信息環境下檔案行業的發展研究

黃彩文

（大埔縣職業技能鑒定指導中心，廣東 大埔 514299）

1 信息環境使得新型載體檔案管理難度增大

現如今溝通不再依賴人與人面對面交流，而依靠網絡在現實生活中的便捷性來實現。與此同時檔案管理方式也隨之現代化多樣化，感光材料(照片、縮微膠片、幻燈片、電影膠片等)、磁性材料(磁帶，如錄音帶、錄像帶、計算機磁帶、儀器磁帶，磁盤、磁鼓、磁卡等)、光盤材料等新型載體檔案各式各樣的檔案載體給現實帶來了真實性生動性等優勢的同時也增大了管理的復雜程度和繁瑣度。

從下面一些方面來分析，第一，新型檔案還原性較差，即材料一般經過二次甚至三次處理，對真實性在還原必定產生影響。它往往依賴復雜的機械，錄像機、相機、電腦等，經過這些設備處理過的材料質地、顏色等常常不容易被查看者明了，由于檔案保管人員自身對數據在真實性理解偏差，以及一些個人愛好等導致出現PS，裁剪等，更使真實度難以還原。

第二，數據安全性。新的載體在數據傳播方面具有的快速、全面、傳播方式多樣化、傳播密度大，所以導致泄露比較容易，而且泄露后往往造成大范圍信息流失，一夜之間可以在全國各處傳播，因此數據的保密工作刻不容緩。檔案管理人員需要明了哪些安全性要求高，哪些需要公開，以及用何種方式保護這些材料，要求其態度嚴謹，這通常需要全體人員互相監督管理，提倡分類加密。

第三，管理的整合性整體性差是現今檔案管理問題突出的問題。檔案管理在我國屬于新概念，大多數人對其了解不深，行業缺乏擁有約束力的規章，各種公司對于管理手段管理方法在要求不一而足，有深有淺，有嚴有寬，管理機制不夠健全，行業標準還有待進一步和細化，這些都決定著檔案管理事業發展在未來。

2 信息環境對檔案行業人才素質要求更高

怎樣成為一個高標準高水平在檔案管理人才，首先需要提高業務執行能力，失誤率低，責任心強的工作人員才能保證檔案管理事業的有序進行，此外，檔案管理人員在綜合素質需要提高，他需要明白自身所保護的材料具有怎樣的歷史意義，人文意義，以及如何創新檔案管理方式方法，不局限自己。

現今是信息時代大展頭角之時，紙質材料由于其儲存性差，易老化等漸漸由檔案管理的主要形態退居二線，紙質檔案漸漸發展為以計算機網絡為核心的電子數據檔案。各部門人員的傳播交流形式也因此發生變化，人與人的交流變為網絡與網絡在交流，所以人才的能力要求也相應變化，除了具有紙質檔案管理的能力，還要提升計算機等數據處理的綜合能力，這是時代發展所決定的。

3 信息環境下檔案行業面臨的發展機遇

凡事有一利亦有一弊，我們應該在積極應對檔案管理網絡化帶來在新型挑戰在同時發現其中在有利點。它有一下幾個優點需要注意：

3.1 促進了檔案資源的傳播與利用

計算機網絡對信息在傳播具有傳播速度快、傳播范圍廣、傳播效率高、傳播時間自由等特點，由此可以推廣多種媒體互相支持的傳播模式，甚至實現檔案管理數字化，避免以前檔案老化速度快，傳播不及時，保存程度低下等困難發生。

3.2 提高了檔案行業信息技術含量

相對于信息化管理，從前在紙質檔案管理依賴于人工，管理技術性較低，管理方式簡單，信息傳播手段興起后，材料的管理流通漸漸成為科技化技術性程度極高的行業，其特點為高度的數字化、信息化、智能化、自動化、以及完整化，它不僅是信息的簡單傳遞更要注重對信息的采集，整理，建立系統化、民族化的信息數據庫，真正讓檔案管理得到大眾人士的認可與尊敬。

3.3 檔案服務進一步融入公眾

從前對檔案資料的收集整理其目的是為了滿足國家政策需要，所以它的工作手段工作對象都是針對國家需要來說的。而近幾年來我國公民在民主化意識在不斷增強，人民迫切地需要實現對國家資料管理工作進行了解，真正體會到當家作主，通過這些檔案的學習了解認識到自己所生長的環境。所以說檔案管理工作漸漸有了面向公眾的要求。

網絡的普及化使得網絡信息資源傳播量巨大，各種網絡服務面向大眾的日常生活所需所想。檔案管理也吸取這些有利條件及理念優點，行業工作漸漸有了透明化、公開化在傾向，這主要是指公眾可以通過適當的方式方法提取了解自己所需的相關材料，各不同的需求群體也受到不同的服務方式和內容。

4 信息環境下檔案行業的發展對策

信息化管理對檔案管理工作人員來說有著不可忽視的挑戰性，主要說來如：人員工作水平的要求相應增加，技術水平和科技水平要求較高；對社會意識的需求，檔案工作者不再僅對政府負責，也要對公眾負責；對檔案管理體系的總體安全進行規劃，提高安全意識，將安全與公開相結合，加強安全性保障體系。

4.1 增強檔案行業及社會的檔案意識

社會檔案意識是指社會各界及公民對檔案和檔案工作的總體認識。社會檔案意識的強弱以及正確與否，決定著人們是否重視檔案、是否自覺利用檔案。檔案行業及社會的檔案意識是催生檔案利用的內在動力，是檔案行業不斷發展的重要推動力量。

4.2 提高檔案行業人才的信息素養與信息技術水平

信息環境下檔案工作向資源數字化、管理自動化方向發展，要求檔案工作人員具備更高的信息素養與信息技術水平。如果檔案管理者停留在傳統的專業知識與觀念上，不能運用現代高新技術工具，缺乏信息開發應用能力和敏銳的信息意識，就會大大制約檔案工作的創新與發展。

4.3 加強公眾檔案信息資源體系和信息利用體系建設

檔案工作面向公眾，就要注重加強公眾檔案信息資源體系和信息利用體系建設。第一，做好各種檔案信息資源的收集，包括各種紙質檔案、數字檔案，并且要加快完成紙質檔案的數字化，完備檔案信息資源是建設檔案信息資源體系的基礎。第二，要建設面向公眾的檔案信息資源數據庫。在檔案信息資源數字化的基礎上，對數字化的檔案信息進行深入加工和組合形成檔案信息資源數據庫。第三，建設檔案信息資源管理與服務平臺。該平臺應符合信息環境的特點，基于互聯網和物聯網進行檔案管理，采用互聯網技術連接和管理各類數字檔案資源，利用物聯網技術連接和管理各類非數字檔案資源，同時為不同的終端設備提供資源訪問接口，使用戶不受空間、時間、訪問工具的限制，方便地訪問檔案信息資源。

4.4 建設檔案信息安全保障體系

信息環境給檔案利用帶來了便利性，同時也給維護檔案信息資源的安全性與完整性帶來了挑戰。怎樣有效防止人為地干擾破壞，克服信息技術自身的局限性，確保網絡時代檔案信息資源的安全是檔案工作需要解決的問題。首先，應采用各類信息加密手段保障檔案資源的保密性。根據網絡環境下檔案信息易變性的特點，可以采取公共密鑰、數字簽名、數字水印、電子印章等技術保證檔案信息的真實性與完整性。第二，建立完善的數字檔案備份和安全拷貝制度，使檔案信息系統在遭到人為破壞或自然災難時可以通過備份或拷貝對系統及其數據進行有效地恢復。第三，完善相關法律法規的建設，完善檔案法律保障體系，對危害檔案信息安全的行為進行必要的處罰，同時針對信息環境下新的危害檔案信息安全的行為進行分析、識別，確定相應的處罰條款。

[1]鄧斐蔚.新型載體檔案的原始性與歸檔管理的主體行為[J].中國檔案，2010(4)：60.

[2]郝秀彬.論信息時代的檔案管理工作[J].黑龍江史志，2008(5)：17.