信息技術改進畢業生離校流程

文/周林志

信息技術改進畢業生離校流程

文/周林志

高校學生在畢業離校時，需要辦理一系列離校手續，這些手續涉及部門多，辦理時間集中，而傳統的辦理方式存在業務部門工作量大、工作效率低、學生排長隊等諸多問題。為此，北京航空航天大學在2011年7月發布的電子離校系統中提出4種離校流程優化措施，在該年的畢業生離校手續辦理的實踐中取得顯著效果。

傳統的畢業離校辦理流程是學生拿著“離校單”到各個業務部門蓋章，只有蓋完單子上的所有公章后才能到學院領取畢業證和學位證，學生如果不慎丟失離校單，就需要重新辦理所有手續。在這種傳統的管理辦法下，各個部門各自辦理離校業務，存在工作量大、管理效率低下等問題，因此迫切需要通過信息化手段建立一個公共平臺，對傳統流程進行優化，從而解決上述問題。

在對現有業務流程進行深入分析后，我們發現在所有畢業生中真正需要辦理手續的只有一小部分，以2011年7月畢業的本科生為例，2868名畢業生中欠款的學生僅31名。為了提高業務部門辦事效率、解決學生排長隊等現象，北京航空航天大學（以下簡稱北航）從2011年開始，建設一個電子離校系統。系統采用一種新的業務模式，即由原來所有學生都必須辦理手續轉變成由業務部門先整理出部分不符合離校規定的學生，從而鎖定這部分學生，不予辦理最終離校手續，即不發放畢業證和學位證，同時主動通知這部分學生重新辦理相應的業務，以便其順利畢業離校。

低效的傳統離校流程

以北航本科生為例，每年畢業生所辦理的離校手續涉及到多個部門，包括招生就業處、組織部、后勤集團、資產處、圖書館、財務處、保密處、學生處、校醫院、保衛處、檔案館、各院系辦公室等12個（類）部門，具體手續辦理流程如圖1所示。

每年臨畢業之際，招生就業處需要準備好本次畢業的所有學生名單，將名單通過網絡或者紙質形式發放給后勤集團等11個業務部門。接著業務部門根據畢業生名單辦理本部門相關的業務，比如后勤集團要做的是在畢業名單中整理出所有在校內住宿的畢業生。集中離校時，每一個學生都必須到上述部門辦理手續，辦完手續后業務部門在學生的離校單上蓋上本部門印章。最后，學生只有跑遍所有部門，蓋上印章，才能持離校單到本院系領取學位證、畢業證。至此，畢業生才算正式辦完所有離校手續。

實際上，大部分畢業生財務欠費都已繳清，圖書也都已歸還，但還必須進行確認蓋章。有些畢業生有可能只需要到其中的一個或兩個部門辦理未結清的業務，而不需要全部都跑一遍。傳統的離校流程不僅使學生感到不便，要排長隊，效率低下，也給各個職能部門帶來巨大的工作壓力。

畢業流程優化

傳統的離校流程存在著業務部門工作量大、工作效率低、學生排長隊、缺少數據統計等種種問題。建立統一的電子離校平臺，意義不僅在于把傳統離校流程搬到網絡上來，更重要的是希望通過平臺的建設和使用，對傳統流程起到優化的作用。

梳理業務部門信息化層次

在正式開始建立電子離校系統之前，我們曾與涉及到離校手續的各個業務部門就關于離校流程的優化部分進行詳細的分析，發現大部分業務部門已經或多或少使用信息化手段對本部門的業務進行管理。根據信息化程度的不同可以將業務部門分為以下幾類：

1. 信息化水平較高，擁有自己的業務管理系統，而且應用得非常好，以圖書館為代表。對于這種信息化基礎較好的管理部門，我們的設計宗旨是實現無需通過離校系統就能辦理該部門的手續，盡量通過技術實現自動數據實時同步。

2. 信息化基礎相對較差，使用比較簡單的管理或辦公軟件（如微軟Office）進行業務管理。這些軟件在設計的時候并沒有很好地考慮功能的擴展性和對外接口的設計。對于這些局限性，離校系統會為此類部門實現數據的批量式處理功能，盡可能提高辦事效率。

3. 正在或者即將建立信息系統，以校醫院為代表。對于像校醫院這樣的部門，建議其在建立系統的時候要充分考慮到系統的可擴展性，此外還需要考慮到系統接口的設計，主要用來實現與系統之外的應用進行數據交互性操作。

4. 短時間內沒有建立信息系統的打算。這些部門可能因為某些原因在短時間內并不打算實現業務信息化管理，但是為了提高辦理離校效率，又很有必要借助信息化手段處理離校相關的業務。對于這樣的情況，我們會酌情考慮將其與離校手續相關的業務直接在離校系統中實現。

四種優化措施

通過調研、分析，我們總結出以下4種具體的離校流程優化措施：

1. 業務模式的轉換

傳統的離校流程存在不小的優化空間，我們經過對傳統離校流程進行深入分析后，提出一種新的業務模式，即臨畢業之際，業務部門內部先整理出所有不符合本部門離校規定的學生，通過黑名單的方式在離校系統中鎖定這批學生離校，同時為了讓學生能順利畢業離校，還應主動通知這部分學生辦理相應的手續。這樣一來，大部分學生只需要到一兩個部門辦理未結清的業務即可。如2011年的2868名本科畢業生中只需要31名學生到財務處辦理手續，其他學生都無需辦理。

2. 基礎數據的交換共享

北航網絡中心早在2008年著手建立一個統一的、符合國家標準的數據中心，經過近2年的不斷探索，已經初步建成一個涵蓋全校師生員工信息基礎數據庫。并且在此基礎上構建數據交換平臺，實現基礎數據庫與各個應用系統之間的數據交換。

離校系統作為一個應用系統，需要與基礎數據庫進行數據交換共享的主要是每年的畢業生數據。具體的交換策略如圖2所示。

圖1 傳統離校流程

圖2 數據共享策略

圖3學生查看離校狀態

學生的基礎數據由就業系統和招生系統進行維護，通過數據寫入接口交換到數據中心學生信息基礎庫。最后，離校系統再通過數據讀取接口自動同步所需的畢業生名單。這種交換策略不僅提高工作效率，而且在很大程度上避免由手工數據傳輸帶來的一系列問題，如數據的一致性等問題。

3. 集成校園一卡通系統或接口

北航校園卡系統從2004年開始投入使用，經過兩期建設基本實現一卡通功能，具備身份識別和消費兩大類功能，廣泛應用到校園生活的各個方面。

基于校園卡的身份識別和刷卡消費這兩大優點，北航校醫院在2011年新建的系統中完全集成校園卡。系統建成后，將完全取消“持醫療證看病”這個傳統看病方式。全校師生只要隨身攜帶校園卡，就能隨時看病買藥。因此，畢業生離校手續將從此去除“歸還醫療證”這一環節，該項手續將隨著財務處注銷校園卡這個過程自動辦理。

此外，學生退宿等業務基本涉及到所有學生，因此在離校系統中集成一卡通的身份識別功能，使得業務辦理人員在辦理退宿時可以直接用讀卡器識別學生身份，無需再手工輸入學號。我們在未來將集成刷卡消費功能，目的是實現快速刷卡賠償。

4. 基于Web Service面向服務的體系架構（SOA）實現異構數據的實時讀取

面向服務架構（Service Oriented Architecture，SOA）的設計目標是以服務為基礎，通過服務的交互來實現系統動態、松耦合集成，極大地降低了復雜性與成本。Web Services是最流行SOA的詳細實現，它是建立在Web/XML標準上的跨平臺的分布式體系結構，在Internet/Intranet上通過標準的XML協議和信息格式來發布和訪問商業應用系統。

北航圖書館的圖書借閱系統在建設時充分考慮到與外部系統的交互性，采用時下比較流行的SOA架構，并設計一系列對外的數據讀寫接口。只要在離校系統中采用Web Service技術調用相應的接口便能實時讀取學生的圖書借閱情況。

由原來所有學生都必須辦理手續轉變成由業務部門先整理出部分不符合離校規定的學生，從而鎖定這部分學生，主動通知其重新辦理相應的業務，以便其順利畢業離校。

表1離校流程優化前后對比

表2 優化前后工作量對比

離校流程優化效果顯著

電子離校系統通過實現上文的各種優化方案，使每個業務部門都得到不同程度的流程優化效果。表1展示離校流程優化前后的效果對比。表1說明電子離校系統確實為大部分業務部門帶來不小的便捷。同時系統也為畢業生提供離校狀態查詢平臺，如圖3所示。

學生通過數字校園的單點登錄進入離校系統后，可以查看本人的各項離校手續狀態，不同的顏色代表不同的狀態：如果為紅色狀態，學生可以通過查看該手續的辦理事宜去定點辦理該項手續，直至“畢業離校”狀態變成綠色，這說明已經學生順利畢業離校。

為了更直觀地展示優化后的離校流程帶來的效果，下面將對各個業務部門的工作量進行優化前后的對比，同樣以2011年7月畢業的本科生數據為例，對比結果如表2。

使用電子離校系統辦理離校手續，相比傳統的辦理模式，共有11766人次無需辦理離校手續，在很大程度上為學生和業務部門提高辦事效率。

北航電子離校系統于2011年7月正式啟用，2868名本科畢業生已經通過本系統順利辦完離校手續。該系統提高了管理水平和離校手續辦理效率，受到校領導、業務部門、學生用戶的好評。

系統在建設過程中，通過對離校相關業務的深入調研、分析，總結出4種離校流程優化措施。在系統實施中，根據業務部門的信息化程度不同，采用不同的優化策略進行業務流程優化。通過數據證明，優化策略可行、有效，為業務部門提高辦事效率，緩解學生排長隊等現象。

（作者單位為北京航空航天大學網絡信息與計算中心）