate it if you could advance shipment.

在語(yǔ)氣上b句比a句委婉得多，使人感覺(jué)更有禮貌。

2. 句法特征

2.1句式正規(guī)完整

英語(yǔ)商務(wù)信函作為一種正式體的書(shū)面英語(yǔ)，層次復(fù)雜的從句和長(zhǎng)句的使用通常高于非正式英語(yǔ)。復(fù)合句適合表達(dá)層次復(fù)雜的邏輯關(guān)系，傳遞較多的信息，這種效果短句是無(wú)法達(dá)到的。例如： Goods of a dangerous or damaging nature must not be tendered for shipment unless written notice of their nature and the name and address of the Sender have been previously given to the carrier， Master or Agent of vessel and the nature is distinc tly marked on the outside of the package or packages as required by statute. 上面的段落只有一個(gè)句子。在這個(gè)正規(guī)完整的長(zhǎng)句中，有and 連接兩個(gè)分句，前一個(gè)分句中有一個(gè)unless引導(dǎo)的條件狀語(yǔ)從句。句子雖長(zhǎng)，可層次分明，并列的和互為條件的關(guān)系敘述得非常清楚。

2.2使用條件句

在向?qū)Ψ教岢稣?qǐng)求、要求和建議時(shí)，用條件句更能表達(dá)禮貌、委婉的語(yǔ)氣。例如：We would appreciate it very much if you would send us the latest samples with their best price. If your quality is good and the price is suitable for our market， we would consider 。signing a long-term contract with you.

2.3使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)句

使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)能避免指責(zé)動(dòng)作的執(zhí)行者，從而比主動(dòng)語(yǔ)態(tài)顯得更禮貌。試比較以下兩個(gè)句子：

a. You made a very careless mistake during the course of shipment.

b. A very careless mistake was ma-

[優(yōu)論論文]de during the course of shipment.

b句比a句語(yǔ)氣更委婉，更易被人接受，顯得更有禮貌。

2.4盡量運(yùn)用有積極含義的肯定句

在商務(wù)交往中，閱讀者更愿看到一封具有積極、肯定的商務(wù)信函。這種肯定的陳述會(huì)使人向好的方面聯(lián)想；反之，消極、否定的陳述使人朝壞的方面聯(lián)想。試比較以下兩個(gè)句子：

a. We won’t fulfill your order until we receive payment.

b. We will forward your order to you as soon as payment is received.

這兩句話表示的意思完全一致，但語(yǔ)氣稍有差別。a句翻譯成中文是：直到收到貨款，我們才發(fā)貨。b句的翻譯是：一到貨款，我們立即發(fā)貨。很顯然，b句的表達(dá)更有禮貌，更積極，也更易使閱讀者接受。

結(jié)束語(yǔ)：

由此可見(jiàn)，商務(wù)信函的語(yǔ)言要簡(jiǎn)潔、明了、禮貌、準(zhǔn)確，就必須準(zhǔn)確的運(yùn)用詞匯和句法手段，希望通過(guò)本文的分析有助于加深我們對(duì)商務(wù)信函文體特征的一般認(rèn)識(shí)，從而有效地進(jìn)行商務(wù)活動(dòng)，在國(guó)際貿(mào)易中擁有更多的商機(jī)。

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作者簡(jiǎn)介：周玉梅（1972－），女，遼寧大連人，吉林工商學(xué)院外語(yǔ)分院英語(yǔ)教研室講師，研究方向：英語(yǔ)語(yǔ)言文學(xué)和商務(wù)英語(yǔ)。

（作者單位：吉林工商學(xué)院）