論高校電子文件歸檔及管理辦法

【摘要】隨著現代信息技術的飛速發展，信息化進程的不斷加快，高校也從傳統的辦公過程產生的紙質文件已逐步被電子文件取代。在這種新形勢下，我們學院領導充分認清了電子文檔管理在學院各個部門現狀與存在的主要問題，既而采取科學可行的措施加強電子文件的管理，提高電子文檔資源利用率，充分的為學生服務，意義十分重大。

【關鍵詞】電子文件管理；歸檔管理；學籍檔案

隨著現代信息技術的飛速發展，信息化進程的不斷加快，高校也從傳統的辦公過程產生的紙質文件已逐步被電子文件取代。在這種新形勢下，我們學院領導充分認清了電子文檔管理在學院各個部門現狀與存在的主要問題，既而采取科學可行的措施加強電子文件的管理，提高電子文檔資源利用率，充分的為學生服務，意義十分重大。

1.電子檔案原始收集工作

要收集積累的電子文件類型有文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、超媒體鏈接文件、程序文件和數據庫文件。學院所屬機構在主要職能活動中產生的電子文件，凡有查考利用價值的均應定期制作文件備份，并要及時拷貝到U盤或刻錄到光盤上脫機保存。各系部、各管理處室指定專人負責電子文件歸檔工作，將電子文件的收集、整理、歸檔、保管利納入系部、管理處室的程序內并賦予相關人員位責任。對電子文件日常管理的監督、指導、檢查和分類保管、開發利用等工作，對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及保管。學院的檔案部門也積極的參與和指導電子文件的形成、辦理、收集和歸檔工作的各個工作環節。利用實行全過程管理與監控，保證管理工作的連續性。

2.加強學籍檔案管理工作及服務

高校主要檔案為學籍檔案，學籍檔案是學生在學習、實驗和實踐等項活動中形成的， 對學校、社會和學生個人具有保存、證明、使用價值的直接的、歷史的、真實記錄。高職院校學籍檔案包括學生的新生錄取名冊、在校生名冊、學籍冊、學籍變動、畢業生登記表等原始記錄。學籍檔案管理是繁雜的，但是學籍檔案管理是高職院校檔案管理工作的一個重要組成部分。隨著科技進步學籍檔案管理也從繁雜的紙質檔案逐漸實現信息化。以往以管理方式已逐漸不能適應社會的需要。高職院校學籍檔案管理工作必須跟上時代步伐，改革掉不適應現代化管理要求的方法，將計算機技術引入學籍檔案管理工作中。高職院校可以建立先進的教學管理系統，集排課、選課、學籍等教學管理工作于一體，通過計算機網絡信息系統，建立一個學籍管理平臺，將新生錄取名冊、學生學籍、畢業生登記表、畢業證書編號等，由教務部門的總網站下轄各系的分網點，隨時檢索所需的學籍檔案材料，從而實現資源共享，提高工作效率，使學生學籍檔案管理走向科學化、規范化。

3.電子文件鑒定歸檔工作

電子文件鑒定工作應在檔案部門業務指導人員會同電子文件形成各系部、處室的工作人員協同開展。電子文件的鑒定工作，應包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定，對電子文件內容、結構、可讀性的技術鑒定以及確定電子文件的密級、歸檔范圍和劃定保管期限等。電子文件的鑒定工作，應包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定，對電子文件內容、結構、可讀性的技術鑒定以及確定電子文件的密級、歸檔范圍和劃定保管期限等。電子文件的物理歸檔：指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。電子文件的歸檔可分為兩步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。按照國家現行法規，所有歸檔電子文件歸檔時必須歸一套對應的紙質文件。

4.歸檔電子文件的利用

歸檔電子文件移交到檔案館后，檔案館要制作三套，一套封存保管，一套查閱利用，一套異地保存。封存的電子文件不得利用和外借，利用時要使用電子文件的復制件。電子檔案查閱利用時應遵守保密規定。對具有保密要求的歸檔電子文件一般不在網上提供利用，確有必要以聯網方式利用時，應嚴格遵守國家和學校的有關保密規定，并采取穩妥的安全保密措施。

5.電子檔案的保存工作

在制作保管載體時應將電子文件和電子文件元數據一起保存。應定期對保存的歸檔電子文件進行抽樣檢驗，光盤每滿4年進行一次抽檢，抽檢率不低于40%，如發現問題應及時采取補救措施。如網絡系統擴充或系統設備更新，應確認庫存載體與新系統、新設備的兼容性，如不兼容，應及時對歸檔電子文件進行遷移。檔案館應及時按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統計。

6.加強對電子文件和電子檔案管理知識的培訓，提高檔案工作人員的業務素質

全校檔案人員要學習掌握計算機和電子文檔管理系統的操作技能，只要掌握豐富的檔案專業知識，如歸檔文件整理方法、電子文件歸檔方法等知識，用豐富的檔案專業知識指導和失去電子文件歸檔工作才能有效利用歸檔的電子文件，積極開展檔案編研、信息開發和服務利用工作。

總而言之 要充分利用現代科技手段對檔案管理工作的方式進行升級，優化整合檔案信息資源，提高檔案資源的利用率 更好的為學生服務和為 學院發展服務。

【參考文獻】

[1]南京郵電大學.電子文件歸檔與管理辦法.

[2]劉淑杰.對加強高校干部人事檔案管理工作的思考.決策探索.