施工準(zhǔn)備階段的合同管理

羅曉庚

(上海寶鋼鋼構(gòu)有限公司，上海 201900)

施工企業(yè)越來(lái)越認(rèn)識(shí)到合同管理直接影響施工企業(yè)的盈利能力和盈利水平，因此施工企業(yè)越來(lái)越重視合同管理工作。在我國(guó)建設(shè)項(xiàng)目大多是采用設(shè)計(jì)、施工分別發(fā)包的方式。對(duì)于承包商來(lái)說(shuō)，一般情況下參加項(xiàng)目是從招投標(biāo)階段開(kāi)始的。承包商首先參加投標(biāo)，中標(biāo)后進(jìn)行施工準(zhǔn)備，然后開(kāi)工，施工直到項(xiàng)目完成(見(jiàn)圖1)。一般情況下，施工企業(yè)比較重視投標(biāo)階段和施工階段的合同管理，而對(duì)于施工準(zhǔn)備階段的合同管理工作很少涉及，甚至根本沒(méi)有認(rèn)識(shí)。很多施工企業(yè)一般是在合同實(shí)施的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后再參看合同，進(jìn)行解決。這種合同管理方式是被動(dòng)的、滯后的。實(shí)際工作中由于這種合同管理的滯后會(huì)給施工企業(yè)帶來(lái)很大的損失。對(duì)于施工準(zhǔn)備階段的主要工作被認(rèn)為是機(jī)械、設(shè)備、人力資源的準(zhǔn)備，合同管理工作在這個(gè)階段被忽略了。在施工準(zhǔn)備階段合同管理也需要做大量的準(zhǔn)備工作，需要各方對(duì)未來(lái)可能出現(xiàn)的問(wèn)題做到心中有數(shù)，避免臨時(shí)抱佛腳。

圖1 承包商參與項(xiàng)目階段

1 施工準(zhǔn)備階段合同管理的必要性

在我國(guó)多數(shù)的施工企業(yè)中投標(biāo)和施工是由兩個(gè)部門(mén)分別完成的，一般由營(yíng)業(yè)部進(jìn)行投標(biāo)取得項(xiàng)目，由工程部來(lái)完成工程的施工。這種組織功能劃分有利于提高各部門(mén)的效率，但是對(duì)于需要合作完成的工作來(lái)說(shuō)也造成了責(zé)任的不連續(xù)和工作的重復(fù)。合同管理就是這樣一種在投標(biāo)階段以營(yíng)業(yè)部門(mén)為主的工作，雖然這個(gè)階段工程部門(mén)也要參與投標(biāo)工作如施工組織設(shè)計(jì)的編寫(xiě)等，但對(duì)于商務(wù)標(biāo)部分，工程部門(mén)所知甚少，甚至一無(wú)所知。投標(biāo)階段施工企業(yè)需要投入大量的精力來(lái)研究招標(biāo)文件，設(shè)計(jì)投標(biāo)文件，制定投標(biāo)策略等，這些工作都是由營(yíng)業(yè)部門(mén)完成的。而在施工階段項(xiàng)目經(jīng)理或合同管理人員需要投入大量的精力來(lái)研究招標(biāo)文件，投標(biāo)文件和合同，這樣就導(dǎo)致了項(xiàng)目經(jīng)理或合同管理人員大量的重復(fù)工作。

2 施工準(zhǔn)備階段合同管理的主要工作

合同管理作為影響承包商盈利能力和水平的一項(xiàng)工作，其重要程度不言而喻。合同管理工作的順利完成需要施工企業(yè)各部門(mén)的積極配合。為了保證項(xiàng)目的順利實(shí)施，在施工準(zhǔn)備階段不僅要做機(jī)械、設(shè)備和人力資源的準(zhǔn)備，而且需要投入大量的精力進(jìn)行合同管理的準(zhǔn)備。在施工準(zhǔn)備階段合同管理需要完成以下工作:

1)檢查合同的完備性。合同的完備性檢查一般情況下應(yīng)該在投標(biāo)階段完成，但是通常情況下由于投標(biāo)時(shí)間短，承包商可能來(lái)不及開(kāi)展這項(xiàng)工作或者詳細(xì)核查各個(gè)合同條款，因此在施工準(zhǔn)備階段開(kāi)展這項(xiàng)工作是非常必要的。一般的合同應(yīng)包括:工程范圍，業(yè)主(監(jiān)理)的主要責(zé)任和權(quán)利，合同價(jià)格，計(jì)價(jià)方法和價(jià)格補(bǔ)償條件，工程款的支付條件和支付方法，工期要求和順延條件，合同雙方的違約責(zé)任，合同變更方式和變更程序及工程驗(yàn)收方法，爭(zhēng)執(zhí)的解決方法等。這些內(nèi)容制約著承包商的盈利水平，如果合同中缺少某些關(guān)鍵性的條款，會(huì)對(duì)承包商的盈利有直接的影響，例如:沒(méi)有關(guān)于工程范圍的具體規(guī)定，則承包商可能會(huì)面臨業(yè)主增加工程量的局面，而工程量增加的部分可能會(huì)因?yàn)榭量痰闹Ц稐l件使得承包商無(wú)法得到任何補(bǔ)償，進(jìn)而影響承包商的盈利能力。

2)進(jìn)行合同分析，對(duì)合同的解釋達(dá)成一致，特別是國(guó)際工程的情況下，合同和招標(biāo)文件的翻譯直接影響對(duì)合同的解釋。在施工準(zhǔn)備階段合同管理的主要任務(wù)是掌握和熟悉合同，并對(duì)合同解釋取得共識(shí)。由于合同中大多采用法律語(yǔ)言，不容易理解，只有在合同實(shí)施前進(jìn)行合同分析，將合同規(guī)定用最簡(jiǎn)單易懂的語(yǔ)言和形式表達(dá)出來(lái)，使人一目了然，這樣才能方便日常管理工作。在工程施工過(guò)程中業(yè)主和承包商對(duì)合同條款的不同解釋是引起合同爭(zhēng)端的主要原因。對(duì)于承包商來(lái)說(shuō)，對(duì)合同條款的正確理解和執(zhí)行是確保利益的一種方法。為了取得合同解釋的一致，參加投標(biāo)的人員應(yīng)就投標(biāo)中業(yè)主對(duì)招標(biāo)文件的解釋及其注意事項(xiàng)對(duì)合同管理人員進(jìn)行說(shuō)明。特別是對(duì)工程變更、支付、價(jià)格調(diào)整等重要條款取得共識(shí)。結(jié)合合同管理人員或項(xiàng)目經(jīng)理的合同管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)容易發(fā)生歧義的條款進(jìn)行充分的交流、溝通，以取得一致的解釋。

3)參與各方熟悉合同的主要內(nèi)容［1］，建立合同事件表［2］(見(jiàn)表1)。在施工準(zhǔn)備階段，合同管理人員應(yīng)該了解合同的主要內(nèi)容。合同規(guī)定著承包商的權(quán)力和義務(wù)，規(guī)定著應(yīng)該如何完成項(xiàng)目。整個(gè)項(xiàng)目由許多具體的工程活動(dòng)組成，合同的實(shí)施也就是完成這些工程活動(dòng)，這些工程活動(dòng)對(duì)于合同管理來(lái)說(shuō)可以稱為合同事件。各個(gè)工程活動(dòng)之間存在一定的技術(shù)上、時(shí)間和空間的邏輯關(guān)系。因此合同事件之間也存在同樣的技術(shù)，時(shí)間和空間上的邏輯關(guān)系，這種事件之間的邏輯關(guān)系相互聯(lián)系形成網(wǎng)絡(luò)，這種網(wǎng)絡(luò)又被稱為合同事件網(wǎng)絡(luò)［3］。每一個(gè)合同事件都規(guī)定著業(yè)主和承包商的權(quán)力和責(zé)任。合同雙方的權(quán)力和義務(wù)是互換的，即業(yè)主的權(quán)力是承包商的義務(wù)，業(yè)主的義務(wù)是承包商的權(quán)利;反之，承包商的權(quán)力是業(yè)主的義務(wù)，承包商的義務(wù)是業(yè)主的權(quán)力。合同事件的網(wǎng)絡(luò)關(guān)系使得合同雙方的權(quán)力和義務(wù)也存在一定的邏輯關(guān)系，一方權(quán)力的行使受另一方義務(wù)履行狀況的制約。因此熟悉和了解合同事件之間的邏輯關(guān)系也是合同管理的重要的準(zhǔn)備工作。

表1 合同事件表

4)進(jìn)行合同交底。為了減少投標(biāo)人與施工階段合同管理人員之間的重復(fù)性的工作，如熟悉招標(biāo)文件、標(biāo)書(shū)及合同文本，投標(biāo)人員應(yīng)對(duì)該項(xiàng)目的合同管理人員或項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行合同交底。即向合同管理人員介紹該合同的特殊點(diǎn)，也即與標(biāo)準(zhǔn)合同文本之間的差異。

5)投標(biāo)策略的交底。在施工準(zhǔn)備階段，投標(biāo)人應(yīng)該將投標(biāo)過(guò)程中的重要事項(xiàng)進(jìn)行交底［4］。特別是就投標(biāo)策略等向施工項(xiàng)目經(jīng)理及其他現(xiàn)場(chǎng)管理人員作出解釋和說(shuō)明，主要介紹針對(duì)招標(biāo)文件中的“陷阱”所采取的投標(biāo)策略。以便根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)的具體情況和合同實(shí)施過(guò)程中的具體情況采取相應(yīng)的措施，確保投標(biāo)策略的成功。在招標(biāo)文件上對(duì)某種材料報(bào)價(jià)的規(guī)定是“推薦品牌，待定。同一材料的參考品牌不少于三個(gè)品牌/規(guī)格，投標(biāo)人投標(biāo)報(bào)價(jià)時(shí)必須按確定的參考品牌范圍進(jìn)行報(bào)價(jià)，業(yè)主有權(quán)在三個(gè)參考品牌/規(guī)格中指定最終選擇的材料規(guī)格”。而在合同實(shí)施的過(guò)程中，業(yè)主最初選擇了三個(gè)品牌/規(guī)格中價(jià)格最高的材料，由于在施工準(zhǔn)備階段該投標(biāo)負(fù)責(zé)人進(jìn)行了投標(biāo)策略交底，在合同實(shí)施的過(guò)程中，項(xiàng)目經(jīng)理通過(guò)談判最終說(shuō)服業(yè)主選擇了該公司報(bào)價(jià)依據(jù)的那種品牌/規(guī)格的材料，減少了損失。

6)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析，形成風(fēng)險(xiǎn)事件表，見(jiàn)表2。在投標(biāo)階段由于投標(biāo)時(shí)間很短，施工企業(yè)在投標(biāo)的過(guò)程中可能來(lái)不及對(duì)合同的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行充分的了解和分析，為了確保合同的順利實(shí)施保證承包商的利益，在施工準(zhǔn)備階段需要對(duì)相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析。這些風(fēng)險(xiǎn)包括:合同風(fēng)險(xiǎn)、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和管理風(fēng)險(xiǎn)。

a．合同風(fēng)險(xiǎn)是指由于合同中特殊的規(guī)定所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。合同風(fēng)險(xiǎn)分析可以通過(guò)對(duì)合同文本、招標(biāo)文件等的分析，確定潛在的風(fēng)險(xiǎn)。合同風(fēng)險(xiǎn)對(duì)項(xiàng)目的影響是全局性的，直接決定了施工企業(yè)的成本和效益。合同風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別可以將項(xiàng)目所簽訂的合同、招標(biāo)文件及其他合同補(bǔ)充文件與標(biāo)準(zhǔn)合同文本如各種《FIDIC合同》或《建設(shè)工程施工合同示范文本》，發(fā)現(xiàn)它們之間的差異，分析此差異帶來(lái)的可能的風(fēng)險(xiǎn)，特別需要注意工程變更、計(jì)價(jià)、支付條件，合同中明確的風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)，工程范圍，合同中的特殊條款和補(bǔ)充條款，合同中各項(xiàng)工作的時(shí)限，承包商對(duì)業(yè)主風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)警要求等合同條款。

b．項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，即項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中與項(xiàng)目相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)，如工程變更、氣候、地質(zhì)等條件的變化帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。這類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)是由項(xiàng)目的特殊性和唯一性決定的。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別主要依賴于承包商的經(jīng)驗(yàn)，特別是對(duì)該類(lèi)項(xiàng)目、同地區(qū)項(xiàng)目施工的經(jīng)驗(yàn)、同一業(yè)主或同一文化環(huán)境中的業(yè)主的其他項(xiàng)目的實(shí)施信息或經(jīng)驗(yàn)，這些經(jīng)驗(yàn)可以幫助承包商識(shí)別氣候、地質(zhì)條件或與業(yè)主相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)(如支付能力、信用、管理水平和管理風(fēng)格、文化習(xí)俗等)。

c．管理風(fēng)險(xiǎn)，是指由于管理不善導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)事件。管理風(fēng)險(xiǎn)可以通過(guò)分析施工組織設(shè)計(jì)中的網(wǎng)絡(luò)圖，找出關(guān)鍵線路及關(guān)鍵線路上的相關(guān)工作的關(guān)鍵點(diǎn)來(lái)識(shí)別潛在的風(fēng)險(xiǎn)事件，特別是稀有資源的配置和保障。并分析該風(fēng)險(xiǎn)事件對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的影響及風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)應(yīng)采取的對(duì)策。

表2 風(fēng)險(xiǎn)事件表

3 結(jié)語(yǔ)

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)被認(rèn)為是契約經(jīng)濟(jì)，在這種條件下，合同管理的重要性受到越來(lái)越多的重視。建筑行業(yè)作為一個(gè)多風(fēng)險(xiǎn)的行業(yè)，合同管理更是影響承包商的盈利水平的關(guān)鍵。但是在投標(biāo)階段和施工階段合同管理工作受到了充分的重視，而在施工準(zhǔn)備階段承包商的工作重心主要集中于機(jī)械、設(shè)備、人力資源的配置和準(zhǔn)備，合同管理被束之高閣了。這就造成了施工中遇到問(wèn)題時(shí)承包商處于被動(dòng)的局面，嚴(yán)重時(shí)甚至造成拖延。因此只有承包商在施工準(zhǔn)備階段充分地熟悉合同，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)做到心中有數(shù)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)措施做到胸有成竹，才能保證合同順利實(shí)施，確保承包商的效益。

［1］鄭 蕓．淺談承包商的施工合同管理［J］．人民長(zhǎng)江，2008，39(10):81-83．

［2］成 虎．建設(shè)工程合同管理與索賠［M］．第4版．南京:東南大學(xué)出版社，2008．

［3］張雙甜，羅曉庚．團(tuán)隊(duì)在合同管理中的應(yīng)用［J］．建筑管理現(xiàn)代化，2008(3):75-77．

［4］Hardold Kerzner．項(xiàng)目管理計(jì)劃、進(jìn)度和控制的系統(tǒng)方法［M］．第7版．北京:電子工業(yè)出版社，2002．