電子人事檔案在人力資源管理中的作用探討

楊華 董麗華

吉林省白城市農業科學院

引言：新時期背景下，在人力資源管理中合理運用電子人事檔案十分重要，其不但能夠提高人力資源管理工作效率，還能為人力資源管理提供人員配置的依據，節約人力資源，降低管理成本。基于此，相關部門對電子人事檔案管理高度重視，通過采用多元化的方法，將其存在的正面作用發揮出最大化，推動人力資源管理效率提升。以下主要內容為電子人事檔案在人力資源管理中的作用及發揮方法。

一、電子人事檔案在人力資源管理中的作用

現如今，電子人事檔案在人力資源管理中的作用有很多，其中比較主要的是提升人資管理效率、為人資管理提供人員配置依據、節省人力資源，減少管理成本，詳細內容如下：

（一）提升人資管理效率

傳統的人事部門在處理單位人員的資料時，通常都是采用書面形式來保存，在科技快速發展的今天，這種方式不再是方便快捷的，相反會產生一些問題，而啟用電子人事檔案管理后，現代技術的運用可以易如反掌的解決原始問題。同時電子檔案不會在長期多次的利用中出現損毀，無論在計算機屏幕上顯示多少次，或打印多少次，都不會使它的信息受到破壞，也減輕了工作人員工作壓力。所以應當把電子人事檔案管理有效地運用到日常的實踐當中，讓我國人力資源管理水平大大提高[1]。

（二）為人資管理提供人員配置依據

現如今，人資管理部門在調配人員時，主要依據檔案所留存的各項信息，通過展開整合比較，給他們安排最適合的崗位。因為人資管理部門要系統記錄每位職工的工作表現與業績，該工作也脫離不開電子人事檔案的運用。基于此，電子人事檔案其實就是人資管理部門掌握整個單位職工工作現狀的一種工具，由此能夠看出，電子人事檔案在人資管理中具有不可或缺的作用[2]。

（三）節省人力資源，減少管理成本

以往的人力資源管理工作，需要工作人員對檔案進行大量的收集、分類、篩選等工作。而如果運用電子檔案，工作人員在電腦軟件的協助下就可以有效完成人資管理的各項工作，比如，檔案收集和分類工作，使人資管理工作變得簡單化，不像以往那么繁瑣。另外，集成化管理模式還可以減少人力與物力的投入，節約辦公成本，使得人資管理成本切實減少。

二、電子人事檔案在人力資源管理中的作用發揮方法

（一）增強人事檔案管理工作認識

各單位相關部門一定要轉變傳統思想，明確人事檔案管理在人資管理中的重要性，打破對人事檔案管理工作的單一認識。首先，人事檔案管理工作具有較強的動態性與繁雜性，并不平常所想象的可以簡單易開展的工作，各單位應積極投入人力、物力等到人事檔案管理工作中，為人事檔案管理工作的順利開展提供有利條件；其次，增強單位領導，特別是人事管理部門，對人事檔案管理的作用認識，通過加強培訓、宣傳手段、教育指導等，來提高人事部門工作人員對人事檔案管理作用的認識，且通過自主學習和外部培訓，來增強管檔人員的工作素養和工作能力，為人事檔案管理工作開展提供人才支持[3]。

（二）大力完善人事檔案管理制度

現如今，有些人因為各種需求，出現偽造人事檔案行為，如果不能杜絕這種現象發生，久而久之，會嚴重影響職工個體發展和企事業單位可持續發展。基于此，一定要從制度方面入手，通過不斷改革創新，構建完善的人事檔案管理制度，為各部門人事檔案管理工作開展提供制度支持，讓相關工作可以有據可循。有這樣一句話：無規矩不成方圓，只有完善的管理制度，才能保證人事檔案管理工作的規范性。結合當前人事檔案管理制度展開創新，針對人事檔案管理制度內不恰當的條款展開優化工作，讓單位內部的人事檔案管理制度可以滿足新時期的發展需求，且通過更新檔案材料的登記制度，定期查漏補缺，來加強人事檔案的系統性與實效性。加強人事檔案管理制度的創新，對于改善目前人事檔案管理工作中存在的問題、實現人事檔案管理社會化、提升人事檔案管理工作的現代化、透明化以社會化和為人資管理工作更有效開展提供有效據，讓員工的積極性與主動性被完全的調動出來，提高工作人員的工作效率，為單位創造更多價值[4]。

健全和優化人事檔案完整的人事檔案可以為單位人才管理提供參考依據，影響到單位的未來發展。一個單位要迎合現代化發展需求，就必須緊跟時代步伐，優化人事檔案也是一項重要工作。首先，增強工作人員人事檔案動態管理意識，對于工作人員的學習經歷與工作經歷等，第一時間補充到檔案當中，增強人事檔案的時效性。特別是在傳統人事檔案信息管理的前提下，增添一些可以提升工作人員綜合素養的材料，比如由權威部門認可的資質證書，或者可以充分反應工作人員性格特點的個性化數據信息。其次，將工作人員在日常工作中的積極表現和不良表現也錄入到人事檔案當中，這有助于激勵職工秉持著良好的態度去面對自己的工作，為實現工作效率最大化做鋪墊。

結束語：現如今，電子人事檔案在人力資源管理中的作用有很多，其中比較典型的是提升人資管理效率、為人資管理提供人員配置依據、節省人力資源，減少管理成本。為了將上述作用充分發揮出來，相關部門可以通過增強人事檔案管理工作認識、大力完善人事檔案管理制度、健全和優化人事檔案，來實現既定目標，保證人力資源管理有效性。