施工企業內部控制—采購環節研究

【摘 要】 材料采購管理是施工管理的重要組成部分，根據統計，材料價格占建筑產品價格的45%-65%。材料采購也是保證工程質量的重要環節。材料采購成本下降不僅體現了企業現金流出的減少，而且直接體現在成本費用的下降、利潤的增加，企業競爭力的增強。本文主要通過材料采購環節內部控制目標、材料采購環節流程、基于材料采購流程圖的風險點識別、規避措施設計三方面的研究實現對采購環節的內部控制目標。

【關鍵詞】 施工企業 內部控制 采購環節 研究

對于一個健康富有生命力的施工企業，無論是國家高速投資基建項目，建筑市場處于任務飽滿供求相對平衡時期，還是國家宏觀調控減少基建項目投資，建筑市場供大于求競爭異常激烈時期。都應保持最初的美好企業愿景、不可侵蝕的企業文化精神、建立健全的科學內部控制，這樣才能在企業發展的漫長道路上走的更遠。

在市場經濟環境下的施工企業面臨著兩個問題：一、如何適應外部環境變化，以在激烈的市場競爭中求得生存，二、如何協調內部資源的有效利用，以使企業擁有的資源高效率運行，在有限的建筑市場中異軍突起，取得競爭優勢。如果競爭環境是外因，內部資源是內因，那么協調內部資源是企業發展的根本原因，外部環境是企業發展的條件，外因通過內因而起作用，可見內部控制在企業管理中的重要性。

健全有效的內部控制無疑也是外部監督的良好基礎，現代審計有三大支柱，即內部控制、會計準則和審計準則。內部控制作為第一大支柱可見其重要性。健全有效的內部控制，外部監督適當評估內部控制運行的有效性，進而適當利用內部控制成果，在實現審計監督的“成本效益”原則下，有效控制外部監督風險。

我國建筑市場無論是建筑行業還是企業自身都面臨著嚴峻的挑戰，主要表現在國家發展方式由投資主導向消費主導的轉型；由中高碳經濟向低碳經濟的轉型。國家經濟發展方式的戰略轉型勢必進一步萎縮依賴國家基建項目投資的高碳建筑市場，“僧多粥少”的建筑市場競爭勢必更加白熱化。另外施工企業利潤率偏低，并持續下降，資金斷鏈風險增加，面臨嚴重的財務風險。主要表現在企業稅費負擔過高，實際中對同一工程總包和分包存在重復營業稅課稅問題；建筑市場競爭激烈，企業為了生存，違心地接受墊資、壓價等苛刻條件承接任務；建設單位拖延工程竣工決算時間，竣工審計工作有失公允，造成施工單位的應收賬款長期掛賬，資金流動性受到嚴重影響；國家和地方如“雨后春筍”般的“保證金”制度，如企業注冊保證金、民工工資保證金、工程投標保證金、履約保證金、工程質量保修金、安全生產保證金、工期保證金、優質工程保證金等等。這些措施雖然對規范建筑市場起到一定的作用，但同時也給施工企業帶來了沉重的資金壓力。艱難的生存環境使得施工企業建立健全內部控制已成當務之急，但是由于體制的諸多原因，施工企業雖然建立了各種內部控制，但仍存在諸多問題。

綜上所述，建立健全內部控制是企業外在競爭環境使然，更是企業發展的內在需求，也是外部監督的客觀需要。

施工企業重要業務環節-采購環節內部控制設計

根據《企業內部控制應用指引》的體系，將企業內部控制的五要素分解為18個內部控制業務單元，本文著重選擇其中的采購業務具體業務環節進行分析研究。具體業務環節的設計遵循以下3個步驟進行，即確定業務環節的控制目標、設計業務環節流程（流程圖）和風險點識別、規避措施設計。

采購環節內部控制

采購環節的業務主要根據技術部門提供的材料用量計劃進行采購，本文多研究的物資采購不僅包括工程材料、結構件、配件、零件、半成品，也包括周轉材料及工程設備的采購與租賃。采購環節主要包括物資部門的市場調研考察供應商形成《合格供方名冊》、根據技術部門提供的資料形成材料采購計劃并審批、實施物資采購（符合招標條件的應實行招標采購）、驗收入庫、付款等。

施工企業用材主要由以下特點：材料品種繁多。由于建筑產品的龐大和多樣性，構成其產品的材料和有助于工程形成的各種輔助材料也是品種繁多，如鋼材、金屬材料、木材、水泥、磚、瓦、沙、石、硅酸鹽制品、建筑小五金等等。材料單體體積龐大，耗用量也大，運輸費用在材料成本中占了較大的比重。周轉材料的特殊性，一個建筑物的生產過程，不但要消耗各種構成實體和有助于工程形成的輔助材料，還要耗用大量的周轉材料，如模板、擋土板、搭設腳手架的鋼管、竹木桿等，也就是通常所說的工具性材料和材料型工具。

材料采購環節內部控制目標：最大限度促進施工企業合理采購以滿足其生產經營需要，并規范采購行為，合理保證企業防范采購風險。

基于材料采購流程圖的風險點識別、規避措施設計：

1.市場調查 項目上場后，物資部門應對項目所在地的物資市場進行廣泛的調查，主要調查各類物資的市場價格、供應渠道、運輸距離和運輸成本，調查主要物資供應方的生產經營情況、供貨保證能力、質量保證能力及售后服務水平等。 根據調查情況，進行成本分析比較，形成市場調查報告，提交項目經理作為決策參考。同時按程序文件的規定對供方進行評價形成主要物資的《合格供方名冊》，并將《合格供方名冊》報上級業務部門。

2. 編制物資采購計劃 依據項目技術部門提供的各單位工程材料需用數量編制項目物資需用計劃。屬顧客提供的物資，根據施工進度需要，及時編制物資申請計劃，經項目經理批準后報出。屬項目自行采購的物資，根據需要，及時編制物資采購計劃，經項目經理批準后組織采購。

3.實施采購 物資采購應在《合格供方名冊》中選擇供應商。通過比質、比價、比服務等綜合比較，從中選定供應商。本著公平、互利的原則與供應商友好洽談，最終達成購銷協議，簽訂購銷合同，建立購銷合作關系。大宗物資采購應實行招標采購制度，不具備招標條件的大宗物資應該實行詢價采購。詢價采購是指由物資業務部門會同計劃、財務、技術等部門人員組成三人或三人以上調查小組共同進行市場調查，通過對產品及多家供應商調查詢價比選后與價格低、產品質量合格、優惠條件多、服務好的一家議定產品價格，然后簽訂采購合同，由采購人員按合同采購。

物資采購除即時結清者外，必須簽訂物資購銷合同。合同條款要全面清楚，內容要謹慎嚴密，必須經過項目經理審批后方可簽訂。

4. 驗收與保管 負責物資采購和驗收的不得是同一人，保證三方驗收即驗收人員、倉庫保管人員、質量及試驗人員。各種進料憑證沒有附帶點驗單據的，財務人員不得進行帳務處理。施工現場應設置與工程規模相適應的料棚、料場，工程任務量大、工點集中的施工現場要設置臨時倉庫。對入庫物資必須及時驗收并填寫《驗收記錄》，驗收內容包括：數量、品種、規格型號、外觀、產品標牌及隨貨的產品合格證和質量證明資料、附件。需要進行試驗的材料，要通知試驗人員按規定取樣進行試驗。物資經過驗收質量合格、數量相符，應及時填寫《物資點驗單》并登記入帳。對質量不合格，數量不符的物資要單獨存放，標識清楚，并及時同供貨單位交涉處理。

5. 審計人員對材料采購的制定與執行情況、合同執行情況進行檢查，材料計劃是否符合工程量，是否按計劃采購、辦理入庫，是否按規定付款。檢查各控制點是否有相應授權簽字。

隨著施工企業從工業化向信息化發展模式的轉變，施工企業物資采購管理引入高效、透明、節約的信息化的集中管理是其發展的必然。隨著信息系統走進施工企業，施工企業的物資管理將取得革命性的突破。

（作者單位：中鐵十三局集團第二工程有限公司）