ERP環境下企業會計信息系統內部控制研究

中國鐵建沙特麥加輕軌項目公司 石志勇

在我們國家ERP系統被應用到很多企業的生產經營活動中，但是每個企業應用此軟件的能力不同，有的企業沒有使ERP系統得到很好發揮，半途而廢或者形同虛設，同時，有的企業的內部控制制度也是類似的狀況，很多企業早就引入內部控制這一理念，但是沒有很好的執行，生產經營觀念還停留在企業短暫利益，忽視企業管理，存在著財務管理權責不明，不相容職位不分離等情況，造成的企業粗放式的內部控制制度管理，顯然不利于企業的發展。相對ERP系統在我國的使用狀況，國外得到了較好的利用，其非常注重應用ERP系統規范業務流程，通過明確的獎罰制度實現人文管理，加強企業管理，特別是ERP系統的應用在完善內部控制方面的優勢，有利于監督財務造假等，因此ERP環境下企業會計信息系統內部控制研究非常有意義。

一、ERP的定義

ERP即企業資源計劃，是指利用信息技術建立一個運營管理的網絡平臺平臺，以系統化的管理思想，為企業全體員工提供經營管理和輔助決策手段，為企業實現合理調配資源，以及最大化地創造社會財富提供了可能。

二、ERP對企業內部控制的影響分析

(一)ERP對企業內部控制的支撐

ERP本身就是一個控制系統，它為內部控制的有效運行提供了支撐。表現在：第一，ERP系統的實施有助于企業實現全面控制。ERP系統的實施能夠有效解決傳統信息系統下的信息孤島的問題，傳統系統下信息的采集僅局限在本部門的業務活動，而ERP系統記錄該活動的相關數據，提供所有可能相關的信息。這樣做出決策可依據的信息數據類型更廣，更多維，數據重復更少，決策力更強，有助于實現全面控制活動過程。第二，ERP系統有助于企業實現實時控制。ERP系統的有效實施能夠解決傳統系統信息處理滯后的問題，傳統系統下決策依據的會計信息總是滯后于業務的發生，而ERP系統能夠緊密串連企業的基本流程，自動記錄從顧客訂單到庫存數量，產生報表，使企業能實時控制內部資源。ERP對企業內部控制一定的支撐的同時，也給內部控制帶來了風險。

(二)ERP對風險評估的影響

ERP系統的應用會給企業增加業務流程和信息系統上的風險，ERP服務于內部控制，也是內部控制的對象和客體。由于IT技術的引入，企業內控體系也面臨一些新風險。表現在信息生成、信息傳遞及設備和網絡的控制上。如企業的各種信息流都是環環相扣的，優勢是可以降低成本，但是只要其中任何一個環節出現問題都會影響到整個企業的正常運行。而網絡的開放性、數據的共享性也將增加ERP系統的風險，如數據的安全問題，可能會因數據操作人員的違規操作而丟失或出錯，可能被非授權人員修改、刪除，也可能受計算機病毒感染，導致整個系統崩潰。因此ERP環境下的企業內部控制風險管理的重點是兼顧內外部環境、企業業務流程及ERP系統的關聯度等，來規避業務流程和信息系統產生的風險。

(三)ERP對控制環境的影響

ERP環境下的內部控制對員工的誠實性和道德規范要求更高，各個職能之間的聯系更加緊密。目前企業的管理和經營方式還存在著權責不明等情況。由于ERP系統與傳統系統有一些功能差別，使得ERP真正發揮作用需要一個與內部控制和企業管理銜接的過程。

(四)各級成員之間缺少信息溝通的影響

組織內部信息溝通有利于促進員工之間相互了解，高效率完成工作。而ERP系統的應用恰恰可以促進企業內部信息流通，企業數據庫內存儲大量的企業信息，并且不斷實時更新。這樣一個信息網絡平臺的構建，大大方便了獲取內部控制信息，明確每個人的責任與權利。但是，當前企業的管理者還沒有充分認識到 ERP系統對內部控制及企業管理的作用，對ERP系統的結構和操作流程設計的投入還不夠，ERP系統的操作能力還有待提高，顯然必將影響ERP系統環境下的內控運轉效果。

三、ERP環境下內部控制的優化策略

(一)ERP系統對內部控制影響要素的優化

ERP系統對內部控制許多因素都有正面的作用，其能夠有效、快速地控制這些影響要素，降低成本，提高利潤。

第一，利用ERP有效應對企業內部風險評估。風險評估是指管理層識別對企業日常經營、戰略目標等可能造成影響的內部或外部風險，并評估風險的重要性，針對風險特點制定風險應對策略。企業風險分外部風險和內部風險，外部風險如技術進步、競爭對手及經濟環境等。ERP系統對于這些企業外部的風險難以發揮作用，而對企業內部的風險作用比較明顯，內部風險如經濟活動的性質及員工素質等。ERP系統在內部風險評估方面的優勢表現在有些流程是專門分析內部風險的，如最優儲存量的分析、營利能力分析等。以及操作性的風險如時間方面的交貨期推遲風險、材料成本大幅波動風險等，利用ERP系統可以直接得出可供管理層參考的量化指標。

第二，企業在ERP環境下應將各種指標和操作方法更加明確和細化，提高了員工的工作能力。ERP系統的全面預測及分析使得企業運營更加有效率，如比較準確的預測銷售量即可根據銷售量生產產品，有效防止產品留滯賣不出去的情況。ERP環境下還有利于企業塑造誠實的企業文化，因為ERP是一個關系緊密、條理清晰的系統，環環都有聯系，要求互相信任，互相合作。在ERP環境下，企業的生產經營方式易完成由粗放型向集約型的轉變。同時ERP系統的應用使企業塑造一個有授權才能操作的文化，也有效解決企業權責不明的狀況。

(二)企業應該樹立利用ERP系統完善內控制度的理念

在ERP環境下內部控制制度沒有實質的變化，仍然強調要完善企業內部控制制度，而操作人員的內控思想意識是最重要的。ERP環境下企業價值最大化目標沒有變，需要培育員工成本觀念等，建設一支符合ERP系統的企業管理團隊和先進的操作人員，完善企業的內部控制制度，實現戰略目標。缺乏完善的企業內部控制是難以適應當今瞬息萬變經濟發展特點的，ERP系統的實施可以使企業的經營管理者全面獲取信息，系統了解、分析企業生產經營過程，提供企業的決策所需的大量有關的信息。同時企業要意識到ERP系統是一個能夠實時跟蹤實際的經營情況的信息系統，要擅于運用系統提供的信息進行調控和管理，及時的調整企業的決策，有效保證企業的生產經營活動正常進行。

(三)企業應該有的放矢，抓內部控制主要環節

內部控制制度的完善程度是由企業的實際情況決定的，因此企業應該全面的掌握企業經營狀況，根據戰略目標抓住重要環節。要深化使用ERP系統，企業的經營管理者應當以企業的物流、資金、費用、投資等為重點，堅持事前、事中及事后的控制。事前控制比較重要的如預算控制。企業還應將預算控制目標根據層次進行分解，并將具體的工作安排到相應的工作人員手中，通過設立不相容職位相分離、互相牽制等制度，保證權責分明，相互監督和制衡。企業還應對人員進行控制，制定定期、完善的考核機制，發揮每個工作人員的潛能，有效使ERP環境下生產經營活動與企業內部控制結合。

(四)企業應加強業務流程管理

ERP環境下企業應該建立系統化、人本化及規范化的內部控制制度，提高企業的生產經營活動質量和效率。ERP使企業實現生產經營活動的集成化和系統化管理，將其結合其他現代化管理工具和內控制度聯合起來實施，有效完善生產經營管理。此外，ERP及信息技術的引用不是意味著企業可以忽略人的作用，企業仍應以人為中心，建設人性化管理，只有尊重工作人員的權利，得到員工的支持，才能有效推動提高內部控制。

(五)以計算機網絡為平臺 ，構筑會計實時信息處理系統

現代網絡技術的發展和廣泛應用，打破了傳統信息交換的時間和空間概念，改變了人們收集信息、處理信息和利用信息的方式，實現信息的共享。 傳統會計業務流程由于受制于技術和成本因素，信息的披露主要以季度、年度為主的定期報告方式進行。 然而，隨著網絡技術的發展，這種制約因素得到有效克服，使會計實時信息處理成為現實。因此，要實現財務業務一體化信息處理流程需要充分利用網絡技術，以計算機網絡為平臺，將實時信息處理流程嵌入業務處理過程中，將財會人員工作嵌入經營活動過程中，拓展到生產經營的各個業務部門，將財會工作由被動地、過濾地收集、整理和加工信息轉變為主動、全面、實時地加工和制定會計信息。 這樣，財會人員通過計算機網絡在業務活動執行的同時，將業務事件信息輸入管理信息系統中，通過執行業務規則和信息處理規則，生成集成信息，實現信息處理的動態化和實時化。

[1]董維娜.ERP系統中的內部控制研究,遼寧師范大學,碩士學位論文,2011

[2]孫希梅.基于ERP的企業內部控制研究,山東大學碩士學位論文,2011

[3]秦欣梅,譚文浩.ERP環境下的內部控制體系構建,財會通訊,2010