淺談學校人事檔案管理

　　摘 要： 人事檔案記錄著一個人的成長足跡和歷史。它曾在招工、招生、部隊征兵、吸收黨員，以及干部提拔、調動、出國等工作中發揮重要作用，體現了較高的使用價值。隨著人事制度的改革，人才流動日益頻繁，高校人事檔案管理也應與時俱進。
　　關鍵詞： 高校人事檔案 高校人事管理 新模式
　　
　　人事檔案是人事管理實踐活動的產物，是客觀事物的原始記錄，其內容主要是記述和反映個人的自然情況、社會經歷、思想品德、業務能力和工作學習狀況等材料，并以此來服務于組織人事工作。隨著高校的經濟地位和社會地位的提高，各類人才集聚高校，因此人事檔案管理的側重點和歸檔內容順序需作相應的調整。
　　1.高校人事檔案管理存在的問題
　　（1）材料利用分散。組織人事部門只掌握個人履歷、政治面貌、學歷、職稱評定、工資等方面的材料，而教師的教學科研情況材料則比較分散，一部分由各個系室收集，一部分由教學科研處掌握，要了解一個教師的綜合情況，就必須到幾個部門去了解、去統計。這種分散管理破壞了人事檔案內容的完整統一，使之不能全方位地反映教職工的真實面貌。
　　（2）材料內容過于形式化，空洞無物。比如每年一次的鑒定考核內容基本都是相同的，評語都基本上是“堅持四項基本原則、擁護黨的領導”，“努力鉆研業務”，“科研能力較強”之類的話語，很難反映一個人的特點和全貌，體現不出個性特色。
　　（3）部分材料不規范、不完整。應該歸檔的材料檔案里沒有，不應該歸檔的材料卻出現在檔案里，還有的歸檔材料書寫不規范，形式不統一，有的材料還是復印件，歸檔紙張大小不一，有的考核材料沒有本人簽名，部分檔案材料中有些人的出生年月，加入黨團的時間、學歷，以及參加工作時間等前后記載不一致，出現年齡越填越小，工作時間越填越早，學歷越填越高等現象，使檔案材料的真實性大大降低。
　　（4）制度不健全，管理方法落后。從收集、鑒別、歸檔整理、保管保密到轉遞、查（借）閱利用等人事檔案管理的各個環節缺乏一整套系統的規章制度。檔案材料的鑒別、編排、裝訂、查閱檢索等一系列環節均為手工操作，工作效率低下，準確性較差，利用率較低，與科學化、現代化的要求差距甚大，計算機、光盤、掃描儀、縮微設備等現代信息技術手段尚未在學院人事檔案管理中廣泛應用，難以適應現代社會發展的需要。
　　（5）缺乏深入精神。長期以來，檔案室只求看好大門、守好小攤，檔案不丟便可萬事大吉，在思想上形成看家守業的“保管型”思維方式，開拓創新意識欠缺，思路比較狹窄，視野不開闊，仍處于“被動服務”的局面。干部人事檔案日常的大量的傳統的利用工作是接待利用者的查閱，辦理檔案借出手續，為個人因辦理入黨、升學、深造、提干等事宜出具有關證明材料，而很少對檔案材料進行進一步的分析研究、再加工或開發匯編，將檔案信息轉化成可被利用的檔案信息。
　　2.高校人事管理的特點
　　（1）人事檔案來源的廣泛性和內容的復雜性。人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內部人事機構行使，該機構人事檔案來源單一，僅限于本機構人員，內容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機構其來源要廣泛得多，可以來自該社區范圍內各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復雜，其檔案內容也非常豐富多樣。
　　（2）利用者對人事檔案需求的多樣性。市場經濟的發展離不開人才，無論是外資、合資、國有企業招聘新的管理人才、技術人才，選拔合格或優秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務員，以及大中專畢業生社會就業，都不會忽略人事檔案的利用。由于利用者類型、利用用途的多樣性，他們對人事檔案內容、載體、傳遞方式等方面的需求存在多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關的人事檔案，經常會被組織和個人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現出多種多樣的需求。
　　（3）人事檔案管理方式和服務方式的開放性。市場經濟的建立，降低了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時，信息技術和因特網的飛速發展，改變了人事檔案管理和服務方式。可以采用現代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內容的人事檔案上網，采用網絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變為開放式的交流模式。
　　3.高校人事管理新模式的探索
　　（1）抓好隊伍建設，提高人員素質。人事檔案管理工作是一項專業性、技術性、政策性極強的工作，既涉及國家，又涉及個人的切身利益，對檔案管理人員在政治素質、專業文化知識、科學技術知識方面提出了很高的要求。在選配檔案管理工作人員時，首先要注重選拔具有高度的責任心、強烈的事業心、愛崗敬業和默默無聞、無私奉獻精神、黨性好、作風正、守紀律、保守機密、具有一定工作能力和文字水平，且熟悉計算機操作技術的黨員干部從事檔案工作。其次要經常進行業務培訓，使其掌握科學的管理方法和手段，探索人事檔案管理的規律性和科學性。最后，各級領導要關心檔案管理人員的思想、學習和工作，努力解決他們工作生活中的實際困難，充分調動各部門及兼職檔案員的工作熱情和積極性，使人事檔案管理邁上一個新的臺階。
　　（2）健全工作制度，加強科學管理。建立健全各項干部人事檔案管理制度是做好工作的前提和保證，干部人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的規章制度來制約，就會無章可循、無所適從。因此，應結合人事檔案管理工作的實際和社會現實需要，進一步完善各項檔案管理制度，并堅持執行，使其真正落到實處。尤其要建立應用計算機管理人事檔案的各項制度，特別是對檔案材料收集歸檔、轉遞、查閱、保管制度要進一步嚴格要求，阻止虛假材料進檔，避免出現無頭檔案及死檔棄檔，完善人事檔案整理工作細則，使檔案的整理更加科學全面完整，為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。同時，強化安全保密管理，杜絕泄密、失密、竊密現象，使檔案工作逐步達到規范化、標準化、制度化和科學化，為高校干部人才隊伍建設提供更好的服務。
　　（3）檔案客觀真實，突出個性特色。學校人事檔案工作除具有一般檔案工作的共同屬性和特點外，還具有自身的個性特點和特殊性。一是管理范圍較廣，形成檔案材料的部門較多；二是建檔對象文化層次較高；三是檔案的利用率較高。為確保檔案材料及時更新和完整齊全，首先，應補充新時期形成的材料，例如將人事調動、養老保險、醫療保險、失業保險、公積金等與個人利益密切相關的材料納入個人檔案之中。其次，應以收集客觀材料為主，如教師教學、科研、學術研究和反映教師思想品德、敬業精神、業務水平、技術專長、工作能力、成就貢獻等方面的評價材料，即能真正反映個性特征的內容材料。人事檔案收集的渠道不應是單一的，而是多方面的；不僅要通過組織、人事部門收集干部管理活動中形成的資料，還要通過學校機關各相應管理部門收集當事人的教學情況、科研成果及其他業務方面的材料。通過這樣的拓寬渠道來收集材料，才能全方位地立體地反映職工的整體面貌。
　　（4）人事檔案的科學化、信息化和網絡化。人事檔案管理要把人才檔案信息化，把人事檔案中的現實記錄轉化為“活”信息，建立一個豐富強大的數據庫，利用計算機技術對人才隊伍進行統計和定量分析，為組織人事部門提供人才信息，為領導決策提供依據。人事檔案信息化管理系統最主要的部分是人事信息數據庫，它主要包括人員的基本情況、人員的職務和職稱情況、人員學習培訓情況、表現情況及其他情況。它集中了組織、人事部門管理工作所需要的全部基礎數據，不僅能夠重復使用，提高數據的利用率，而且能夠消除重復的數據收集存儲，減少數據的冗余，是一個結構比較合理，功能比較完善，可以共享的人才信息資源，可以隨時為學校各部門的業務管理提供多功能、深層次的信息服務。同時，檔案管理人員還可以針對本校人事檔案管理的實際利用情況，以現實需要為前提，對一些重要、利用頻率高的檔案原件逐步實現數字化，例如學歷、學位證書，近期的干部履歷，干部職務任免、職稱審批表，各種資格證書，等等。
　　完整、真實的人事檔案才能全面、準確地反映人的德、能、勤、績，才能更好地為組織人事及學校各項工作服務。因此，學校人事檔案工作必須積極探索、大膽實踐，不斷創新，把工作推上新的臺階。
　　
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