高等院校二級學院實現(xiàn)教務管理高效化的探討

　　摘 要： 高等教育近年來飛速發(fā)展，各高校紛紛建立校院兩級教務管理體系。作者結合教務管理工作實際，探索使高校兩級教務管理科學高效的對策，從工作環(huán)境改善、自身綜合能力提高、充分利用橋梁紐帶作用三方面展開論述，以提高工作效率，充分發(fā)揮管理效能，更好地為二級學院教育事業(yè)良性發(fā)展提供服務。
　　關鍵詞： 高等院校二級學院 教務管理工作 教學秘書 高效化工作
　　近年來，隨著高等教育步入大眾化教育，高等院校辦公規(guī)模日益擴大，學生人數(shù)不斷增加，專業(yè)方向更趨細化，此現(xiàn)狀直接導致教務管理范疇迅速擴大，一線從業(yè)的教務管理人員的業(yè)務水平、管理能力面臨嚴峻挑戰(zhàn)。為適應新變化，保證工作質量，教務管理日常工作中計算機信息化、網絡化概念日益加深，傳統(tǒng)的手工操作模式逐漸向計算機系統(tǒng)化管理模式轉型，學生自主選課、成績審核、等級考試報名等均已依托專業(yè)的現(xiàn)代教務管理系統(tǒng)進行操作［１］。同時，在師資方面，各高校為提高競爭能力，適應辦學規(guī)模，不斷有人才加盟，因此，人的管理及人際關系處理也是擺在教務管理者面前的一項重要難題。教務管理復雜化程度加深，已然使教務管理工作演變?yōu)橐豁椵^為復雜的系統(tǒng)工程，因此對于如何提高教務管理工作的效率，國內眾多教育界人士積極開展研究，以期尋求合理有效的方法，滿足教育發(fā)展的需要。我從事多年的教務管理工作，現(xiàn)就教務管理高效化問題作如下探討。
　　一改善“軟硬件”環(huán)境是實現(xiàn)高效管理的基礎
　　1.努力爭取改善“硬件”環(huán)境。
　　教務管理人員統(tǒng)稱教學秘書，教學秘書要從繁雜的教學事務中擺脫出來，提高工作效率，硬件上要有一定的支持。教務管理工作需配備一套完整的工作設備，包括電腦、打印機、掃描儀、復印機等，同時要確保設備運行效率達到日常管理時效性要求。在人員配備方面，高校輔導員按教育部統(tǒng)一師生比配備標準執(zhí)行，而教學秘書目前尚只能根據各高校自身辦學規(guī)模按職員編制定崗定編，一般規(guī)模的二級學院常規(guī)配備僅2—3人，面對的卻是幾千學生，顯然工作強度偏大。因此，在崗位受限、教務管理工作日趨復雜的情勢下，二級學院教務辦公室下可設非正規(guī)編制的教務助理一職，該職位由勤工儉學的學生來擔任，可利用課余時間協(xié)助教學秘書處理一些文字錄入、文件復印、通知發(fā)放、檔案整理等日常事務性工作，教學秘書負責總攬全局，統(tǒng)籌兼顧。硬件到位，人員分工合作，各司其職，工作效率必然提高。
　　2.提高人際關系處理能力，積極改善“軟件”環(huán)境。
　　教務管理特殊的工作性質決定了教學秘書處在學校、學院、教師、學生和同行的交匯點位置，這是各種教學矛盾最為集中的地方，因此承擔著協(xié)調各種教學管理關系的重任，教學秘書人際關系處理能力得到了考驗。［2］教學秘書上傳下達文件精神時，要以“以人為本”理念為指導，體現(xiàn)人文關懷。例如：在期末考試期間，提前通過短信平臺給每位教師對監(jiān)考事宜作溫馨提示，以便監(jiān)考教師提前安排工作生活，防止臨場時手忙腳亂，從而有效避免教學事故的發(fā)生。細微之處顯真情，人性化的管理模式，使彼此都得到尊重，能于無形中密切管理者與教師的關系。人際關系和諧，日常的教學管理工作便會積極配合，工作效率自然也就提高。
　　二、提高自身綜合能力是實現(xiàn)高效管理的關鍵
　　1.加強時間科學管理能力。
　　教學秘書必須合理安排時間，科學管理時間。首先，面對日常繁雜的事務型工作，教學秘書要勤于記筆記，把待處理事務進行分類排列，分清輕重緩急，列出每天的工作計劃；其次，科學合理安排好每天的工作時間段，把最重要最緊急的事情放在少受師生干擾的時間段內完成，從而既保證質量，同時又提高效率；最后，利用空閑時間來處理一些偶發(fā)性事件。時間合理安排，處理事務有條不紊，得心應手，工作熱情就會得到最大限度的釋放，真正意義上實實現(xiàn)快樂工作的理念。
　　2.改進溝通方式，提高語言表達能力。
　　教學秘書可通過恰當?shù)恼Z言表達方式提高工作效率。教務管理工作無小事，不論大小，都要細心、耐心、盡心地處理［3］，在處理正常教學事務的同時，教學秘書每天還要解答師生大大小小的問題，甚至是重復回答同一個問題。這是一件很磨人的事情，首先得保持足夠的耐心，其次要掌握回答問題的技巧，因此充分熟悉管理規(guī)章，結合多年累積的管理經驗，加上有效的表達方式，恰當?shù)臏贤记桑哂袡C結合，簡潔精練，解決問題可直指要點，讓存有疑問者消除疑慮，滿意而歸，一定程度上也將大大提高工作效率。
　　3.增強寫作及計算機操控能力。
　　教學秘書強化寫作與計算機應用能力對提高工作效率非常有效。日常事務處理中，教學秘書經常需要寫一些教學通知、匯總材料報告、申請等，具備良好的寫作能力有利于提高工作效率。另外也需掌握先進的教學管理軟件技術，如數(shù)據庫系統(tǒng)、教務管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)等，在為師生提供快捷優(yōu)質服務的同時也減輕自身的工作強度，事半功倍，工作效率會大大提高。
　　三、切實有效利用好橋梁紐帶是實現(xiàn)高效管理的必要手段
　　1.實行班級簽到制度，利用學委，及時傳遞信息，通知精神落實到位。
　　教務管理辦公室要求班級學習委員日日簽到，互通信息，并不定期地對學委進行業(yè)務知識的培訓，建立有效的教務管理員與學生的溝通機制，從而使一些重要的、緊急的通知及時落實到位，并能得到很好的執(zhí)行；同時，利用經常接觸學生的機會，及時掌握教學一線的信息，了解學生的思想動態(tài)，掌握學生的教學需求，當教學矛盾顯現(xiàn)時，充當教師與學生之間的潤滑劑，消除矛盾，起到維持正常的教學秩序的作用。
　　2.建立各研究所所長或學系主任聯(lián)絡機制，加強教師間的溝通協(xié)調。
　　教務管理工作，重要內容之一就是規(guī)范有序的落實各項教學事務，面向對象就是一線教師，大至教學計劃修訂、任務落實、考試管理等，小至教師的調停課管理。因此，在此過程中，研究所所長或學系主任往往是與教學秘書聯(lián)系最為緊密的，我們稱之為親密的合作伙伴，只有通過與之的深入交流與聯(lián)系，才能將一系列的教學安排與要求落實到位，形成有效的二級管理機制，從而保證各項工作的正常運轉，管理效能將大大提升。
　　3.利用輔導員，及時做好學生教學工作。
　　學生是學習的主體，近年來，隨著高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，與學生相關的群體性、個體性事件不斷升級，層出不窮，各高校設立輔導員崗位是專門面向學生，專職為學生服務的。在服務學生的工作中，同為服務者的教學秘書，必須與輔導員保持良好的工作關系，及時了解學生的學習動態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題，充分交流互換意見，求同存異，找出正確解決問題的方法，最大限度地幫助、挽救學生。另外，教學秘書通過對學生的教育，使自我價值得到充分的實現(xiàn)，熱愛教育事業(yè)，把本職工作作為自己的一項事業(yè)來做，會極大地調動工作積極性，工作效率也會有所提高。
　　四、結語
　　總之，教務管理工作是一項較為復雜的系統(tǒng)工程，也是一門較為深奧的學問，沒有最好，只有更好，在日常工作中，教學秘書必須不斷地磨煉自己，提升自己，通過不斷地總結反思，尋求最適合自己最為有效的管理方法。教學秘書同樣也面臨很多機遇和挑戰(zhàn)，只有提高綜合素質，更新管理理念，與時俱進，才能更好地完成各項工作，在同行、教師、學生中贏得較好的口碑。
　　參考文獻：
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　　基金項目：本文系嘉興學院機電工程學院2011年度教改項目（項目編號：JD2011A04）的研究成