文書檔案管理工作現狀及未來發展方向分析

摘要：文書檔案管理工作影響著檔案資料的質量和完整性，對企業的長久發展有著重要作用。本文分析了我國文書檔案管理的存在的一些問題，從而提出可行的解決策略，并對未來的發展趨勢進行簡單的說明。

關鍵詞：文書檔案管理；問題；策略

目前，文書檔案管理工作在企業中發揮越來越重要的作用，它是企業單位基礎性工作。然而，目前我國部分單位依舊不夠重視文書檔案的管理工作，仍存在著各種各樣的問題，不利于企業自身的長期發展，這就需要對其進行更深層次的探討其中的問題所在，并提出可行的管理方法以及未來的發展方向。

一、當前文書檔案管理工作存在的問題

（一）觀念認識不足，對文書檔案管理工作不夠重視

當前的文書檔案管理工作并不能給企業帶來直觀的經濟效益，這就導致了很多企業對文書檔案管理工作不夠重視。一方面是上級領導不重視，不少領導追求利益最大化和運轉快速化，對文書檔案的管理工作沒有足夠的關注，認為該工作可有可無，只需要保存好相應的文件就可以了，公司也沒有針對該工作制定正規的管理及改進計劃。另一方面是員工不重視，認為文書檔案管理工作沒有什么技術含量，是一個“冷門部門”，對工作也打不起精神，只是簡單的敷衍了事，最終會導致文書檔案工作人員的工作效率和工作質量降低，不利于企業發展。

（二）文書和檔案工作銜接存在問題

文書檔案管理中的文書工作和管理工作是兩個不同的過程，兩個相互聯系成一體，而又存在著區別。文書工作是檔案工作的前提，沒有前面的文書工作，檔案工作也就無從談起。正因為如此，兩個工作的銜接能否順利進行有著重要的意義。然而，目前大多數企業的文書工作和檔案工作之間難以出現有效的銜接。文書工作的不規范容易導致檔案工作的混亂，從而降低了文書檔案管理的效率和質量。

（三）員工綜合能力不足

由于檔案管理工作在我國普遍存在重視程度不高的問題，所以很多單位的檔案管理工作人員缺乏相關的專業知識，也沒有接受相關的工作培訓，對檔案分類、立卷等基本工作掌握不夠熟練，個人能力缺乏，工作效率和工作質量較低。特別是現在隨著社會的信息化大發展，文書檔案管理的信息化也成為了將來的發展趨勢，這就要求員工不僅應掌握必須的文書檔案管理能力，還需具備相應的計算機技術。

（四）各部門不協調，阻礙文書檔案管理工作

文書檔案工作需要企業的各個部門的配合，比如歸檔工作需要從各個部門收集重要的文件資料進行統一整理保管。而一些部門為了自己工作的便利或以要事在身為推脫，不愿意或不積極將需要歸檔的文件資料交給檔案員統一保管。如此下去，文書檔案管理工作的效率低下是一方面，重要文件的丟失那就是更重要的后果了。各部門對檔案工作的配合不夠，必定會制約檔案管理水平的提高。

二、文書檔案管理工作的幾點改進和發展趨勢

面對文書檔案管理工作中存在的上述問題，企業和員工應當積極去分析問題，順應時代潮流，從以下幾個方面進行改進.

（一）擺正觀念認識，重視文檔管理工作

要想提高文檔管理工作效率，首先要做到的便是要擺正觀念認識，重視文檔管理工作。作為員工，事無巨細，要有勤苦敬業精神，無論哪個崗位，都要積極主動完成工作任務；作為企業管理者，在重視文檔管理工作上更具有舉足輕重的意義，所以管理者要有長遠目光，能夠看到文檔管理工作所具有的重要作用。

（二）完善文書和檔案工作的銜接

在文書檔案管理中，文件質量的好壞決定著檔案質量的高低。文書部分規范化處理文件是文書檔案管理水平的高低的基礎，這就要求工作人員做好文書工作和檔案工作的規范銜接，協調文書和檔案工作，并最終實現文書、檔案工作一體化。此外，文書工作人員要重視文件材料的質量，比如文字的格式、紙張的大小，修改和批閱文件材料所用的筆及顏色等，都需制定相應的標準，并嚴格按照這個標準來實行。對于收發的文件材料，需詳細登記，一旦發現文件缺少，要及時查找補充，保證文件材料的完整性，從而提高文書檔案管理的效率。

（三）順應時代發展，提高員工素質

企業應對員工進行統一的專業培訓，為員工的交流和學習提供一個平臺。此外，企業可以將考國外有效的管理經驗和公司自身的實際情況結合起來，挖掘出員工的最大潛力。而作為員工，必須好好把握企業提供的平臺，努力的充實提升和完善自己。特別是隨著計算機技術的發展，文檔管理工作也勢必會向信息化方向發展，不論是索引查找還是檔案的載體都可能會發生翻天覆地的變化。這就要求員工必須掌握計算機進行文書檔案管理的能力，才能夠適應時代潮流，提高文書檔案管理工作。

（四）加強各部門的協調工作，做好文檔收集工作

文書檔案中的許多利用價值較高的檔案往往來源于各部門。為此，積極主動與各部門處理好關系，是檔案員工的一項重要工作。檔案員工要經常主動到各部門走動，積極主動熱心的與工作人員交流，了解各部門工作內容和進展，以獲取有效信息。還要常常根據本單位的工作實際，思考檔案如何圍繞單位的中心工作，如何做好文檔收集工作。而企業也要加強與各部門的協調與溝通，保證檔案收集信息渠道的通暢。

總之，面對文書檔案管理過程中存在的問題，企業和員工要足夠重視。企業要強化文檔管理水平，加強各部門的交流合作，做好文檔管理工作。要緊跟信息時代的潮流，利用計算機進行新的管理模式，實現文書檔案管理工作的規范化和標準化。

參考文獻：

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[2]王少琴.工程項目的文檔管理[J].石油化工建設，2012（03）.

（作者單位：哈爾濱地鐵集團有限公司運營分公司綜合部）