淺論財政內(nèi)網(wǎng)辦公自動化系統(tǒng)的實現(xiàn)

【摘 要】 先進(jìn)的管理水平和高效的辦公環(huán)境是一個現(xiàn)代化財政單位重要標(biāo)志之一，OA 系統(tǒng)正是圍繞這一目標(biāo)設(shè)計的智能化辦公管理信息平臺，它為財政系統(tǒng)建立了高效的溝通管理體系，實現(xiàn)了財政系統(tǒng)內(nèi)部各部門日常業(yè)務(wù)工作管理以及各種信息的溝通與傳遞，真正實現(xiàn)了無紙化辦公。OA 系統(tǒng)的啟用進(jìn)一步推動了財政單位信息化建設(shè)的進(jìn)程，同時充分體現(xiàn)了財政單位的現(xiàn)代化管理水平。

【關(guān)鍵詞】 財政系統(tǒng) 辦公自動化 實現(xiàn)

1. 辦公自動化的定義

辦公自動化也稱為 OA(Office Automation，簡稱OA)，是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型辦公方式。通過采用Internet/Intranet技術(shù)，以計算機為中心，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，包括收集、整理、加工、存儲和使用信息， 辦公自動化能高效地協(xié)同工作，它改變了過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集和處理，為企業(yè)的管理和決策提供了科學(xué)依據(jù)。目前在財政系統(tǒng)，辦公自動化已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用。

一般來說，辦公自動化系統(tǒng)一般可分為三種類型，分別是事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)、管理型辦公自動化系統(tǒng)、決策型辦公自動化系統(tǒng)。

1.1事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)是處理一些日常的辦公操作，最普遍的應(yīng)用是文字處理、文件收發(fā)、辦公日程、勞資等，這種辦公自動化系統(tǒng)是最簡單的處理系統(tǒng)。它操作簡單，易于識別。容易掌握。

1.2管理型辦公自動化系統(tǒng)和事務(wù)型公自動化系統(tǒng)密切相關(guān)的。它是事務(wù)型公自動化系統(tǒng)將掌握的所有信息進(jìn)行匯總，建立共享數(shù)據(jù)庫，構(gòu)成信息管理型辦公自動化系統(tǒng)，這樣可以針對現(xiàn)在大量的信息膨脹，最大程度上滿足人們對信息的要求，財政系統(tǒng)的內(nèi)網(wǎng)就屬于管理型辦公自動化系統(tǒng)。

1.3決策型辦公系統(tǒng)包括決策支持功能，除具備上述的功能外，還具備對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、評測等決策支持功能，最后作出一些輔助決策信息，以供企業(yè)決策者參考。一般企業(yè)或單位的領(lǐng)導(dǎo)層或者咨詢服務(wù)機構(gòu)可以安裝此系統(tǒng)。

2. 辦公自動化系統(tǒng)在財政系統(tǒng)的應(yīng)用情況

財政系統(tǒng)很早就使用電腦進(jìn)行辦公了，主要由共有部分和專有部分組成。共有部分有公文管理、個人辦公、電子郵件等內(nèi)容組成。

公文管理是辦公自動化系統(tǒng)的核心部分，包括草擬公文、審核公文、會簽公文、簽發(fā)公文、傳閱公文、審核公文、批準(zhǔn)公文、公文歸檔、公文查詢等業(yè)務(wù)。用戶可根據(jù)實際情況自行定制系統(tǒng)，系統(tǒng)采用了完善的流程跟蹤和控制，包括對收文的整個流程進(jìn)行跟蹤，詳細(xì)記錄公文的當(dāng)前狀態(tài)、辦理的過程和擬辦、批示意見以及辦理結(jié)果。

公共服務(wù)內(nèi)容包括電子公告、規(guī)章制度、政策法規(guī)、軟件下載等，電子公告發(fā)布有企業(yè)內(nèi)部公告、通知等重要信息。規(guī)章制度可查閱公司制定的各項政策規(guī)章。同時我們在網(wǎng)上還要下載工具軟件來配合管理。

個人辦公可以瀏覽和查詢個人工作狀況，提醒處理個人工作事務(wù)、日程安排、待辦事宜和工作日志，還可以管理和查詢工作聯(lián)系通訊錄。待辦事宜可以顯示個人當(dāng)前需辦理的工作和需處理的事務(wù)。

電子郵件系統(tǒng)是現(xiàn)代的書信系統(tǒng)，它實現(xiàn)了內(nèi)部電子郵件與外部郵件服務(wù)器的整合，直接面向Intenet 收發(fā)郵件，在電子郵件系統(tǒng)中可以方便地起草郵件和粘貼附件，地址簿中包含了個人地址簿和單位內(nèi)員工通訊錄方便轉(zhuǎn)發(fā)和群發(fā)。并可將Outlook 郵件導(dǎo)入郵件系統(tǒng)中。通過電子郵件系統(tǒng)實現(xiàn)各類信息在單位各部門及員工之間進(jìn)行快速、高效、安全的傳遞。

財政部門辦公自動化系統(tǒng)還包括財政實時數(shù)據(jù)處理分析系統(tǒng)和財政預(yù)算指標(biāo)管理系統(tǒng)。財政實時數(shù)據(jù)處理分析系統(tǒng)主要通過分析真實的數(shù)據(jù)，為財政人員的工作提供基礎(chǔ)性的數(shù)據(jù)整理工作。主要分為五個部分:信息流轉(zhuǎn)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換系統(tǒng)、靈活制表系統(tǒng)、數(shù)據(jù)查詢、分析系統(tǒng)、系統(tǒng)維護(hù)。信息流轉(zhuǎn)系統(tǒng)是根據(jù)信息傳遞的原理，信息從一處傳遞到另一處的過程。靈活制表系統(tǒng)包括手工制表、取行成表、取列成表、表間取數(shù)成表等功能， 也就是提供一個報表及制表的工具， 適應(yīng)平時財政對數(shù)據(jù)處理的需要。數(shù)據(jù)查詢、分析系統(tǒng)滿足對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理的功能， 可按各種條件對數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢， 可查詢一族表， 也可對某一個表進(jìn)行查詢， 然后形成新的數(shù)據(jù)， 并可對新的數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)測分析、比較分析等; 也可形成各種分析圖形， 如餅圖、直方圖、曲線圖等圖形。

財政預(yù)算指標(biāo)管理系統(tǒng)由以下六部分組成: 指標(biāo)文管理、指標(biāo)查詢、指標(biāo)打印、預(yù)算單位管理、科目編碼管理、指標(biāo)權(quán)限設(shè)置。指標(biāo)文管理包括指標(biāo)文起草、指標(biāo)文審核、指標(biāo)文號的功能， 主要指工作人員起草的指標(biāo)文或指標(biāo)單要象其他文件一樣， 送處長和主管領(lǐng)導(dǎo)審核， 同意則分發(fā)文號， 同時自動記指標(biāo)帳。指標(biāo)查詢是登記的各種事項備查，相當(dāng)于庫存作用。指標(biāo)查詢能促進(jìn)目標(biāo)管理的生成，起到立竿見影的作用。指標(biāo)打印是通過打印機

把各項指標(biāo)打印出來，這樣能對指標(biāo)情況有一個直觀的了解。

預(yù)算單位管理，是對實行財政預(yù)算的相關(guān)單位的管理。科目編碼管理是把具體的科目編碼輸入到電腦里便于查閱和保存。指標(biāo)權(quán)限設(shè)置是在財政管理權(quán)限內(nèi)，分別進(jìn)行策略管理、機動管理等常規(guī)和非常規(guī)管理。

3. 財政部門應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)的功能

3.1促進(jìn)功能。可以促進(jìn)使用者的現(xiàn)代化意識， 增加學(xué)習(xí)電腦的興趣和積極性。通過短時間的電腦知識的培訓(xùn)，財政系統(tǒng)內(nèi)的不少人員已經(jīng)初步掌握了電腦的基礎(chǔ)知識，還有的已經(jīng)成為電腦高手，基本實現(xiàn)了無紙化辦公，電腦成了大家辦公不可缺少的工具。

3.2高效功能。電腦系統(tǒng)，尤其是網(wǎng)絡(luò)的普及，大大加速了文件的流轉(zhuǎn)速度，公文經(jīng)辦人可隨時查看公文的流轉(zhuǎn)情況， 有針對性地進(jìn)行催辦， 明確了責(zé)任， 減輕了勞動強度， 避免了許多重復(fù)勞動。由于這一軟件能夠?qū)哟畏置鞯貏討B(tài)反映公文的流轉(zhuǎn)情況， 從收文登記、呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批、頒發(fā)交辦到各處室、反饋意見、統(tǒng)計收發(fā)文數(shù)量、打印收發(fā)文目錄， 以及發(fā)文過程中的公文起草、會簽、核稿、簽發(fā)、登記編號等所有環(huán)節(jié)的工作， 都是通過電腦進(jìn)行進(jìn)行，因此大大提高了公文的運轉(zhuǎn)速度，實現(xiàn)了高效率的辦公職能。

現(xiàn)在單位辦公效率的高低越來越離不開電腦設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)。辦公自動化在推進(jìn)高效辦公的過程中起到不可磨滅的作用。在財政內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)中也有不可忽視的作用，最終能促進(jìn)整個政府部門快捷、省時先進(jìn)管理方法的不斷完善。

參考文獻(xiàn)：

[1] 施明 劉鏑.辦公自動化在企業(yè)的應(yīng)用 信息管理 2010.5.

[2] 黎玲.實施辦公自動化探析.企業(yè)科技與發(fā)展，2010.12.

（作者單位：集安市財政局）