對電子檔案信息安全的探討

陳光

（中煤龍化哈爾濱煤化工有限公司人力資源部，黑龍江 哈爾濱 154854）

在這種經濟快速發展的大環境下，對信息公開的需求也不斷加大，因此我們的檔案信息公開化已經成為一種必然的事情。雖然這種新的模式更能順應我們的經濟及社會的發展，但是它的運行也存在一定的缺陷，比如常常會遇到操作失誤或受病毒入侵以及信息失竊等嚴重的問題，這些問題的存在必然要求我們要盡快的制定一套合理的方案來保證電子檔案信息的安全有效。

1 檔案信息安全工作的必要性

檔案有別于普通信息的其中一項重要因素，就是它是我們黨和國家重大事物以及各項重要活動的記錄者。檔案中包括來自國家各方面的例如政治軍事、科教、經濟文化等的重要信息，其中有很多信息涉及到國家的機密性問題，它的安全保密相當重要。一旦被不法分子獲取這些信息，將會對國家社會的安全穩定，對人民大眾的生活生產帶來很多不必要的麻煩或者損失。正是基于檔案信息自身原始性以及憑證作用的不可替代性特征的分析，對信息存儲的安全性問題成為所有工作中的重點，是當前社會我們必須要考慮的首要問題。

2 檔案信息安全性的范圍

三大特性構成了檔案信息安全的必要特質即安全性：第一，機密性：只有做到這一點才能有效地防止不法分子獲取國家機密。第二點，真實性：要做到檔案真實可靠。第三點，完整性：只有嚴格做好這一點，才能保證檔案的真實度，確保不被不法人員利用加以篡改。

綜合以上所述，我們可以簡單明了的把信息安全歸納為以下幾點：保密性需求；真實性需求；完整性需求。鑒于上述要求，建立一個完整的檔案信息安全系統已是迫在眉睫的事。

我們一般用計算機來管理電子文檔。要想在計算機網絡的各個節點上進行文件數據的自由歸檔和檔案資源的共享，真正實現電子檔案的信息公開，建立計算機網絡系統就是我們必須要考慮到的事情。但是不得不考慮的是，雖然互聯網科技發達，但是當我們在傳輸檔案的時候，會遇到很大的麻煩。例如我們的電腦系統會受到外界的阻礙，一旦遇到黑客組織，我們的檔案安全性就受到很大的影響。像是信息被篡改被泄露等。就是由于這一不利因素的存在，在很大程度上大大的影響了檔案信息公開?；谏鲜鰡栴}，我們在建立電子檔案安全系統的時候，必須要設立嚴密的預警方案和應對措施以抵擋突如其來的干擾，從而才能確保檔案信息能夠有效的安全的公開。

3 檔案信息的安全性設計

3.1 人員安全

檔案信息安全系統的設置出了要有周密的設計之外，還應該配備專門的人員對其管理，只有真正的將兩者結合才會建立出一套完美的安全模式。因為檔案信息的泄漏還存在一個致命的人為因素，即操作人員泄密?；谏鲜龅臓顩r，當我們確定要對信息公共之前，必須做到以下的要求，一是，對相關涉密人員的培訓，要積極的樹立相關人員的保密素養，同時提高專業技術，以防止出行任何的有意或無意的人為失誤，盡最大可能的降低泄密率。第二點，我們應該設立身份驗證系統，只有通過驗證才能進入檔案室，此舉將會大大提升信息的安全度。除此之外，因為我們工作中不能避免其他相關部門人員對信息的掌握度，所以為了避免出現信息安全問題，我們應該盡最大可能的減少人員的調動之類的問題，并對人員及其工作權限進行有效的控制。當接觸電子信息時，先建立電腦權限的使用機制，如需使用，應該先獲取相關的權限等等，比如我們可以對不同級別的人員設立不同的使用權限。建立此模式，能夠更加有效的保證信息安全。

3.2 操作安全

是要想確保信息安全，對員工進行信息安全的教育很有必要。除了宣導信息安全。我們要積極的進行信息安全教育的培訓，除此之外，我們還應對具體的操作技術進行培訓。其中包括了如何防止電腦出現病毒，如何對資料進行備份等。假如我們的電腦中存在病毒，當我們傳輸信息的時候很有可能就會使信息收到病毒侵擾，從而造成信息不安全。檔案部門不僅要在檔案服務器中安裝殺毒工具，還應在郵件服務器上安裝郵件殺毒軟件，建立基本的防毒安全環境。目前的電腦病毒太過強大，常常是我們處于很被動的局面。基于此我們應該形成電腦重要文件備份儲藏的意識。同時還要建立異地備份的觀念，使備份工作法制化。此處，制定信息安全防護計劃及緊急情況應對計劃，并定期對所擬定的信息安全相關條文調整及檢討，以保證信息安全計劃的可行性，讓安全意外的通報程序成為檔案部門成員所了解的常識，使得電子檔案的安全操作有具體的依據規范。

3.3 檔案信息內容安全

目前來講，檔案部門能夠提供的公開檔案信息，一般是電子郵件或者網頁瀏覽。為了保證信息公開的安全性問題，通常我們發出電子郵件的時候要進行相應的殺毒，以網頁方式發出時，應用內容過濾系統以及阻隔瀏覽網頁系統來確保發送資料的安全，并阻止可能發后的攻擊事件。

目前的檔案全文是以影像為主，但是當我們在掃描影像時，可能會遇到人為安全問題或者資料輸入大致相同的問題。因此，我們應高度重視對原件的提取，盡最大努力的保證原文在掃描前后的一致性，并應高度警惕原件存在的危險性。

只有高效合理的對文件進行加密處理，才能有效地保證信息的唯一真實，在加密的同時我們還應該積極配合存取措施，然而，人為地失誤是我們無法避免的，因此為了應對這個問題，我們特意建立了一套完整的系統檔，以此來應對可能會出現的相關的問題。同時，制定必要的法律也是需要考慮在內的一個問題，只有將這些都考慮在內，我們才能建立一個安全的電子檔案的操作系統。

3.4 信息設備安全環境

設備安全是保證檔案信息安全的基本要件，一般都應存放于適當的門禁系統的電腦機房內，以避免閑雜人等進入。電腦機房要加上密碼鎖作為主要的門禁系統管理，只有上級領導及負責機房管理的信息業務負責人有權進入，其余若有實際需要進入的人員，必須經過批準，取得同意后才能進入。以人為方式控制電子檔案貯存場所的接觸人數，一旦發現檔案信息有泄露的情形時，即可容易追查可能的外泄人員。同時，積極規劃異地備份工作場所，即當電子檔案貯存場所及貯存媒體被天災、火災、戰爭等外力破壞，造成檔案信息內容無法讀取或者辨識時，可以從第二替代地點取得備份資料，以恢復正常的工作。

結語

檔案是國家寶貴的歷史文化財富，在國家的政治、經濟、文化、軍事等領域發揮著不可替代的信息支撐作用。因此只有做到高效的檔案安全才能有效地保證其重要地位。鑒于目前的社會形勢，只有完善信息公開的環境，我們才能保證電子信息檔案能夠安全運行。但是，不論我們如何避免信息的外泄，都不可能將其安全性提升到極致，這主要是基于網絡本身的特質。因此我們嚴禁在網上公布有關國家機密的檔案文件。同時檔案管理相關人員要有嚴格的保密意識，只有我們綜合的做到各個方面才能進最大化可能的使電子檔案信息安全。

[1]田淑華.電子檔案信息安全管理研究，2009.

[2]文雯.電子檔案信息安全管理研究初探，2012.