淺議如何開發利用企業檔案信息資源

　　摘要：文章指出了在信息高度發展的形勢下，開發利用檔案信息資源，應從轉變傳統觀念，企業領導重視，建立健全完善的檔案信息工作體系，提高企業檔案管理人員的素質，編發企業檔案利用的反饋信息入手，利用檔案信息的開發利用，為企業的經濟發展服務。
　　關鍵詞：檔案信息；管理；開發；利用；增加企業效益
　　當前是信息高度發達的新時代，信息已成為人們從事各類社會實踐活動不可缺少的條件，信息技術廣泛滲透到現代生產和生活中。為適應這一時代發展特征的需要，企業正逐步由勞動密集型、資源高耗型、資金密集型逐步的向知識密集型、技術密集型、信息密集型轉變。在企業各種信息中，檔案信息的開發利用是重要的組成部分，是企業須臾不可高開的選項。各企業要根據各自的經濟實力和工作條件協調發展，需要有針對性、有計劃地培訓一批檔案現代化管理人員，爭取幾年內能夠在深層次上運用現代化設備，強化企業檔案信息開發利用，為企業經濟發展服務。
　　一、轉變傳統觀念，突出檔案部門工作的重要性
　　在信息社會，檔案部門要想立于不敗之地，把“死”檔案變成“活”效益，除了檔案員有很好的業務技術能力和過硬的基本功外，更重要的是要有企業領導關心重視檔案管理，把檔案管理提到日程和一定的位置，不斷提升專業管理人員和技術人員利用檔案資料為企業開展增效工作服務的意識，創造一個上上下下都重視檔案管理的外部環境，企業的檔案管理工作是一定能夠作好的。在這里企業領導者對檔案管理的觀念轉變是關鍵。企業領導者和決策層應以協調發展的觀點來認識檔案在企業改制、資政教化和經濟建設中的重要作用，要深刻認識檔案信息化的內涵和發展規律，提高對信息資源的重新認識，通過引導、宣傳，在全企業創造一個有利于信息開發和有效利用的實踐氛圍。企業檔案管理水平的好與壞和檔案利用的程度和創造的經濟效益與領導的重視密不可分，那種認為檔案信息化就是單純的建網鋪“路D7KTTMzJcFrJSErhysjv/oiFy+D/U8xYKk8CwgopJGI=”，那么檔案信息基礎設施永遠處于工具層面，檔案管理和開發利用不可能深入。只有領導重視，在加強硬件設施大力投入的基礎上，不斷提高檔案管理人員的水平，廣泛開發檔案信息的有效利用才是檔案管理和信息化工作的核心。為此，企業領導者要把檔案信息開發工作放在實現企業跨越發展的戰略地位上，給予足夠的重視與投入，配備學理工的專業人員當檔案員，管理起點要高，同時公司在召開安全生產專題會時、規劃計劃會時，制定企業3-5年發展滾動計劃時、工程技術論證時，技術改造論證時，各類工程驗收時，大宗設備商品開箱驗收時都應該讓檔案管理部門人員參加，發揮他們獻計獻策，當好參謀的積極作用。這樣也便于收集全面系統的檔案技術資料，完整歸檔。企業只有形成一個領導重視檔案管理，積極促進檔案管理在生產經營活動中的參與度，營造一個良好環境，才能促進檔案管理水平的不斷提高，才能促進利用檔案信息資源不斷為企業創造經濟效益。
　　二、建立健全完善的、便于查閱的、能有效利用的檔案信息工作體系
　　第一，必須要做好檔案管理的基礎工作。要建立健全完善的、便于查閱的、能有效利用的檔案信息工作體系，就要做到對信息資源的收集要齊全、完整、準確、細致，立檔歸檔要嚴肅、嚴謹。目前我們在接收檔案資料存檔中，接收的都是紙質版檔案的歸檔，由于對電子版不強調，生產技術部門只提供紙質檔案資料，不提交電子設計圖和施工圖等電子檔案。特別是不提供變更設計圖，而變更設計恰恰是最重要的改動部分，因為在紙質的工程圖紙中，如果工程在施工中出現新情況、新問題需要更改設計，設計院往往不再重新出藍圖，只出A4或者B4、A3等設計變更單，少則單張，多則4-5頁。由于接收時不作為專項內容，就形成了有的檔案里有變更單，有的就沒有。這樣就造成了最新接收的檔案，與現場實際不符的問題。這就為以后的檔案有效利用，留下了隱患。在目前電子信息時代，筆者認為接收電子檔案是企業檔案管理所必須的，也是時代發展所要求的，更是檔案管理發展的新趨勢。在接收到電子檔案后，除了在系統中可以查詢外，還要進行刻錄備份，將接收的電子版應以光盤形勢永久保留。
　　第二，建立必要的檢索工具。既要采取各種傳統的有效的編目，著錄、撰述形式，還要創造新形式，要注意開發檔案信息資源與開發圖書、情報、資料等信息資源的配合與協調。
　　第三，要建立有自己企業特色和方便快捷的檢索系統。目前石油企業檔案室已經建立了信息化檔案檢索系統，這個系統的投入使用提高了企業檔案管理的水平，提高了檔案查詢的速度，但這個系統是按年度把幾十年來的各項工程都包括在一起的龐大的系統，專業人員和工程技術人員使用后反映查起來比較費勁繁索。如何解決這個問題呢，筆者認為應在此軟件的基礎上，應當建立分門別類的，有自己企業特色的，函蓋整個生產要素、通用要素、公共要素的檔案檢索系統，并且是按年度排列的專項檢索系統。如新建（改擴建）土建工程檢索系統；新建（改擴建）工藝安裝工程檢索系統，新建（改擴建）通用設備設施檢索系統；新建（改擴建）輸油設備設施檢索系統；其中，還要分為子項：如工藝管網、機泵閥室、輸油罐設備設施、鍋爐（加熱爐）設備設施、變電所設備設施、以及公共設備設施和其他綜合檢索系統。這些檢索系統的建立，針對性強，可方便快速查閱所需要的檔案資料，節省時間。
　　三、要做好檔案資料的二次開發
　　所謂二次開發，就是對檔案信息濃縮加工研究，探討具有實用價值的成果。比如對于文書檔案來說，編制《組織機構沿革》、《輸油生產大事記》、《外事接待工作信息》等。檔案信息的利用與開發，兩者之間有著密切的聯系，開發是利用的前提，是為利用提供信息基礎，傳遞信息條件，開發離不開利用，達到目的和提高開發水平都要通過利用才能實現。
　　四、要不斷提高企業檔案管理人員的素質。
　　（一）現代檔案管理人員要深入基層，深入現場
　　現代企業檔案管理人員不是過去檔案資料的保管員，而是兼負著檔案開發利用，利用檔案資料為企業增加經濟效益的先鋒。那種總坐在辦公室里收收發發是不能適應現代檔案管理發展需要的，只有深入車間、站場、施工現場、技改一線，根據現場出現的問題，結合平時自己對各類檔案的研讀，自己掌握的檔案資料信息，提供及時有效的幫助，才是檔案管理的真諦。只有發揮主人翁作用，積極主動地為企業提供真實可靠的信息，這是檔案部門在信息時代立足的“本錢”，也是吸引利用者的魅力所在。檔案部門要主動當好企業發展的信息先行官，全方位地開發出超前性、預測性的檔案信息，使檔案部門成為企業開展各項工作的信息基地，以不可替代的優勢來提高其管理地位。
　　（二）現代檔案管理人員既要管理檔案，又要學習檔案
　　現代企業檔案管理人員應該做到檔案入庫后，不是連看也不看，只要不缺目錄文件就可以驗收入庫，完事大吉，以后好好保管就行了，而是要學習檔案，要從技術說明文件，到具體的設計施工圖紙，變更后的說明和圖紙都要認真的看，要懂個大概，哪些新建，哪些變更要心中基本有數，怎么也得好好研究一個星期左右，才能知道基本情況各大概。實在搞不明白可以問一下現場技術負責人，或親自到時現場看一下實際情況，這樣才能做到在參加各類會議時，能夠及時地提供相關的、有價值的資料和正確的意見，才能當好領導和技術人員的參謀，只有作到這一點，才能使領導和工程技術人員，專業管理人員信任你、信服你。
　　（三）現代檔案管理人員要成為多面手
　　要在懂得AUTOCAD制圖軟件以及其他建筑工程專用設計軟件的基礎上，還要學習建筑制圖、工藝安裝圖、給排水施工圖、電氣照明工程圖、儀表施工圖等。這樣便于提高工作水平和個人能力，更加有利于檔案的開發利用，做到不是專家的專家。
　　五、編發企業檔案利用的反饋信息
　　檔案在查（借）閱時一般不會產生效益，只有通過實踐才能反映出檔案的實際價值，產生一定的社會效益和經濟效益。因此，為了及時獲取和利用信息，要事先做好利用單位或利用者的聯系工作，把姓名、單位地址、聯系電話等登記在冊，以便日后反饋信息時與利用單位或利用者聯系。檔案部門可把自己的聯系人和聯系電話告訴對方，以利對方及時反饋信息。檔案利用信息反饋，主要內容包括利用單位、利用人、時間、案卷名稱和獲取的社會效益、經濟效益。特別是效益要寫得具體一點，應有時間、地點、人物和具體事例。
　　企業檔案與企業生產經營、生存發展息息相關，因此，作為一名檔案工作者，要站在歷史的高度，要對檔案管理工作的變化有明確的認識。密切關注檔案工作中出現的新情況、新問題，對檔案工作要不斷創新，具有緊迫感、責任感和使命感。堅決克服等、靠、要和各種因循守舊思想的束縛，牢固樹立檔案是一種信息資源，同樣產生經濟和社會效益的理念，把有限的被動服務轉變為無限的主動服務，由以傳統的靜態服務、間接服務轉變為動態的、直接的高層次服務，由封閉型的管理向開放型管理轉變，由單一服務向多元化服務轉變。
　　（作者單位：中國石油管道公司丹東輸油氣分公