淺談會計電算化內部控制制度

　　【摘 要】該文以“會計電算化”產生、發展為主線，以完善會計電算化內部控制制度為目標，從不同方面、多角度分析了會計電算化存在的主要風險及防范與對策，如何進行嚴密監督與控制，使會計電算化在合法健康的軌道上有效運行。
　　【關鍵詞】會計電算化 內部控制
　　隨著科學技術的發展，計算機的應用已經滲透到各個領域，電子計算機數據處理技術已在會計領域廣泛應用，大大提高了會計工作質量和會計工作效率，會計電算化逐漸被各單位所接受，如何保證會計電算化的安全，已成為各單位急需解決的問題。
　　一 會計電算化的產生
　　我國會計電算化起步于20世紀70年代末，80年代中期得到一定程度發展，但發展水平較低，沒有相應的管理制度和控制措施，1986年至今，隨著經濟體制改革的不斷深入，我國的會計電算化事業進入了有組織有計劃的發展階段，財政部頒布了一系列有關會計電算化管理的規章，從而促進了會計電算化的規范，也加快了會計電算化的發展進程。
　　二 會計電算化發展的四個階段
　　會計核算電算化，是會計電算化的初級階段，主是要運用計算機代替手工核算，完成日常會計核算業務；會計管理電算化，是在會計核算電算化的基礎上發展起來的。主要任務是進行會計預測、編制財務計劃、進行財務控制和開展會計分析等；會計決策支持系統，包括生產決策、銷售決策、財務決策等。決策支持系統為決策者提供所需的各類信息，提供種種科學方法和數學模型，幫助決策者能夠選擇到最佳方案，以減少或避免決策失誤，降低決策風險；網絡財務，是基于網絡計算技術，以整合實現企業電子商務為目標，能夠提供互聯網環境下財務管理模式、財會工作方式及其各項功能的財務管理系統。
　　三 我國會計電算化的現狀
　　首先，我國的會計電算化工作還處在一個較低的層次上。大部分實施電算化的企業，使用財務軟件時主要是使用其核算的功能，而對會計軟件進行參數設置和對會計電算化軟件進行分析和設計等，都知之甚少，對會計電算化工作的認識具有局限性。有的企業認為會計電算化只是單純地將手工記賬轉變為計算機記賬，有的財務負責人對電算化知識和管理比較陌生，從而對會計電算化不信任和抵觸，嚴重影響了會計電算化在實際工作中的應用。
　　其次，財務軟件的通用性較低，軟件使用較混亂。目前我國財務軟件使用情況較為混亂，不同財務軟件數據接口、應用方法不一樣，造成各會計軟件之間不能兼容，應用起來也存在差異，從而導致數據查詢和傳輸等難以實現。
　　最后，會計電算化人才水平有待提高。長期以來，會計電算化人才水平較低是制約會計信息系統進一步發展的重要問題之一，大部分企業的電算化人才不具備更高水平的操作能力，如會計軟件開發和維護、會計信息的分析和處理等。
　　四 加強電算化內部控制的舉措
　　1.加強會計電算化信息系統的安全控制
　　是指采用各種方法保護數據和計算機程序，主要包括：實體安全控制、硬件安全控制、軟件安全控制、網絡安全控制和病毒的防范與控制等。
　　實體安全控制，計算機機房應充分滿足防火、防水、防潮、防盜、恒溫等技術條件；配有空調和消防設置等；建立目錄清單異地存放，長期保存的磁介質存貯媒體應定期轉貯；硬件安全控制，為以防萬一，關鍵性的硬件設備可采用雙系統備份。此外，機房內用于動力、照明的供電線路應與計算機系統的供電線路分開，配置UPS（不間斷電源）、防輻射和防電磁波干擾等設備；軟件安全控制，分析研究各應用軟件的兼容性、統一性，使各種業務之間能相互銜接，相關數據能夠自動核對、校驗，數據備份應統一完成；網絡安全控制，用戶權限設置和密碼設置；病毒的防范和控制，軟件、軟盤及計算機系統的采購和更新要通過計算機病毒檢測后才可使用，專機專用。禁止在工作機上玩游戲，防止亂拷貝軟盤；定期檢測并清除計算機病毒，采用網絡防火墻技術。
　　2.加強會計電算化信息系統的人員職能控制
　　是指企業應將系統分析、程序設計、計算機操作、數據輸入、文件程序管理等職務予以分離，系統操作人員、管理人員和維護人員這三種不相容職務相互分離，互不兼任，以減少利用計算機舞弊的可能性。
　　3.加強會計電算化信息系統的操作控制
　　主要包括對經濟業務發生控制、數據輸入控制、數據輸出控制和數據儲存控制等。
　　業務發生控制是通過計算機的控制程序，對業務發生的合理性、合法性和完整性進行檢查和控制。采用相應的控制程序，以甄別、拒納各種無效的、不合理的及不完整的經濟業務；數據輸入控制是對業務的合理性、合法性和完整性進行檢查和控制，各種錄入的數據均需經過嚴格的審批和必要的授權，并具有完整、真實的原始證明，確保會計數據和會計軟件的安全保密，防止對數據和軟件的非法修改和刪除；數據輸出控制是為保證合法、正確地輸出各種會計信息而進行的控制。這種控制關系到輸出的會計信息是否準確、真實和可靠，直接影響到會計信息的使用。對于輸出的紙介質的會計資料應由專人進行核對，檢查其完整性、正確性、檢查打印的帳薄和報表頁號是否連續，有無缺漏或重疊現象；數據存儲和檢索控制是企業對于輸出的磁介質的會計資料應及時貼上外部標簽，在外部標簽上寫明文件名稱、輸出時間、并要妥善保管、存檔或上報使用。文件的修改、更新等操作都應附有修改通知書、更新通知書等書面授權證明，對整個修改更新過程都應作好登記。
　　在完善電算化會計信系統內部控制的過程中，我們還應注意多方面的問題：應在各部門配合下由財會部門具體負責電算化會計信息系統內部控制制度的制定；應立足于本單位當前的實際需要，并考慮到今后工作發展的要求制定內部控制制度；加強所有操作人員的整體配合精神，注重協作；加強對相關人員的培訓等，只有這樣，才能確保會計電算化在合法、健康軌道上有效的運