CIO經驗談，辦公自動化走向協同第一步

◎ 本刊記者 寧冉

王強是浙江某公司的CIO，在他的倡導下，公司引進了OA系統，他的本意是把企業從手工辦公狀態全面推進到半自動電子化作業模式，達到全面提高企業營運效率的作用。OA系統也是很多企業在進行信息化初期首先考慮的系統。但是，這套OA系統并沒有王強當時設想的那么好，企業OA系統上線后卻給他帶來了一些困惑。

習慣朝夕難改，OA如同雞肋

盡管在系統部署初期，王強也對企業自身需求做了很多的分析和調研，在現有工作流程基礎上，對企業辦公流程做了一定的優化，并強化到系統中去。當初這套系統實施的初衷是想把所有紙質表單全部做成網上工作流，讓企業實現輕松辦公，異地協同辦公，他認為只要這樣，OA就算是配置成功了。

然而，他忽視了信息化推廣難常見的原因：企業有一批年齡較大，計算機應用水平較差的員工，他們在系統上辦公甚至比傳統辦公效率更低。盡管經過了半個多月的培訓，OA系統中的工作流表單數量并沒有像預期那樣增長，OA系統的應用僅僅局限于查看通知，收發短信和查看通訊錄等簡單功能，員工的反響也認為OA很麻煩，更有部門領導提出了能不能停用這套系統。公司紙質辦公沒有停過，網上審批也逐漸被晾在一邊，漸漸有束之高閣的趨勢。后來有員工就此戲稱：“只因少了一筆，‘自’動化成了‘白’動化了。”

冷靜下來的王強在分析這套系統時，發現雖然業內稱OA實施的成功率能夠達到80%，是少有的高成功率的系統，然而對于絕大多數用戶而言，卻有種說不出的感慨，即使企業有了一套OA系統，但是能夠深入應用，并產生效益的并不多，一套系統其中70%的功能并沒有發揮其作用，在王強自己的公司，OA似乎就是收發文件、收發郵件、查看通知而已，尤其是OA中重要的網上審批，成了擺設。這在實施之前，軟件廠商并沒有說出來，用戶也漸漸視其為“雞肋”。

眾所周知，在新經濟時代，企業的商業體系越來越復雜，工作方式越來越具有流動性和移動性，客戶越來越分散，上、下游伙伴聯系越來越緊密，而地理位置卻分散在全球各地，并處于不同的時區。與此同時企業是否能夠及時掌握外部市場環境與社會環境的各種變化，及時了解影響組織內部工作效率的各項因素，并通過快速調整組織結構、工作模式與處理流程、市場技術與產品策略、合作與聯盟方式等已成為衡量一家企業的競爭力的重要指標。而企業敏捷性的提升從企業中每一個團隊和每一個人都能夠順暢自如地溝通、協作，也能實時共享各種信息、關系資源開始，這樣企業需要一種高效的“溝通協作”系統，來有效地管理建立在人和團隊基礎上的交流與互動，全方位地整合和優化企業的所有信息資源，更靈活地調整流程，以最終達到管理并提升企業核心競爭力的目的。

OA的主要特征與功能之一就是工作流，也即公文流轉，主要有兩大部分，一是網上審批：單位內部的各項審批電子化，如工作請示、工作報告、工作交辦、部門間的工作聯絡、出差申請、采購申請、報銷、請假等日常工作流程，都可以通過網上進行辦理和審批;二是網上公文處理：實現收文處理和發文處理的電子化，收文處理指可對來文的登記、擬辦、批辦、傳閱、承辦、轉辦等環節進行網上辦理，發文處理指可對公文制發中的擬稿、核稿、會稿、簽發、編號、登記、打印等環節進行網上處理。

然而，究竟有多少企業能夠讓OA發揮其最大作用？在提到信息化時，更多地企業認為自己通過部署OA系統，企業能夠進行無紙化辦公了。其實，OA系統中更多協同沒有被開發出來，OA實施的高成功率，低效能率使得企業陷入信息化建設的困局。

松下幸之助有句名言：“企業管理過去是溝通，現在是溝通，未來還是溝通。” 為什么網上公文流轉會遭遇溝通的障礙？

經過一番總結，王強認為：一是OA系統本身細節設計不夠完善，工作流程不合理。比如王強發現公司現行的這套OA軟件流程過程較為繁瑣，員工平時不用系統只需要10分鐘就能完成的事情，通過這套系統的操作和運轉，反而需要30分鐘甚至更長時間。實施信息化本來就為老員工增加了負擔，挑戰了傳統的人工傳遞、親筆批示的方式，如果在實施應用中不能簡化操作，而是需要繁瑣的程序才能完成，必然會導致員工抵制這套系統。

二是用戶企業習慣了紙質辦公，認為紙質辦公更安全的傳統老觀念影響著網上工作流審批模式進一步推廣。目前我國部分政府部門、企事業單位網上辦公審批系統已開通多年，通過幾年的應用，網絡辦公取得了一定的成就。但是也有一部分網上辦公大都只能停留在初檢階段甚至“粗檢”階段，尤其是在公司內部，不少員工眼里由于網上材料缺乏物證、公信力與法律性，應用公文流轉審批，應用者會感覺不踏實，只相信手寫的憑據，特別是公司財務、審計部和采購部門，讓他們在電子化虛擬空間進行審批、核銷，是難于想象的。

三是安全性困擾著網上審批的推廣普及。這主要表現在電子簽名、電子公章上。其一是文檔使用場所的安全性。目前雖然已經有一些基于文檔上的“簽章軟件”，但這樣的簽章文檔并不具足夠的安全強度，在文檔上加蓋印章有時難于保證電子印章和文檔內容的安全；其二是電子公文傳輸中安全性。目前，世界各國均高度重視信息安全問題，國家信息中心專家委員會主任寧家駿介紹說，美國近年來對國家安全戰略進行了調整，通過《網絡空間國家戰略》等一系列舉措保障信息安全；俄羅斯將維護經濟安全和信息安全提升到保證國家安全的高度；歐盟也在著力推動共同的信息安全和防務建設。

全面改進網上審批，讓OA更上一層樓

除了提升技術、簡化流程，尚有哪些舉措能提升、完善目前網上審批、全面推動企業辦公自動化?

王強在通過不斷思考、分析，最后結合自身企業特點總結出幾點改善、提升企業信息化應用的建議和應對策略，這些措施使得公司的OA系統的使用率逐漸提高，公司領導層也重新啟用OA辦公，尤其是一些緊急、重要的文件領導在外地也能及時審批回復，提高了企業運營效率。他提出的五點，使得這套OA系統逐漸的被員工認可。

一是讓“紙上辦公”與“網上辦公”并存過渡。例如王強IT部門的一個員工提出可以采取打印流程中的部分重要字據，讓相關事項當事人手寫簽字備案的方案，解決部分“眼見為實”的擔憂問題。這種方案也被公司采用。兩種運作方式并存，為將來公司全部電子化打下一個基礎。

當公司采購部在實施某固定資產采購的電子工作流時會碰到一個問題：在手工流程中，采購部需要把供應商的報價單原件附在支出申請單后交由財務人員審批，而電子工作流是無法傳遞紙質報價單的，用戶代表也僅僅是普通的操作人員，不能輕易更改他們交易的現有流程。王強提出了掃描報價單、報價單單獨走手工審批流程等方案，但都被否決。后來王強再進一步完善流程，在與領導協商后，決定只將報價內容填寫在電子工作流中，而所有紙質報價單、原始憑證全保留在采購部門，最后由審計部門定期審計，這樣既能保證交易的合法性，而且也解決了許多困擾已久的問題，從而進一步推進網上審批流程。

二是利用手寫技術，提高網上公文審批的可靠性、安全性。許多OA系統中公文流轉過程中的修改是用鍵盤來進行的，這就帶來了很多麻煩，例如批注的位置、時間的先后以及冒名批注等。的確，用過辦公文檔的人都知道電子文檔中批注的麻煩。如果采用手寫技術，公文修改時就可以避免這些問題。一方面手寫直接在原文上進行批注，更符合領導的使用習慣；另一方面各人的手寫筆跡都是不相同的，如果有人要冒名企業領導簽批文檔，就非常困難。公司每位中層以上的領導通過配置一套手寫系統與硬件，符合他們圈閱、簽批乃至起草文件的習慣。尤其是公司50多歲的高層領導，長期習慣紙筆，自從有了手寫設備，應用網上審批的積極性就高了，也帶動公司上下廣泛使用OA。

三是完善安全機制，為網上審批工作提供保障。電子化辦公，安全第一。因此王強給公司OA系統全身上了“防護網”——提供完善的身份認證機制、嚴密的權限控制體系、關鍵數據加密、詳細的日志信息記錄等安全措施。在身份認證層面上，要以風險為導向，因為原來的靜態密碼已經不能保護單一用戶，企業系統要更加智能化才能應對當前互聯網的攻擊。系統除了能做控制，還要能去發現不太正常的狀態。大數據需要一個中控系統把所有內部的、外部的信息收集起來進行分析。王強還給系統上了用戶身份鎖、預留標準的CA認證接口等安全措施，進一步提升系統的安全等級，最大程度保障審批業務的順利開展。

四是信息化是“一把手”工程，“一把手”作為主導推廣OA系統。“一把手”原則很關鍵。領導如率眾“親征”應用是最好的干預手段。同時從領導角度在不同場合多宣傳，多要求，多強調，多督查，甚至于一兩句關鍵的話，均可成為推動應用高潮的超強催化劑。當前要的就是這樣的一種最有成效的行政協調。推行網上辦公審批，工作量大牽涉面廣，不僅有技術問題，還涉及到部門之間協調，更主要是領導思想觀念、提高工作效率、利益博弈的轉變等問題，這要求企業領導要率先垂范，破除懷疑思想、部門主義、利益思想，敢想敢為，勇于創新，全面推動辦公自動化。這點，王強總是通過各種場合、各種機會，建議、力倡公司領導帶頭嘗試電子化審批，說明信息化工程其實就是一把手工程。后來，公司中高層領導也逐漸接受王強的觀點，盡量身體力行推動辦公自動化，成效有了明顯改觀。