基于網(wǎng)絡(luò)平臺的醫(yī)用耗材信息管理模式探討

張雪佳，戴廣宇，姚金芳，錢建國

復(fù)旦大學(xué)附屬華山醫(yī)院 裝備科，上海 200040

0 前言

隨著醫(yī)用耗材產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展和各類新型醫(yī)用耗材的不斷推新，為臨床醫(yī)療提供了豐富的診療手段。同時，為醫(yī)院提供醫(yī)用耗材的供應(yīng)商數(shù)量也越來越多。為此，上海醫(yī)保局為了規(guī)范醫(yī)用耗材的合理使用，下發(fā)了關(guān)于完善醫(yī)用耗材編碼數(shù)據(jù)庫的文件和具體要求，如何將醫(yī)保耗材編碼與醫(yī)院使用的耗材信息結(jié)合，并進行長效管理，成為了醫(yī)院設(shè)備管理部門新的艱巨任務(wù)。

1 現(xiàn)今耗材管理的困境與弊端

醫(yī)院每天的醫(yī)療過程中都使用大量的醫(yī)療器械和醫(yī)用耗材，小至一次性使用注射器和輸液材料，大到植入人體的起搏器、支架和各類金屬植入物。近來由醫(yī)保部門下發(fā)的一次性材料庫中，二級目錄分類便多達30余種。醫(yī)院耗材使用量大、覆蓋面廣、品種多、規(guī)格型號復(fù)雜、專業(yè)性強、供應(yīng)商多，如何能夠及時、迅速更新產(chǎn)品信息，避免產(chǎn)生重復(fù)冗余的工作量，是當(dāng)下醫(yī)院需要解決的一個難題。

在我國，從國家到地方設(shè)有各級食品藥品監(jiān)督管理部門，他們的職能除了對醫(yī)療器械產(chǎn)品的安全性、有效性進行審查驗證，頒發(fā)醫(yī)療器械產(chǎn)品注冊證外，還對醫(yī)療器械產(chǎn)品的經(jīng)營和使用進行監(jiān)督。按照國家醫(yī)用材料管理相關(guān)要求，在采購醫(yī)用耗材的過程中，各醫(yī)院必須嚴格遵循《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》，審核包括食品藥品監(jiān)督管理部門頒發(fā)的《醫(yī)療器械產(chǎn)品注冊證》、《醫(yī)療器械生產(chǎn)企業(yè)許可證》、《醫(yī)療器械經(jīng)營許可證》等相關(guān)證照，登記備案，以建立完善的醫(yī)用耗材管理檔案。然而，面對數(shù)量龐大的供應(yīng)商群體，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件必然會造成空間資源的浪費和管理的不便。在上海，一家三級甲等綜合醫(yī)院的供貨商數(shù)量可以達到幾百家，如果對這幾百家公司的證照都進行紙質(zhì)管理，無論在日常工作中還是面臨上級部門的各種檢查時都會遇到巨大壓力。目前，對證照進行掃描，建立Excel文檔對供貨商和產(chǎn)品進行分類，并設(shè)置鏈接保管電子文檔的做法是各醫(yī)院較為主流的管理方式，但這種管理模式時常由于資料轉(zhuǎn)移產(chǎn)生的鏈接失效以及地點、設(shè)備的限制而無法迅速得到所需信息。可見，為醫(yī)用耗材創(chuàng)建有效的信息化管理勢在必行。

2 新模式初步構(gòu)想與設(shè)計

2.1 模式探索依據(jù)

雖然目前國內(nèi)可使用的醫(yī)用耗材品種繁多，但總體數(shù)量基本有據(jù)可查。由上海市醫(yī)療保險辦公室發(fā)布的一次性使用醫(yī)用耗材數(shù)據(jù)庫包含了耗材的醫(yī)保編碼、注冊證、品名、規(guī)格、生產(chǎn)廠家等必要信息，為我們提供了雖不完整，但覆蓋面較廣的基本數(shù)據(jù)庫。基于這個數(shù)據(jù)總表，我們嘗試開發(fā)一個能夠使供貨商各自擁有權(quán)限、隨時方便上傳耗材編碼、證照和價格等信息，醫(yī)院耗材管理者在有互聯(lián)網(wǎng)的地方隨時可以查看和調(diào)用相關(guān)信息的網(wǎng)絡(luò)平臺。

2.2 平臺開發(fā)思路和目的

信息化管理的目標(biāo)是建立一套醫(yī)用耗材的全程跟蹤管理系統(tǒng)，將原本獨立管理的物資管理系統(tǒng)和HIS收費系統(tǒng)關(guān)聯(lián)起來，互相制約。醫(yī)用耗材從進入醫(yī)院到最終用到病人身上都可以受到全程跟蹤，向上追溯到生產(chǎn)廠商、向下追溯到患者個體。同時，可以完成廠商資質(zhì)的審查、耗材注冊證信息管理以及提供各種證件有效期提醒，也為供應(yīng)商評估提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

在上述構(gòu)想的網(wǎng)絡(luò)平臺下，結(jié)合以往以供應(yīng)商為單位、文件夾為單元、單品種耗材為個體的管理方式，讓各供應(yīng)商對自己公司所持有的營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證進行及時更新，并且維護原廠的相關(guān)資質(zhì)證明和給予代理商的授權(quán)證明。針對目前供貨商會不定期更名的現(xiàn)狀，平臺能對舊證照以公司為單位進行封存，便于日后發(fā)生醫(yī)療糾紛等情況時能夠追溯以往檔案。

而醫(yī)院作為管理者，能夠查看、調(diào)用各供貨商上傳的商家資質(zhì)、一次性使用耗材數(shù)據(jù)，并且能夠?qū)崟r進行審核、標(biāo)記。對于供貨商修改的部分，醫(yī)院也能及時查看相關(guān)修改信息并予以審核確認。由于平臺在因特網(wǎng)上開放，醫(yī)院的權(quán)限人員可以在任何能夠接入網(wǎng)絡(luò)的地方登陸、查看、調(diào)用平臺上的數(shù)據(jù)信息，方便在各項檢查及任何需要的時間檢索出需要的內(nèi)容。并且，當(dāng)醫(yī)院耗材管理部門需要對大范圍供應(yīng)商進行通知和各種資料發(fā)布時，網(wǎng)絡(luò)平臺可以在很大程度上為雙方都節(jié)省人力和時間。醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)流程，見圖1。

圖1 醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)流程圖

3 供貨商系統(tǒng)界面構(gòu)想與設(shè)計

在供貨商平臺下，每家供貨商應(yīng)該能夠自行注冊賬號，擁有對自己賬號的相關(guān)權(quán)限，保證商業(yè)機密的安全性。

該系統(tǒng)中，供貨商可以在“供貨商信息管理”和“材料申請管理”中分別維護公司和產(chǎn)品資質(zhì)信息。當(dāng)完整填寫并上傳營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證等相關(guān)信息后，方能進行材料申請的操作。

由于供貨商數(shù)量龐大，系統(tǒng)設(shè)有“公告通知”模塊。該模塊主要是用于快速對供貨商發(fā)布大范圍的通知。供應(yīng)商可以查看醫(yī)院轉(zhuǎn)發(fā)的醫(yī)保編碼相關(guān)信息，以及由院方發(fā)布的各項公告。同時，對于廣泛有需求的表單和資料，通知模塊也會方便供貨商自行下載。公告通知欄界面，見圖2。

圖2 公告通知欄

當(dāng)供貨商及廠家信息維護完成后，可進行在院使用材料的填報。基于醫(yī)保局下發(fā)的編碼庫，供應(yīng)商在填入編碼后，可以點擊“查找匹配”自動刷出原始表中已有的數(shù)據(jù)。當(dāng)所有要求的內(nèi)容（包括醫(yī)保編碼及編碼刷新后自動填寫的品名、規(guī)格型號、分類目錄、品牌、生產(chǎn)廠商等信息，以及產(chǎn)品注冊證掃描件的上傳、生產(chǎn)廠家填寫、產(chǎn)品供應(yīng)價與物價信息上傳）填寫完成后，供貨商才可以對該耗材信息進行保存或修改。材料填寫界面，見圖3。

圖3 材料填寫界面

4 后臺界面設(shè)計

后臺的權(quán)限擁有者主要為耗材管理人員。在后臺界面中，耗材管理人員可以點擊所需要查看的供貨商的相關(guān)控件，即可查閱各家公司已上傳的數(shù)據(jù)及掃描件，篩選、查看、修改所有供貨商的資質(zhì)和產(chǎn)品證照。產(chǎn)品查看列表，見圖4。

圖4 產(chǎn)品查看列表

對于供貨商新增和填報的產(chǎn)品，當(dāng)完成相關(guān)證照的審核后，設(shè)備科可將數(shù)據(jù)傳至財務(wù)科，由財務(wù)人員審核相關(guān)價格信息后將數(shù)據(jù)導(dǎo)入收費系統(tǒng)。這樣的審核順序有助于在技術(shù)上規(guī)范耗材的準(zhǔn)入，前期由耗材管理部門審核準(zhǔn)入條件，后期財務(wù)部門審核收費價格，使耗材的管理審核符合醫(yī)院對于耗材管理的要求，確保規(guī)定的確實實行。后臺查看材料具體信息（物價），見圖5。

圖5 后臺查看材料具體信息（物價）

在“申請材料管理”中，耗材管理部門能夠區(qū)分出產(chǎn)品是否有醫(yī)保編碼、是否已審核。在實際運作過程中，產(chǎn)品的注冊證和物價信息等內(nèi)容會發(fā)生周期性變更。對于已經(jīng)審核給財務(wù)部門的材料，當(dāng)單個數(shù)據(jù)信息發(fā)生變化時將自動進入“變更申請審核”狀態(tài)，由耗材管理人員進行核查確認。而通過篩選產(chǎn)品名稱或醫(yī)保編碼、供貨商的關(guān)鍵詞，可以快速定位所需查找的耗材相關(guān)信息。

由于各類證照均具有時間長短不同的有效期，因此，對于后臺管理人員來說，提示已過期及即將到期的證照信息也是相當(dāng)重要的。因此，在界面中添加到期提示模塊，有助于為證照日期審核帶來便利，大幅提高管理效率。而當(dāng)點擊相關(guān)數(shù)字后，即能看到對應(yīng)的證照信息。到期證照提示界面，見圖6。

圖6 到期證照提示界面

5 新模式的優(yōu)勢與未來模式展望

隨著政府相關(guān)部門對醫(yī)用材料的愈發(fā)重視和編碼庫的不斷完善，采用互聯(lián)網(wǎng)平臺對醫(yī)用耗材編碼和證照進行管理，有利于在供應(yīng)商眾多的情況下，讓耗材管理部門對醫(yī)用耗材信息進行及時、有效、準(zhǔn)確及有依據(jù)的管理。借此平臺，多家供應(yīng)商可以在不同地點直接將資料上傳至系統(tǒng)，醫(yī)院則能夠及時查看到供貨商所上傳的信息，按所需方式對不同廠家的不同產(chǎn)品進行查詢和分類。這種模式突破了傳統(tǒng)紙張管理對于證照查找的不便和空間限制，也避免了單機硬盤存貯證照可能產(chǎn)生的權(quán)限過于狹窄和因硬件損壞而造成的數(shù)據(jù)安全問題。

新模式的使用也使醫(yī)院從對耗材的單獨管理轉(zhuǎn)向了醫(yī)院和供貨商合作管理。在此模式下，供貨商主觀能動性將得到發(fā)揮，產(chǎn)品所發(fā)生的變更信息也將更迅速地傳達至醫(yī)院。

我院的材料申報系統(tǒng)已使用1年有余，并且在逐步優(yōu)化改進中。原本供應(yīng)商在證照更新時需要往返醫(yī)院之間，現(xiàn)在則能夠自行在互聯(lián)網(wǎng)上進行上傳，這樣不僅公司內(nèi)勤能在第一時間了解醫(yī)院需求，也讓醫(yī)院能及時獲取公司提供的信息并進行判斷審核。而在應(yīng)對各項院內(nèi)外的檢查及對產(chǎn)品搜索的需要時，該模式管理之下的產(chǎn)品證照及相關(guān)資料數(shù)據(jù)能夠在極短時間被搜索出，大大提高了耗材管理部門的工作效率，從原先冗余的紙質(zhì)文件中解脫出來，轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理模式。

眾多不同種類、不同適用范圍和不同等級耗材的并存使得互相協(xié)作的網(wǎng)絡(luò)化管理模式成為一種必然的趨勢。在可以預(yù)見的時間里，醫(yī)院使用的醫(yī)用耗材種類必然會遠超當(dāng)前。在此前提下，未來耗材管理模式可能將不僅限于醫(yī)院和供貨商之間的合作。不同醫(yī)院由于臨床側(cè)重不同，使用的產(chǎn)品會有各異，但基本材料在類型和主流品牌上將大致趨于統(tǒng)一。屆時，基于互聯(lián)網(wǎng)模式的耗材協(xié)作管理將拓展到各醫(yī)院之間。在這樣一個大平臺中，某個區(qū)域內(nèi)的多家醫(yī)院將擁有各自的權(quán)限，對共同使用的醫(yī)用耗材信息進行資源共享，這不僅能夠減輕單個醫(yī)院耗材管理部門的工作量，更對龐大數(shù)量的耗材宏觀掌控和管理有著巨大作用。

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