會計檔案管理現狀與對策

馮漢新

一、當前會計檔案的管理現狀

1.單位領導重視程度不夠，尤其是私營企業業主普遍對會計檔案管理工作不夠重視，該保存的資料沒有很好保存或有意不保存，給有關部門檢查帶來一定困難。

2.由于單位經費不足，用于會計檔案管理上的投入相當有限，有較多單位會計檔案保管也只是表面上的保存，根本談不上采用先進技術，實現檔案管理的現代化。而且，單位會計檔案利用率不是很高，即使有人利用，哪花費在檔案查找上的時間也是相當的長；更為嚴重的是，有較多資金運轉較困難的企事業單位，由于缺少對本單位會計檔案應有投入，因房屋年久失修，加上保管不當，出現會計檔案濕漏以及被老鼠、白蟻及蟲子等侵害，造成會計檔案損毀現象相當嚴重。

3.有的單位尤其是企業單位財務人員變動頻繁，沒有按規定進行很好財務交接，加上接收者對新單位情況又不是很熟，這就給會計檔案管理帶來一定難度。較多單位出現以前年度不是本人經手的檔案不管或不進行清理現象，談不上一個單位會計檔案的整體連貫性。

4.相當長時間以來，會計檔案主管部門沒有對本地區所有單位財務人員進行過系統會計檔案管理業務培訓，很多財會人員對會計檔案管理不是十分了解，只是停留在簡單的保管上。會計檔案整理內容全不全，哪些要哪些不要，規范不規范等等根本不懂，自己又懶得查看相關資料，因此，能夠嚴格按《檔案法》要求歸檔的單位不太多。

5.有關部門監管沒有到位。據調查，財政、審計、稅務等部門側重于對單位帳務的檢查，往往對會計檔案管理好壞很少提及；作為當地的檔案局根本不組織或極少組織對本地所有單位會計檔案工作的檢查，在較多地方會計檔案監管成為一片空白。

6.較大部分單位會計檔案保管人員對檔案清理工作有畏難思想，盡管會計檔案保管人換了一茬又一茬，但很少有人對保管期限到期的檔案進行過認真清理，導致檔案資料越積越多，年年添置必要的檔案柜，浪費了財力。有一些單位特別是企業單位最想把單位會計檔案盡快銷毀，以免日后有關部門的檢查，反而是會計檔案成為單位的一種負擔。

7.會計檔案保管不統一。據調查，大多數單位會計檔案自己保管，但實際保管情況較亂，特別是改制單位、關停并轉單位的會計檔案更是“前途”堪憂；尚有部分五六十年代以前的會計檔案有的仍保管在檔案館里；目前，也有部分財政部門的會計檔案移交給檔案館保管。當地檔案館只定期要求主管部門向檔案館移交文史類檔案，從不要求接收各單位移交的相關會計檔案。

二、做好會計檔案管理工作的對策

1.各相關單位和部門要充分提高對會計檔案管理工作重要性的思想認識，要把會計檔案管理納入日常財務管理工作范疇。

2.在經費安排或政策優惠上適當增加對會計檔案管理方面傾斜。一方面，財政部門應增加對行政事業單位檔案管理經費的足夠投入；另一方面，國家有關部門應考慮企業對單位會計檔案管理投入資金的相關稅收優惠。

3.保持會計檔案保管人員的相對穩定性，會計檔案管理工作是一項連貫工程，它需要單位會計資料的連續，因此，單位需要會計人員對本單位整個會計檔案管理工作的熟悉，在此基礎上應保持財會人員的相對穩定，不宜經常更換財務人員。而且如確實需要更換，也一定要辦好相關檔案交接手續。

4.財政、檔案管理部門每年至少要舉辦一到兩次會計檔案管理業務培訓，讓單位尤其是企業單位的財務人員都知道會計檔案管理的重要，了解有關會計檔案管理的相關規定，會計檔案管理業務得到提高，最終做到讓單位會計檔案能夠完整、有序地歸檔保存。

5.對會計檔案進行“瘦身”，讓該保存的長期檔案經清理后存下來，讓人們知道會計檔案不是單位的一種負擔，而是我們的良師益友，真正達到利用之目的。

6.有關部門應切實做好會計檔案的接收工作。《中華人民共和國檔案法》第十一條規定機關、團體、企事業單位和其他組織必須按國家規定，定期向當地檔案館移交檔案；第十六條對于保管條件惡劣或其他原因被認為可能導致檔案局嚴重損毀和不安全的，國家檔案局行政管理部門有權采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施，必要時，可以收購或征購。因此，根據上述之規定，單位的會計檔案在保管到一定時間應統一移送當地專門的檔案管理機構即檔案館保管。

7.加強日常監管。財政、檔案及其他有關部門應聯合執法，加強對單位會計檔案管理的檢查、管理。對違反相關法律、法規的單位依法進行一定處罰，并限期督促其整改。