淺談基層基礎工作體系的建立與完善

晉永川

中國石油長慶油田分公司 油氣銷售處 （陜西 西安 710021）

淺談基層基礎工作體系的建立與完善

晉永川

中國石油長慶油田分公司 油氣銷售處 （陜西 西安 710021）

基層基礎工作體系的建立與完善是標準化建設的重要內容。作為基層銷售單位，在全力做好油氣營銷、資金結算和計量監督等主營業務、全面完成主要業績指標的基礎上，必須以強化基礎工作為突破口，不斷強化基層基礎工作體系的建立與完善，積極探索制度化、程序化、規范化管理模式，才能不斷提高部門標準化管理水平，為企業內部管理提供依據，為企業發展筑牢根基，為建設“西部大慶”做出應有的貢獻。

基層基礎工作 油氣銷售 標準化

1 基層基礎工作體系建設的重要性

以長慶油田油氣銷售處咸陽銷售部為例，簡單歸納起來，基層銷售單位基礎工作管理水平的提高大致經過了前期自然管理、初步規整、全面規范等三個階段。

1.1 前期自然管理階段

前期基層單位對基礎工作的認識是感性和膚淺的，主要為應付業務工作之需和應付上級檢查之用。致使前期基礎資料管理數據差錯較多、管理資料不全、裝訂標準不高、工作記錄存在寫“回憶錄”的現象。

1.2 初步規整階段

在業務管理工作中，對基層銷售單位觸動較大的三個典型案例：

2006年，咸陽銷售部給某管道公司代輸原油，季度結算原油管輸費時，對方提出少一張管輸費發票，要求補充開具。大家知道這不符合財務管理制度規定，我部不予補開。后經查閱發票傳遞記錄，查找出對方接票人，對方才放棄無理要求，請求我方提供一份發票復印件解決此事。

2007年，咸陽銷售部給山東某煉廠供應原油，發票采用特快郵寄，結算時對方提出少一張增值稅發票。我部當即查閱發票傳遞記錄，向對方提供了郵寄專遞號、發票張數和金額，最后對方從內部查找到了這張發票。

2007年，咸陽銷售部部門領導在參加基層和處機關年終工作交叉檢查時，發現處財務部的基礎資料完整規范，專門派人進行學習，對照整改提高我部的基礎資料管理水平。

中期基礎資料管理狀況：在提高認識的基礎上，基層單位提高了基礎資料的管理標準，對基礎資料的格式、字體、字號都做了明確規定，但由于基層站點點多線長、人員素質參差不齊，基礎資料的管理水平進步幅度不大。

1.3 全面規范階段

從2008年開始，通過長期不懈地堅持重視基礎工作和基層建設，特別是通過正反兩方面的典型事例教育和長期習慣養成，基層部門領導的工作思路清晰了，員工的認知程度加深了，干部員工的責任心增強了，為強化基礎工作打牢了基礎。主要表現之一：無論是基層站點的資料交付，還是發票、承兌匯票等重要票據的傳遞，必須層層簽字，沒有簽字，任何人都不會交付或接收。標準化建設開始后，基層單位將標準化細分為制度化、程序化、規范化三個具體要求，以強化基礎工作作為突破口，全面提升基礎資料的管理水平。從而一步一步達到整齊規范，初步形成體系，做到“管理有依據、銷售講程序、過程受控制、資料留痕跡、考核嚴兌現”，受到處領導的肯定和全處推廣。

2 基層基礎工作體系建立的主要做法和體會

2.1 提綱挈領，首要的是建立基礎資料目錄

基層工作的特點：“上面千條線、下邊一根針”。基礎工作必須適應基層工作頭緒多的特點，本著“完整、統一、精簡、效能”的原則，經過梳理和篩選，把部門、班組、站點、崗位的基礎資料用《目錄》的形式固定下來。

2.2 統一要求，基礎資料納入目標管理

將基礎工作納入“五全一爭”工作目標，利于進入領導議事日程，利于統一員工步調，利于納入考核體系。同時采用工作目標量化分析法，以單位業績考核的目標、指標、任務為基準，按其相關性進行細分，逐級分解到班站和崗位，成為全體員工共同承擔的不同層次的目標值。

2.3 注重基本點，制度必須形成體系

（1）定員編制要嚴格到位，依照上級“五定”方案，編制一般管理人員和操作人員崗位定員。

（2）崗位職責描述講求明確和具體細致，通過崗位分析和崗位職責描述，做出崗位工作評價，編制崗位說明書。

圖1 票據的簽字確認圖

（3）部門制度規定要明晰，如值班制度、輪休制度、差旅費報銷制度的規定必須具體。

（4）班站制度強調可操作性，如班組十一項管理制度中的學習制度規定：每月兩次政治學習、每周一次崗位練兵。

2.4 嚴格程序，業務管理堅持規范操作

（1）依據內部控制手冊制定業務程序，如業務管理工作中的原油鐵路運銷程序、資金結算程序、大罐計量交接程序、流量計計量交接程序，明確關鍵控制點。

（2）實行“鏈式管理”。交接鏈：重視票據的簽字確認（見圖1）。數據鏈：重視數據的準確審核（見圖2）。

2.5 重視現場，取全取準第一手資料

（1）原始資料完整準確，如原油交接協議、化驗單、結算單、各項臺賬和報表等。

（2）認真填寫各種記錄，如值班日志、崗位練兵記錄本、安全活動記錄本。

（3）簽認并妥善保管外部租賃合同。

2.6 事無巨細，基礎資料涵蓋內部管理各個方面。

（1）堅持按制度進行人事管理：如考勤表、請假單、員工培訓和取證臺賬等。

（2）費用管理從嚴控制。同時加強車輛管理和食堂管理。車輛方面堅持派車單和車輛輪流值班制度，食堂方面建立采購臺帳、就餐表和伙食費支出表。

（3）資產采用“卡片式”管理。

圖2 數據審核圖

2.7 精雕細刻，高標準做好裝訂歸檔工作

必須按照檔案管理標準，做好資料收集和整理、內部裝訂、外部剪切、分類保管、按期上交歸檔等各項工作。

2.8 加強考核，力求鞏固基礎管理工作的成果

建立崗位業績量化考評體系架構和考評體系，依據業績合同和各種責任書制定 《工資獎金考核辦法》，基礎工作列為考核的重點內容。崗位實行月度考核計分，班組實行季度考核計分。并注重發揮部門網絡作用，用公務通知形式通報檢查考核結果，用干部例會督辦各項工作落實，保證工作點面結合。通過檢查考核，提高了內部執行力和激勵機制。

2.9 以人為本，用企業文化統領基礎管理和基層建

設

基礎管理工作說到底是人的管理，必須調動每個員工的積極性和工作熱情，才能做到全員參與，持續高標準，長期堅持不懈。為此，基層單位要把企業文化融入到基礎工作和基層建設中，以油氣銷售處“用心做好每件事，項項工作爭一流”經營理念為指導，為各個崗位制定工作格言。

銷售部領導工作格言：銘記“三個負責”，爭創一流業績。

鐵路運銷協調部格言：鐵路運銷無小事，平穩運作保大局。

綜合辦公室格言：細節決定成敗，過程見證功力。計量監督格言：有為才能有位，勤奮奔向成功。駕駛員格言：安全駕駛，優質服務，精心維護，節約能源。

3 堅持基層基礎工作體系的動態發展和不斷完善

3.1 認真學習專業技術規定

針對學習專業技術規定不及時的問題，組織集中專題學習，除統一學習崗位職責和工作程序，要求牢記會背外，鐵路運銷協調部重點學習鐵路法規和安全規定，綜合辦公室重點學習內部控制手冊，計量監督站重點學習“一規定四辦法”，與季度獎金考核掛鉤。

3.2 進行基層站點整頓

針對基層個別站點基礎資料不全、管理不善的問題，對站點進行停休整頓。同時在實際操作中，給各基層班組和站點制作文件包，納入微機管理。并適時舉辦站長專題培訓班，現場解決操作問題。同時把基礎工作的考核作為季度考核的重點，加強指導，反復整改，做到獎懲兌現。

3.3 進一步完善基礎工作

針對基層站點制度匯編缺少目錄的問題，提出專門要求進行修訂完善，并修改完善部門基礎資料目錄。

以上發現問題和整改問題的過程說明，基層基礎管理工作不是一日之功，也不可能一蹴而就，必須樹立“查找問題是成績、解決問題是目的”的基層建設新觀念，把基礎工作作為基層建設的重中之重，長期不懈，持之以恒，不斷健全和完善基層基礎工作體系，推動基層建設和基礎工作上臺階。

4 結束語

通過在工作中的感悟和正反典型事例的教育，基層單位必須不斷提高對基礎工作和基層建設的認識，逐步達到全員認知，并扎實進行基礎資料管理和基層建設，不斷取得新成績和新進步。成績只能說明過去，責任催人奮進，走下領獎臺，一切從零開始?；鶎訂挝灰撔膶W習兄弟單位的先進經驗，用發展的、動態的觀點指導工作，不斷創新基礎工作和基層建設的新模式，把基層單位建設成為“領導班子堅強、支部作用突出、隊伍結構合理、員工素質優良、管理科學規范、確保安全穩定、工作業績顯著、經濟效益良好”的戰斗集體，為長慶大發展做出積極的貢獻。

The establishment and perfection of grassroots fundamental work system is the important content of standard construction.Based on doing main businesses better like oil-gas sales,financial accounting,and measurement supervision,and accomplishing main business indexes completely,grassroots sale units should start with strengthening basic work,continuously strengthen the establishment and perfection of grassroots fundamental work system,and then actively explore the management mode of system,program and normalization.Only by doing these,can they improve standard management level of every departments,provide some basis for enterprise internal management,build up solid foundation for enterprise development and make achievement they should for the construction of"Western Daqing".

grassroots fundamental work;oil&gas sales;standardization

黃永場

2011-12-22▌