公路工程檔案編制淺析

陳芳

（廣東博大高速公路有限公司梅大分公司，廣東 梅州 514733）

引言

目前多數(shù)公路工程檔案管理存在與工程實(shí)體進(jìn)度不相符的局面，要做到兩者同步的狀態(tài)，那么在工程項(xiàng)目立項(xiàng)階段就應(yīng)高度重視檔案管理。從管理上著手，從制度上、源頭上抓好工程資料的形成，在后期竣工檔案編制時(shí)可以減少人力、物力、時(shí)間等方面的投入，并為日后公路項(xiàng)目營(yíng)運(yùn)時(shí)的使用、養(yǎng)護(hù)、改建、擴(kuò)建等工作提供準(zhǔn)確、真實(shí)、可靠的依據(jù)以供查詢。因此作為工程建設(shè)單位，不但要做好實(shí)體工程質(zhì)量控制，在建設(shè)過(guò)程的各項(xiàng)管理、提升自身管理水平的同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)在施工內(nèi)業(yè)資料方面，去掉以往"重進(jìn)度、輕內(nèi)業(yè)"的管理誤區(qū)，建立一套經(jīng)驗(yàn)成熟、歸檔規(guī)范的檔案管理制度。本人多年從事工程檔案編制，現(xiàn)利用實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)得到的一些方法和見(jiàn)解，供同行們作參考：

1 目前公路工程檔案管理現(xiàn)狀與問(wèn)題

從事過(guò)這個(gè)行業(yè)的人都知道，通常公路工程檔案編制都普遍滯后于工程實(shí)體建設(shè)，工程資料形成后質(zhì)量也不高，并且大部分情況下是無(wú)法實(shí)現(xiàn)工程驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步進(jìn)行。個(gè)人認(rèn)為存在的問(wèn)題主要有：

1.1 重視工程實(shí)體建設(shè)忽視檔案編制

近些年，各有關(guān)部門(mén)對(duì)公路建設(shè)中實(shí)體工程投入了更多的精力，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目往往是抓進(jìn)度，抓質(zhì)量，抓關(guān)鍵目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，因?yàn)橘|(zhì)量和安全、進(jìn)度吸引了大家的目光，對(duì)于后期較為重要工程檔案卻忽視，通常是一份編制辦法往施工單位一發(fā)，就不再關(guān)注進(jìn)行與否，到了實(shí)體工程要交工驗(yàn)收，甚至有的是通車(chē)后才開(kāi)始對(duì)竣工檔案的管理和編制。此時(shí)，由于大部分技術(shù)人員均已離崗，導(dǎo)致部分施工記錄只能是補(bǔ)充記錄，真實(shí)度不高的狀態(tài)了。

1.2 日常的檔案管理不規(guī)范

在公路工程建設(shè)過(guò)程中，從業(yè)主方到施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理單位，雖然在資料管理方面花費(fèi)了一定的人力、物力，做了一定的工作。但主要側(cè)重于滿足日常工作的需要，并未將它與最后的檔案編制工作相結(jié)合，造成在日常資料管理上深度不夠，規(guī)范程度較低，到編制竣工資料時(shí)，往往是要重新編排一次，近似于返工，造成工作量倍增。

1.3 建設(shè)單位檔案管理制度不健全

目前建設(shè)方和施工方均對(duì)竣工檔案管理重視度不高，沒(méi)有一方有健全的項(xiàng)目檔案管理方面的制度，因此難以保證資料整編工作的有效開(kāi)展。對(duì)工程竣工資料的編制要求也不明晰，缺乏有效控制竣工文件質(zhì)量的具體措施；對(duì)資料的保管與移交沒(méi)有專(zhuān)門(mén)制度，由于建設(shè)周期長(zhǎng)、人員變動(dòng)較大，人員變動(dòng)時(shí)資料交接手續(xù)不到位，往往造成資料的遺失，給歸檔工作造成的損失不可謂小，但這種例子仍經(jīng)常重演。

1.4 欠缺懂工程檔案管理又懂工程技術(shù)的專(zhuān)業(yè)人員

長(zhǎng)期以來(lái)建設(shè)方管理人員、監(jiān)理人員、施工單位對(duì)工程檔案的重要性從認(rèn)識(shí)上就薄弱，也缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)。目前多數(shù)施工單位的內(nèi)業(yè)資料由現(xiàn)場(chǎng)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)低，技術(shù)力量薄弱，培訓(xùn)少，管理水平差的一些人員來(lái)完成，是造成施工過(guò)程中工程原始記錄資料不規(guī)范、質(zhì)量不高的一個(gè)重要因素；監(jiān)理單位人員正規(guī)參加過(guò)國(guó)家監(jiān)理工程師培訓(xùn)和持監(jiān)理工程師資質(zhì)證書(shū)人員也少，特別是施工現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理工程師，有專(zhuān)業(yè)技術(shù)但對(duì)現(xiàn)場(chǎng)簽證工作把關(guān)不嚴(yán)；部分單位也配備了一些專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員從事工程檔案的管理，但這些人雖然具有較好的檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，但缺乏工程建設(shè)方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，基本不懂工程技術(shù)。而工程技術(shù)人員又不熟悉檔案管理的有關(guān)規(guī)定，缺少相關(guān)的知識(shí)，極少有具備兩方面的人員在工作。

2 做好工程檔案管理工作方法和見(jiàn)解

首先，建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位要從思想（特別是領(lǐng)導(dǎo)層）上重視工程檔案管理工作，完善制度，落實(shí)人員，建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理制度。如成立以單位領(lǐng)導(dǎo)為負(fù)責(zé)人，部分負(fù)責(zé)人監(jiān)督指導(dǎo)，檔案專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)管理的檔案管理。同時(shí)在各項(xiàng)目部和監(jiān)理組成立以項(xiàng)目經(jīng)理、監(jiān)理組長(zhǎng)為負(fù)責(zé)人，有專(zhuān)職檔案管理員進(jìn)行檔案管理的小組。管理體系要分工明確，責(zé)任到人，規(guī)范有序，并強(qiáng)調(diào)出現(xiàn)滯后要追究責(zé)任，才能在實(shí)踐中行之有效。

第二，制定、下發(fā)統(tǒng)一檔案編制辦法。建設(shè)單位沒(méi)有制定、下發(fā)統(tǒng)一的行之有效的管理辦法，在建設(shè)過(guò)程中形成文件材料，特別是施工資料，應(yīng)明確、正確指導(dǎo)如何進(jìn)行收集、整理、歸檔、編目、裝訂以及形成檔案后的管理等項(xiàng)目工作，使檔案分類(lèi)整理有章可循，工作規(guī)范、有序進(jìn)行。切實(shí)做到檔案宏觀管理，保證項(xiàng)目檔案的整理、收集、歸檔符合專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收的要求。注意要杜絕在編制過(guò)程中反復(fù)更改編制辦法，會(huì)造成資料編制后不整潔，增加工作量。

第三、加強(qiáng)施工資料管理，確保記錄的數(shù)據(jù)真實(shí)。工程檔案是反映實(shí)體工程全貌，可為以后的公路改造、維修、擴(kuò)建提供基本依據(jù)。因此必須確保公路工程建設(shè)過(guò)程的真實(shí)記錄，包括了各種施工組織設(shè)計(jì)、施工原始記錄、隱蔽工程記錄、工程質(zhì)量檢查、驗(yàn)收記錄、報(bào)告、測(cè)量、試驗(yàn)檢測(cè)記錄、報(bào)告；工程設(shè)計(jì)變更申請(qǐng)報(bào)告、批復(fù)；開(kāi)交(竣)工申請(qǐng)、報(bào)告批準(zhǔn)文件；竣工圖表等等，只有建立在真實(shí)、完整的施工資料基礎(chǔ)上，才能為工程質(zhì)量評(píng)定與質(zhì)量查詢提供簡(jiǎn)潔有效的信息。

第四、加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員培訓(xùn)。目前在職的工程檔案管理人員多為兼職，專(zhuān)業(yè)水平不足，難以對(duì)檔案編制工作的深入開(kāi)展，無(wú)法保證工程文件資料的形成質(zhì)量和檔案整理質(zhì)量。在工程建設(shè)初期，就應(yīng)對(duì)公路工程管理人員、監(jiān)理人員、施工單位人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，組織他們對(duì)竣工資料編制辦法的學(xué)習(xí)，認(rèn)知，以達(dá)成統(tǒng)一思想，使今后工程項(xiàng)目施工一開(kāi)始就用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)嚴(yán)格記錄施工過(guò)程，提高施工記錄質(zhì)量，杜絕施工過(guò)程中產(chǎn)生的不規(guī)范的原始施工記錄資料和文件出現(xiàn)。確保工程檔案資料源頭質(zhì)量。

第五、多渠道開(kāi)發(fā)工程檔案信息資源，利用現(xiàn)代化科技做好檔案工作。經(jīng)過(guò)這幾年的建設(shè)，公路通車(chē)?yán)锍痰拇蠓鲩L(zhǎng)，相應(yīng)的工程檔案數(shù)量急劇增加，給館藏造成很大的壓力。同時(shí)，大規(guī)模的檔案數(shù)量，采用通常的手工檢索管理已經(jīng)不利于檔案的開(kāi)發(fā)、應(yīng)用。公路工程檔案專(zhuān)業(yè)涵蓋面多，檔案數(shù)量巨大，對(duì)公路工程的運(yùn)行安全、日常養(yǎng)護(hù)有直接影響。

結(jié)束語(yǔ)

從事過(guò)這個(gè)行業(yè)的人都知道，要將公路工程施工資料檔案編制管理工作做好，并非朝夕之事，需要從業(yè)人員通過(guò)實(shí)實(shí)在在的工作實(shí)踐、日積月累，以及積極學(xué)習(xí)和借鑒其它先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，發(fā)揮我們已有的優(yōu)勢(shì)，在工程建設(shè)中逐漸積累更好的編制辦法和不斷總結(jié)工程檔案管理的經(jīng)驗(yàn)；一名專(zhuān)業(yè)的檔案人員還應(yīng)不時(shí)關(guān)注新頒的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，才能使編制好的公路工程施工資料與現(xiàn)行規(guī)范要求一致，并且更規(guī)范、更科學(xué)，質(zhì)量更高，更好為當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

[1]建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范[J].中國(guó)檔案，2003年05.

[2]檔案學(xué)概論[M].中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001年版.

[3]電子文件管理理論與實(shí)踐[M].科學(xué)出版社，2003年版.

[4]公路建設(shè)項(xiàng)目檔案的常見(jiàn)問(wèn)題及處理措施[J].浙江檔案，2006.