試論企業(yè)人事檔案管理

【摘 要】 人事檔案管理是檔案管理的重要組成部分，是企業(yè)發(fā)現(xiàn)人才、使用人才、管理人才的重要依據(jù)，在人力資源開發(fā)、人才預(yù)測和人才政策制定等方面具有十分重要的作用。因此，強化人事檔案管理意識、了解人事檔案管理知識，對人事檔案的科學管理與利用至關(guān)重要。

【關(guān)鍵詞】 企業(yè) 人事檔案 管理 作用 加強

1. 企業(yè)人事檔案工作在企業(yè)發(fā)展中的作用

人事檔案是客觀記載和反映了該檔人的個人經(jīng)歷、德、能、勤、績、廉表現(xiàn)以及成長軌跡的文字材料，人事檔案工作是組織人事部門工作中的一個重要部分，做好企業(yè)人事檔案管理，是做好人事工作的基礎(chǔ)和前提，在企業(yè)發(fā)展中具有舉足輕重的作用。

1.1對企業(yè)人才發(fā)展起到促進作用

作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績、廉等方面的綜合反映。對人事檔案重視有助于企業(yè)根據(jù)每個人才的不同特點合理的使用人才，有助于從人事檔案中探索人才成長規(guī)律更好的發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和使用人才。開發(fā)人力資源，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展對人才的廣泛需求，可以及時地為企業(yè)和部門推薦優(yōu)秀人才，使各種人才充分在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮聰明才智。

1.2是培育企業(yè)核心競爭力的重要工具

企業(yè)管理關(guān)鍵要素是人首先要服務(wù)好人，才能做好管理工作。因此，現(xiàn)代人力資源管理必須堅持“以人為本”宗旨，充分調(diào)動員工的積極陛和創(chuàng)造性。加強企業(yè)人事檔案的管理工作，是將靜止的人事檔案變換為動態(tài)的激勵手段，讓員工能夠感受到組織對他的關(guān)注、關(guān)心和承認。企業(yè)人事檔案既能體現(xiàn)企業(yè)的文化特色，又能為企業(yè)管理者和員工共同感受并共同參與。企業(yè)文化的人文性表現(xiàn)在充分尊重人的因素、尊重人格。實行人性化管理，創(chuàng)造條件，滿足人們實現(xiàn)自我價值的愿望；鼓勵人施展才華，取得成就，從而相互激勵、相互幫助、共同發(fā)展。企業(yè)通過科學有效的人事檔案管理，充分調(diào)動人的主觀能動性，發(fā)掘人的智力資源，鼓勵人的創(chuàng)造勞動。變壓抑為激勵，改貶斥為弘揚。成分顯示人文特性。

1.3是人力資源管理的重要手段

社會主義市場經(jīng)濟條件下，各類專業(yè)技術(shù)人才的流動日益頻繁，一份翔實、完整的個人人事檔案，對于新單位領(lǐng)導(dǎo)掌握應(yīng)聘者的基本情況，正確使用新的人才將起到重要的作用。通過查閱個人的人事檔案，就可以掌握其品行、背景、以往的工作實績諸要素，增加企業(yè)對聘員的信任程度和認可程度。既是企業(yè)選用人才和人才日后晉升提拔的重要參證，也是擇業(yè)人員量己之才選擇行業(yè)、部門的“謀士”。雙方的“知己知彼”，能扼制某些企業(yè)和個人盲目選人、擇業(yè)的“自主權(quán)”，更利于“人才與用人單位是市場經(jīng)濟體制下活動的主體”這一社會功能的充分發(fā)揮。

2. 加強人事檔案管理將有效促進企業(yè)健康有序發(fā)展

2.1加強檔案管理．勇于探索創(chuàng)新

人事檔案是在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷及德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的；是個人經(jīng)歷、學歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵出發(fā)等方面的原始記錄；是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。作為人事檔案工作者，要深入挖掘新時期人事檔案工作的內(nèi)涵和特點，要有廣闊的視野和開放的思維，以適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展和變化，勇于探索、不斷創(chuàng)新，去除舊的檔案工作觀念，使人事檔案工作與時俱進。

2.2加強收集工作，完善檔案內(nèi)容

全面完整地收集材料是做好人事檔案管理工作的前提。一是做好鑒定類、考核類、任免類等普遍材料的收集，采取經(jīng)常收集與定期收集相結(jié)合，重點收集與普遍收集相結(jié)合的方法，通過各種形式催索檔案材料，防止缺漏。二是做好職稱評定、年終表彰及干部審查、違紀處分等階段性材料收集，保證全面性、完整性。同時還要重點收集反映干部德、能、勤、績、廉等方面的材料，使人事檔案的使用價值和利用率得到明顯的提高。三是收集能夠反映個人政治素質(zhì)、思想情操、工作作風等方面的材料，特別是能夠體現(xiàn)人才智力、能力、水平、專長、業(yè)績的材料。使檔案內(nèi)容更加全面完整。提高檔案的價值和利用率。

2.3審核檔案真?zhèn)危龊貌牧翔b別

鑒別工作政策性很強，是維護人事檔案真實性和完整性的重要保證，是保證人事檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。因此，人事檔案管理人員應(yīng)堅持原則、本著向組織負責的態(tài)度，對每—份收集上來的材料進行鑒別、精選，確保干部檔案精煉、翔實。要確定鑒別材料是否屬于人事檔案材料的范疇，對于不屬于歸檔范圍的材料視不同情況分別處理。其次要對人事檔案材料的內(nèi)容是否真實進行鑒別，經(jīng)過鑒別后的歸檔材料必須是真實、完整、精練、實用。以確保檔案材料的權(quán)威性。

2.4做好檔案整理，提高檔案質(zhì)量

檔案整理是檔案管理中重要的基礎(chǔ)工作，是一項經(jīng)常性的工作。檔案整理必須嚴格地把好質(zhì)量關(guān)，做到分類準確、加工考究、排列合理有序、裝訂整齊。遵循檔案工作活動規(guī)律，使檔案材料之間內(nèi)容和時間上的聯(lián)系，真實地把能夠反映個人歷史和現(xiàn)實的材料整理出來，確保人事檔案整體質(zhì)量的提高。

3. 企業(yè)人事檔案管理必須注意的事項

3.1要采取得力措施。遏制弄虛作假

領(lǐng)導(dǎo)干部、人事部門檔案管理人員要認真貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)人事檔案管理的方針政策，堅決遏制人事檔案中弄虛作假的現(xiàn)象。切實做到分工明確、責任到人，定期檢查，有錯必糾。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)弄虛作假現(xiàn)象，不僅要追究填寫人的責任。還要追究主管領(lǐng)導(dǎo)的責任。因此，要加強企業(yè)人事檔案法制建設(shè)，強化人事檔案行政執(zhí)法建設(shè)，使人事檔案行政部門勇于執(zhí)法，善于執(zhí)法，真正做到有法必依，違法必究，從源頭上防止人事檔案信息失真情況的發(fā)生。

3.2要增強法規(guī)意識，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

人事檔案工作者要結(jié)合國家人事制度改革和國家各項社會保障制度的完善，積極宣傳檔案管理的各類政策法規(guī)做到有的放矢，增強宣傳效果。各類人才交流中心的人事檔案工作者更要緊跟社會形勢的變化結(jié)合國家新出臺的文件要求，不斷的提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，破除傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟體制下的企業(yè)人事檔案管理觀念，樹立人力資源管理新理念，為適應(yīng)企業(yè)人事檔案工作的發(fā)展而不斷努力。

3.3要健全管理機構(gòu)。規(guī)范檔案制度

在不斷健全檔案管理機構(gòu)的基礎(chǔ)上。要嚴把檔案管理的入口，從政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力等各方面進行嚴格的要求，推行企業(yè)人事檔案管理人員持證上崗制度朋確崗位職責，加強日常管理。通過對檔案管理機構(gòu)的規(guī)范化管理，不斷促進檔案管理的科學化、制度化和規(guī)范化建設(shè)，逐步推行計算機管理，建立各類人才數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。成長軌跡，在企業(yè)發(fā)展中具有舉足輕重的作用。

總之，企業(yè)人事檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時也應(yīng)解放思想、大膽創(chuàng)新以適應(yīng)時代發(fā)展的步伐，適應(yīng)新形勢下的要求，為企業(yè)的發(fā)展做出更大的貢獻。

（作者單位：吉林省煤田地質(zhì)物探公司）