淺談辦公室服務監督業務的幾點體會

和莉園

中國石油長慶油田分公司 技術監測中心 （陜西 西安 710021）

淺談辦公室服務監督業務的幾點體會

和莉園

中國石油長慶油田分公司 技術監測中心 （陜西 西安 710021）

辦公室作為綜合辦事機構，歷來是承上啟下、溝通內外、協調左右，聯系四面八方的樞紐。從服務監督、服務前線的角度出發，淺談了工程質量監督室辦公室在搞好本職工作，服務監督業務方面的幾點體會和方法。

辦公室 服務 監督

1 工程質量監督室辦公室基本情況

工程質量監督室是技術監測中心主要業務板塊之一，其辦公室工作千頭萬緒，紛繁復雜，既有后勤保障、黨工婦團、綜合治理等一系列綜合事務性工作，又有與監督業務息息相關的項目注冊、合同結算、報表統計、標準化管理等專業性較強的業務性工作，全面呈現出窗口性、服務性、綜合性、專業性等特點。

1.1 工作內容

工程質量監督室因其政府監督職能的特殊性，決定了從業人員用工性質的特殊性和數量的局限性，因此長期以來，質監室辦公室的綜合事務性工作一直由2名女同志分擔，主要承擔的工作如圖1所示。

1.2 工作特點

結合實際，目前質監室辦公室工作有4個特點：

（1）窗口性。辦公室是質監室與中心領導、機關部門、上級部門、兄弟單位及全室員工接觸最頻繁的地方，是展現質監室形象的重要窗口。這一特點就要求辦公室工作人員要注重自身形象，做到待人接物有禮，言談舉止有度，善察顏色且腳勤手快。

（2）綜合性。質監室辦公室各項工作歸口到中心領導、中心所有機關科室乃至總站，涉及面廣、種類繁多。除此之外，日常還要應付一些臨時性突發的事件，這一特點就要求辦公室工作人員無論是從大局上還是在細節上都必須堅持學習業務知識、創新工作方法、總結經驗教訓、保持求實作風。

（3）服務性。辦公室工作歷來是服務于領導、服務于員工、服務于基層。這就要求辦公室工作人員既要有大局意識，更要有服務意識。不論是內勤保障、差費報銷、文件收發、報表報送，還是協調辦事、會議安排、車輛管理、安全保衛，甚至端茶倒水、打掃衛生等各項工作都要以高度負責的態度，一絲不茍地落實好。

（4）專業性。在工程質量監督程序里，監督工作始于工程注冊而終于資料歸檔。質監室辦公室就承擔了監督程序里這兩項首尾工作。同時，還肩負著各項業務數據的統計與報送、經營成本核算等工作，這就要求辦公室工作人員不僅要有吃苦耐勞、求真務實的精神，更要有精通的專業知識作支撐。

2 辦公室服務監督業務的幾點體會

2.1 突出重點，分清主次，當好質監室的勤務員

辦公室工作多、亂、雜，稍有不慎，就會出現紕漏或閃失。要想做好辦公室工作，就必須分清輕重緩急，否則胡子眉毛一把抓，往往會陷入事務堆中難以自拔，搞得越忙越亂，越辛苦越被動。因此，在工作中我們總結出以下幾個方法：

（1）結合要求合理計劃。工作一般都有時限要求，但并非無規律可循。趁年初開工之前的空檔期，可以先整理設備、標準臺帳，根據設備總臺帳再梳理出借用、檢定、報廢臺帳；根據標準臺帳梳理出廢標，并做好更新臺帳和購置計劃。檔案的整理、錄入、歸檔一般都集中在第二季度進行，在此同時可著手準備年檢工作時需用的單位、人員資質等資料。在做好這些工作之余，見縫插針，從容不迫地做好其它工作。

圖1 工程質量監督室主要承擔的工作

（2）結合進度制定備忘。辦公室內勤工作事無巨細，不能有半點疏忽和懈怠。因此，記錄工作備忘就顯得非常重要，每天下班之前在筆記上可將本日未完成的工作、領導要求急辦的工作、上級部門催辦的工作、明天要做的工作都記錄下來，次日完成打勾，否則繼續寫于備忘本上作以備忘提示，力求不讓工作在自己這里延誤，不讓事項在自己手里積壓。

（3）結合實際優先安排。有些工作機動性大，時間要求緊，就需要特事特辦。目前，質監室除辦公室2名女職工外，其余20多人常年奔波在監督一線，工作環境和生活條件都比較艱苦，信息往往不能及時反饋。所以，辦公室經常結合實際情況配合一線監督人員加班加點完成工作，在差費報銷、福利發放等方面也盡量優先一線監督人員，以確保工作及時落實，后勤保障及時到位。

總之，面對辦公室的眾多事務，辦公室工作人員要做到眼勤、手勤、嘴勤、腦勤、腿勤，盡量把今天的事情今天做，明天的事情提前做；手中的事情抓緊做，長遠的事情謀劃做；份內的事情主動做，份外的事情配合做，力爭當好質監室的勤務員。

2.2 積極協調，促進和諧，當好辦公室的潤滑劑

質監室辦公室工作繁雜瑣碎、機動性強、預見性差，而監督一線工作又是點多、線長、面廣的情況，因此要確保領導及上級部門的精神能夠上情下達，工作能夠落實到位，任務能夠順利完成，辦公室就要與各監督部及人員勤交流、善理解、多配合，充分發揮辦公室“潤滑劑”的作用。

（1）勤交流。積極利用網絡、通訊、座談等溝通手段，定期不定期的與一線監督人員溝通情況、交流看法，確保信息傳達及時、反饋及時，從而保證各項工作不脫節、不遺漏、不滯后。

（2）善理解。設身處地的站在一線監督人員角度考慮問題，分析問題，急人之所急，想人之所想，態度上不急不燥，行動上不等不靠，主動解決問題，推進工作有序開展。

（3）多配合。與監督一線人員在工作上互相支持，經驗上互相借鑒，生活上互相幫助，言行上互相提醒，取長補短，拾漏補遺，做到思想統一、工作合力、行動合拍，努力營造同心同德、誠信友善的工作氛圍。

2.3 注重細節，避免失誤，當好質監室的管家婆

辦公室工作無所不包、無所不在，工作人員要統籌兼顧，溝通上下，聯系左右，平衡各方。為扎實做好質監室的人、財、物管理，充分發揮辦公室的系統作用和整體效能，使監督業務順利開展，監督人員無后顧之憂，在日常辦公中工作人員就要扮演好質監室的“管家婆”角色，有意識地培養“四心”：

（1）責任心。工作成績往往建立在責任心上。在辦公室工作只有抱著高度的責任心投入到無窮瑣碎的事務中，才能實現本職工作的目標和體現自身的價值。質監室辦公室經常與人、財、物打交道，要使前線監督業務能夠正常運轉，在人的方面要保證統計、上報的員工信息準確完整；錢財方面要確保差費精細核銷，合同及時結算；物方面要保證適時供應，安全可靠，要盡量把每一項工作做到無錯無漏，使可能出現的風險和錯誤消除在辦公室這個層面。

（2）細心。做好辦公室工作，尤其要注重細節。細心觀察、細心整理、細心核算、細心統計，不怕煩亂、不懼繁雜的以高度負責的精神做好每一項工作，記錄好每一筆收支、登記好每個人的報銷，力求不讓集體受損失、不讓個人受損失。

（3）平常心。辦公室工作看似繁忙卻不容易出成績，因此在辦公室工作一定要保持一顆平常心，不僅要有榮辱不驚、淡泊寧靜的情懷，還要有“為他人做嫁衣”的奉獻精神，更要學會自我調節，自我寬慰。

（4）耐心。辦公室的工作瑣碎繁雜，甚至有些婆婆媽媽，讓人覺得平談無味又煩亂不堪。因此，辦公室工作人員更應具備韌勁與耐心，事無巨細，身體力行，無論是重復性地工作還是才接手的工作，都要耐心細致地去完成。

2.4 善于學習，精通業務，當好質監室統計員

目前，質監室辦公室既有業務性工作，又有事務性工作，業務工作主要包括申報注冊、資料歸檔、標準更新、合同結算、成本核算等與監督工作密切相關的工作；事務工作一般是指除業務以外的其他諸如員工考勤、后勤保障、安全衛生等相關工作。業務和事務是辦公室工作的兩個輪子，是保證監督業務順利開展的保障和前提，辦公室人員素質的高低、能力的強弱直接決定了這些工作做的好與壞，因此，辦公室人員一定要善于學習、勤于學習、不斷學習，做到：

（1）拓寬知識內容。辦公室工作對象是面而不是線，是塊而不是條。因此，我們不僅要熟知中心仍至油田公司的大政方針及各項政策、黨政工團的各項要求，具備較高的理論修養，還應了解監督、設備、標準、文學等方面的知識。根據工作需要有意識地拓寬自己的知識面，以適應工作需要。

（2）更新知識內容。工作是圍繞著實際開展的，學習也要跟上形勢步伐，跟上工作節奏，不斷學習新標準、新規定，新方法、新系統。不僅要學，還要熟知精通，熟練應用，這樣才能指導實踐，更好地開展工作，服務業務。

（3）深挖知識內容。就是知其然，還要知其所以然。對各方面的知識，雖不能像專業監督人員那樣深有造詣，但也應對其內涵、實質有較深、較細致的了解和掌握，尤其是對與自己工作密切相關的財務、設備、標準、檔案、監督等知識領域，不能一知半解、不求甚解、淺嘗輒止。

3 總 結

總之，質監室辦公室的工作比較龐雜，要適應大油田發展，還有待于辦公室工作人員在實踐中深入探索，不斷創新，更好地為監督業務服務、為建設與5 000萬t相匹配的技術監測中心服務。

[1]李平.當好辦公室主任的若干體會[J].特區實踐與理論，2009(1).

[2]桂玉強.做好辦公室工作的實踐與思考[J].領導科學，2006(9).

[3]李鴻泰.企業辦公室工作心得體會[J].縱橫-秘書工作，2010(4).

As a general business organization,the office has been the pivot that serves as a connecting link between the preceding and the following,communicates between the internal and the external,coordinates between the left and the right and link up all different areas.From the angle of serving the supervision and the front,discussions are carried out about some experiences and methods of engineering quality supervision office in doing one’s own work better and serving the supervision business.

office;service;supervision

和莉園(1978-)，女，2000年9月畢業于甘肅政法學院法律系，現從事辦公室綜合工作。

2012-03-18▎