高校干部檔案分散管理的利與弊

　　摘 要： 在高校中，管好干部檔案，一方面是對人的尊重，另一方面是為高校發展服務，即為了更好地實現“知人善任”。圍繞這一思路，結合干部檔案管理的具體實踐，本文分析了高校干部檔案由組織人事部門管理的利與弊，以及干部檔案管理的發展趨勢。
　　關鍵詞： 高校干部檔案 分散管理 優化管理模式
　　高校干部檔案是高校人事檔案的一部分。高校人事檔案包括教職工檔案、學生檔案。教職工檔案從內容來看，由工人檔案和干部檔案組成，其中又分為在職在編的教職工、離退休教職工。高校中工人檔案較少，并且雖然內容不同，但管理方法與干部檔案一致。為了與其他文獻統一，以下統稱為“干部檔案”。絕大多數高校在人員構成上，除了在編的教職工，還有合同制職員。就目前通用的做法來看，高校合同制職員的檔案交由當地人才市場托管，所以本文主要探討干部檔案由高校自身管理的情況。
　　一、高校干部檔案管理的現狀
　　目前大部分高校干部檔案管理采取以紙質檔案為主，電子檔案為輔的管理方式。少數高校由檔案部門統一管理，大多數高校由組織人事部門管理。理論上講，文檔一體化發展程度高、電子信息管理系統較完善的高校，傾向于由檔案部門/信息中心統一管理干部檔案。但實際上，由于電子檔案本身的發展不夠完備和政策法規等因素的限制，大多數高校干部檔案仍是以組織人事部門負責管理。
　　另外，高校組織人事部門的檔案管理人員一般為兼職。有的高校組織人事分家，分為組織部和人事處，分別管理擔任職務的干部檔案和一般教職工檔案。相對于由將干部檔案納入檔案部門統一管理的情況，將這種由非檔案部門管理的情況稱為分散管理。
　　二、干部檔案分散管理的有利之處
　　1.政策支持。根據1991年4月中共中央組織部、國家檔案局聯合頒布的《干部檔案工作條例》規定，干部檔案工作，在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協調下，由干部主管部門領導與指導，實現分級管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監督、指導。所以由組織人事部門管理干部檔案，是有政策支持，符合相關規定的。
　　2.干部檔案由組織人事部門管理，是遵從干部檔案產生、形成的客觀規律的，也是組織人事部門職能的體現。從目前的干部檔案收集范圍來看，大部分材料產生于組織人事部門，并且涵蓋了這些部門的重要工作內容，如履歷表、簡歷表、登記表、工作鑒定、考核、考績、任免、招聘、錄用、招工、評聘、晉升、套改專業技術職務（職稱）和評定工人崗位技術等級的材料，辦理工資、退休的資料等。
　　3.組織人事部門兼職人事檔案管理的人員一般政治素質好，業務水平高，能夠提高檔案質量。由于大部分人事檔案管理人員為兼職，一方面，要承擔組織人事部門的業務工作，所以對幾乎對全校每一個教職工情況都了如指掌，如學歷變化、職稱晉升、結婚生育、出國出境等情況。另一方面，這些工作人員在進行檔案收集、整理和歸檔時，能夠清楚地知道每份檔案所應添加的是哪些材料，又有哪些材料沒有收集到位，而積極加以催要。因為人事檔案材料的形成不僅僅局限于組織人事部門，凡是與人事管理活動有關的部門都有可能產生人事檔案材料。人事工作人員基于對自身業務的熟悉，能夠摸清教職工人事檔案材料的來源，做到“有的放矢”。
　　4.通過組織人事部門管理教職工檔案，管理人員能夠在管理實務中發展自身業務水平和增強檔案理論研究能力，找到更適合于干部檔案管理的新方法。比如基于人事檔案產生的基本規律，人事檔案需要每年進行歸檔，所以排架方式對于提高檔案歸檔效率也是至關重要的。有的高校通過實踐，摸索出一套適合高校干部檔案的排架方式。如按職稱—教學院系—姓名排序，或者按教學院系—職稱—姓名排列。干部檔案中比較重要的部分，反映教職工工作能力、成就貢獻、工作實績的材料，都和其職稱、專業息息相關，直接將這兩個部分作為重點和中心，再進行其他的檔案歸檔，不但有利于提高歸檔效率，而且有利于高校在評估、申報課題等工作上的資料收集。并且由于組織人事部門管理人員對教職工的情況比較熟悉，在檔案整理上架的過程中，能夠極大提高效率，達到事半功倍的效果。
　　5.體現了對干部檔案的重視。國家檔案局2006年頒布的8號令中，人事檔案的保管期限為永久或30年，體現了對個人檔案、對民生的重視。要堅持“以人為本”的思想，修改各立檔單位的文件歸檔范圍和保管期限表，確保把涉及普通人、關系廣大人民群眾切身利益的文件材料列入歸檔范圍，并延長其保管期限。組織人事部門的管理人員對于這一點應該有更深切的體會。相對于教職工檔案放到綜合檔案室管理的情況，由組織人事部門管理教職工檔案，檔案材料能更為集中，能夠管理得更加細致。
　　6.有利于及時提供干部檔案信息的利用。在目前以紙質檔案為主的管理方式下，檔案的存放地點，管理人員的檢索速度，都對檔案利用產生著影響。不少高校專門在組織人事部門的辦公室內搭建了檔案室。當有查閱需要時，可以即時辦理相關手續，隨取隨看，節省利用過程中的人力、時間消耗。從干部檔案利用的主體來看，當想要了解干部個人信息時，首先也是到組織人事部門，即長期以來形成的社會認識和行為模式，在當前決定了利用干部檔案信息的場所在組織人事部門。
　　三、干部檔案分散管理的弊端
　　1.一定程度上不利于高校檔案相互補充和增值，干部檔案本身也深度不夠。如教職工參加的科研項目，更為完備的資料歸入科研檔案，干部檔案里的資料較少。如果納入檔案部門管理，其材料收集的某些缺口和難點，可以更為直接和方便地從黨群、行政、教學、科研等大類檔案中查找有關資料，只要經過簡易加工，就可以歸入干部檔案，檔案部門在進行編研時，也可以使編研成果在廣度和深度上得到強化。
　　2.不利于干部檔案信息化發展。由于電子檔案管理部際聯席會議制度的確立，明確了相關的牽頭部門和如何開展規劃、組織、協調工作。文檔一體化和電子化，是檔案信息管理符合社會發展的趨勢。檔案歸檔、檢索，利用不再受地域和保管地點的限制。由組織人事部門管理干部檔案，在檔案電子化過程中，勢必還需要給其配備與檔案相關的技術、設備，甚至人員。與其給組織人事部門配備這些資源，不如提交給檔案部門統一管理，以免造成重復和浪費。
　　四、對優化教職工檔案管理的思考
　　就目前干部檔案以紙質檔案為主要載體的情況而言，干部檔案由組織人事部門管理是合理的。但由于文檔一體化和新媒體（web2.0）等的發展，越來越多的個人檔案信息以電子化的方式呈現。如教職員工用微博發布與工作相關的信息，這些信息是否應該作為其人事檔案的內容進行歸檔，怎樣歸檔，是急需解答的問題。從電子檔案的發展趨勢和從電子文件管理的相關政策法規來看，干部檔案納入綜合檔案管理已成為大致的趨勢。
　　將干部檔案歸口檔案管理部門管理，是有相當難度的工作。一方面既要將干部檔案納入到檔案工作制度中去，而另一方面又要將人事檔案制度的特點體現出來。例如，人事檔案中的查閱制度、轉遞制度、保管保密制度，與高校十大類檔案有明顯區別。這只能是一個循序漸進的過程。因此成立檔案管理部門和組織人事部門間的工作網絡對人事檔案管理模式的優化至關重要，建立相應的檔案信息交流制度，使得兩者間能夠互通有無，暢通無阻，才能及時處理可能出現的矛盾，解決紛繁復雜的問題。
　　參考文獻：
　　［1］陳蓉輝.高校人事檔案納入綜合管理的優越性和可行性.學校檔案，2000，（1）.
　　［2］王彩云.高校干部人事檔案管理對策.內蒙古農業大學學報，2002，（2