談如何推動高校檔案工作為各項工作服務

摘 要：高效檔案工作無論是從歷史還是現實的角度來看都是不可缺少的，但是各個高校對檔案工作的重視程度不夠無疑也是不爭的事實。如何推動高校檔案工作為各項工作服務，是檔案工作者為檔案工作爭取合適地位、發揮檔案工作應有作用的前提。要使高校檔案工作緊跟改革與發展的步伐，就必須把握高校檔案工作的特點和規律，深入了解其承擔的工作任務和服務性質。因此，本人擬對檔案管理工作的服務創新問題進行闡述。

關鍵詞：高校檔案 工作服務

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2012）12（c）-0248-01

1 高校檔案工作的特點

1.1 高校檔案工作的社會性

高校是一個出科研成果和人才的機構，高校與社會的廣泛聯系就是歷史使命所決定的。高校招收的學生們都是從社會上得來的，經畢業之后再次走向社會。在日常的教學內容中，高校在培養人才的全過程檔案資料都得到很好的積累，而這些資料主要是反映出學生在學校的文化生活、思想修養、政治素質、學歷以及學業等多個方面的情況。給進入社會提供了很好的參考價值。故而，高校與社會的客觀廣泛聯系就此決定，這也是社會利用檔案資料的趨勢和必然結果。

1.2 高校檔案管理的實用性

高等院校是集教學、科研、科技開發于一體的人才培養基地。各個院校中的各個專業在教育的方式、方法、內容、標準、體制和理念以及在教學管理制度、周期上都是由檔案管理活動的基本規律所決定的。都存在若干方面的共性。因此，這就決定了高等院校檔案管理工作的復雜性、艱巨性。同時，高校的檔案工作與科研工作緊密聯系，密不可分，記錄和反映這些教學活動，所以，它在很大程度上又具有極強的實用性。

1.3 高校檔案管理的系統性

高校檔案是一個獨特的檔案管理系統，它形成的載體數量很大，種類繁多，部門比較龐雜。其中包含了電子檔案、實物檔案、聲像檔案和載體檔案這些傳統的管理方式外，還包含了有網絡形態的檔案管理系統。檔案多元管理以及形成一些列的借閱利用，文件整理和復制傳真等方面的管理活動，就形成了比較復雜的高校系統。

2 高校檔案管理工作的現狀及問題

檔案管理缺乏有效機制。檔案管理工作中缺乏嚴格的約束機制和調控手段，導致檔案工作不實，管理人員敷衍了事。歸檔不全，尤其是重要文件如教學科研、申碩、重大事項活動等等重要文件的缺少，都給以后的檔案管理工作造成嚴重的負面影響。沒有充分發揮高校檔案的作用。

2.1 檔案管理工作服務方式意識不夠

檔案工作在服務方式上客觀存在著被動服務和主動服務兩種并存的方式。所為被動服務，就是通常所說的“等客上門”，被動地為利用者提供服務。所謂主動服務，就是積極主動地為領導決策和社會各方面的利用者著想，積極努力創造各種服務的條件，主動提供多種服務。

2.2 檔案基礎設施建設相對滯后

新時期檔案工作的要求不斷提高，對基礎設施建設提出了新的更高要求。與發展的要求相比，部分高校檔案基礎設施建設投入不足，檔案館必要的配備消防、安保、溫濕度自控、樓宇智能和垂直運輸系統等現代化設施不足，確保不了館藏檔案安全和高效運行。適應檔案現代化管理需要的技術設備配置不到位。

2.3 大力加強檔案工作隊伍建設提高管理水平

雖然高校配備具備條件的檔案機構負責人，落實專職檔案工作人員的編制，保證他們在職稱、職級和工資福利上享受學校教學、科研和管理人員同等待遇及有關保健津貼，加強對專兼職檔案工作人員的思想教育和業務培訓，不斷提高檔案工作人員的專業素質和工作水平。但隨著基層管理人員多為兼職，且頻繁更換，造成檔案管理工作人員隊伍不穩定，素質參差不齊，為規范檔案管理工作增添了難度。

2.4 管理方式落后，信息化管理手段運用很少

高校的檔案管理仍采用傳統的手工管理方式，缺少標準化、信息化。這種方式已經越來越難以適應社會的發展，難以適應信息化的要求。高校檔案工作存在的這些問題，其原因是多方面的，但筆者以為最主要的原因有二。一是高校檔案信息化建設的宣傳力度不夠；二是檔案建設投入不足，檔案信息化建設軟硬件基礎設施缺少，致使檔案建設中許多應該解決的問題，得不到及時解決，檔案建設跟不上學校發展的步伐。

3 高校檔案工作建設的建議及對策

3.1 進一步建立健全檔案工作機制體制

深入開展檔案法制宣傳教育，不斷提高全員檔案意識，營造依法治檔的工作環境，明確高校檔案工作由校長領導的高校檔案工作機制，建立健全與學校辦學目標和發展規模相匹配的檔案工作機構，提升檔案工作的領導力、協調力。

3.2 大力加強檔案工作隊伍建設

重視檔案部門的干部隊伍建設，落實專職檔案工作人員的編制，保證他們在職稱、職級和工資福利上享受學校教學、科研和管理人員同等待遇及有關保健津貼，配齊配強學校檔案（館）的領導班子，加大檔案系統干部任用和交流力度，增強檔案干部隊伍活力。設置檔案管理崗位，明確專（兼）職檔案人員。

3.3 健全和完善檔案工作規章制度

根據“27號令”的有關規定，在制度建設上繼續完善、創新，對歸檔門類、歸檔范圍、保管期限進行全面的梳理，從實際出發積極探索學生類檔案管理的新模式，一是建立有效的監管機制；二是采取切實可行的措施；三是進一步加強對重要檔案建檔工作的指導監督，及時做好新區基本建設檔案的監管和接收進館（室）工作。

3.4 在管理利用上，強化服務功能

檔案管理的目的在于利用，在于為教學中心工作搞好服務。所以，要從封閉式管理向開放式管理轉變，積極開發利用檔案信息資源，實現內部信息資源共享，變被動服務為主動服務。最近幾年，正逢高校快速發展時期，基本建設也在不斷加速，諸多項目工作都涉及到檔案作為查找依據。學校基本建設、教學評估、審報碩士授予權等等的檔案管理利用工作也大有作為。鑒于此情況，我們應掌握規律，跟蹤服務，全方位、多層次、多角度地提供檔案服務，更進一步為學校建設發展奠定基礎。

3.5 扎實有效地推進檔案信息化建設

結合高校信息化建設，充分利用并掌握先進技術手段，建立規范科學的檔案工作現代化管理模式，積極開展電子文件歸檔管理工作，探索數字化檔案信息的規范標準、安全保障和有效利用，加快文檔一體化進程。

總之，檔案工作是高校基礎管理工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔等工作的同時，要更好的利用多媒體、辦公自動化輔助檔案管理，使管理方法科學化、管理機構高效化、檔案工作標準化，不斷增強檔案館（室）的綜合服務功能，讓檔案信息資源更好地為教育教學服務。

參考文獻

[1]馬玉玲，張曉霞.談談對高校檔案工作的創新[J].檔案學通訊，2003.

[2]周楓，辛梅菊.做好學校檔案管理工作初探[J].山東檔案，2005.