大協同的時代即將到來

◎ 本刊記者 于巧稚

協同軟件作為當今風靡一時的信息化系統，被各類企業爭相追逐，如今已經廣泛應用于各行各業，貫穿于企業發展的各個階段。尤其是企業在經歷了創業、集體化、規范化三個階段后，便進入精細化管理階段，各個部門、各個崗位的工作更加專業化，跨部門、跨組織的工作時常出現，為完成某一跨部門任務而組建的虛擬團隊大量存在，工作人員往往同時兼具多種角色。此時，以提升團隊協作能力為主要應用目標的協同軟件，成為在管理制度眾多、管理層級較長、職責角色復雜的組織中，恢復其活力的有效工具。“協同”的概念也隨著時代的發展而富有更深的含義，不僅包括人與人之間的協作，也包括不同應用系統之間，不同數據之間，不同終端設備之間，不同應用情景之間，人與機器之間，科技與傳統之間等全方位的協同。

協同時代應解決信息孤島

企業信息化的發揮應該是一個循序漸進的過程，從西方信息化開始較早的國家來看，信息化的實施和應用并不是一步到位，而是通過循序漸進的過程逐步建立起來的。因此，信息化的發展大多是從初級階段到中級階段，再到高級階段的發展過程。在企業處理某項工程或者業務時，也會單獨開發或引進一個個應用系統。這些分散開發或引進的系統，通常缺乏整體考慮，更不會統一考慮數據標準或者信息共享等方面的問題，盲目追求“實用快上”的目標導致了信息孤島時常發生。長期以來，由于信息化普及的深度和廣度不夠，很多企業將信息化的重心放在設備選型或網絡構筑上，沒有用心進行信息資源的開發與利用，因而導致對“信息孤島”問題長期存在得不到解決。

那么企業CIO該如何有效地解決信息孤島的問題呢？

首先要理順企業的數據流。信息系統的實施是建立在完善的基礎數據之上的，而信息系統的成功運行則是基于對基礎數據的科學管理。企業信息化需要數據準確性、可靠性和及時性是以各個業務系統數據完整和正確為基礎的，數據的統一是企業信息化建設成功關鍵之一。

其次要進行統一信息資源規劃。CIO應該對企業信息資源建設進行整體規劃及統一部署，建立各個部門系統發展可持續目標，機構內部的各種資源的配置要從整體優化的角度考慮，資金、設備、技術、人員、信息等要素的投入要達到低投入、低消耗、高效率的可持續使用。

最后通過集成平臺實現系統應用的集成。集成平臺是可以適應于不同系統之間信息共享的通用工具，就是通過企業應用集成技術將企業的業務流程、公共數據、應用軟件、硬件和各種標準聯合起來，在不同企業應用系統之間實現無縫集成，使它們像一個整體一樣進行業務處理和信息共享。當在多個企業系統之間進行商務交易的時候，集成平臺也可以為不同企業之間實現系統集成。

由于數據中心的服務器數量與聯接到互聯網的設備數量正在以驚人的速度增長，對于這些孤島之間更具一致性的協作需求變得愈發普遍，解決信息孤島急需降低數據中心的復雜性。行業領袖和分析師一直都在關注信息孤島的問題。根據2010年的一個調查報告顯示有60%的CEO認為其當前的基礎設施復雜性較高，79%的CEO預計在以后五年中復雜性將會不斷提升。在數據中心領域內，諸如云計算和整合基礎設施等最近的創新技術已經開始有助于降低其中的復雜性，然而在排除信息孤島的問題上仍存在嚴重挑戰。

未來的信息化發展，不在單單是各個業務系統的應用，更多的是系統之間、數據之間能夠實現協同。信息孤島是一個長期存在的現象，對現存的信息孤島采用集成的方式，對個別無法集成的舊系統采用替換升級的方式實現信息共享，必要時從規劃開始對現有系統進行全面的升級和改造。

因科技從而實現移動協同

移動協同是當今高速發展的通信業與IT業交融的產物，它將通信業在溝通上的便捷、在用戶上的規模，與IT業在軟件應用上的成熟、在業務內容上的豐富，完美結合到了一起，使之成為了繼電腦無紙化辦公、互聯網遠程化辦公之后的新一代辦公模式。與云計算同時興起的是移動技術的迅速發展，二者相輔相成。有賴于各種移動設備的發展，特別是蘋果手機、安卓系統智能手機大行其道，手機智能化、手機PC化已成為趨勢，再就是以ipad為代表的平板電腦的大力發展，其屏幕的大小足夠支撐所有的系統應用，這些都為移動協同提供了良好的保證。如何利用移動，如何讓它在企業管理中發揮自己的作用成為協同軟件的重要課題。

目前有很多軟件產品，將移動應用提升到一個新的高度，也預示著一場工作革命即將到來：人們可以不必呆在辦公室守著固定的工位，靠電話、郵件或口頭傳遞信息來辦公，也可以不必拉網線就登錄協同，如果你愿意，也可以不用電腦，掏出iPad或者智能手機，在你想去的任意地方登錄協同，隨時工作。

移動協同實現了碎片化時間的應用，在乘坐交通工具、會議間隙等碎片時間可以用來進行工作的處理或者進行知識學習，智慧協同的快速審批、日程查看、單據審批等功能都可以快速的解決，移動設備實時在線的特性也能保證信息處理的及時，使協同管理更具效率。

黨的十七大報告已將“信息化”工作的開展提到了全新的歷史高度，信息化將成為社會科學發展的重要推動力量。作為信息化科技發展的最新成果，“移動辦公”的出現，為現代社會提供了一種全新的工作模式。它使政府和企事業單位的領導、辦事人員不用再全天困守在辦公室中批示和處理工作事務，它使信息指令能更快傳遞，使得工作場所變得沒有局限，讓辦公事務變得可以隨心所欲，它是中國在信息化技術研發和應用上的自主創新。它的使用簡便，適用性廣、功能性強等特性，使其在改造和提升各產業的競爭力，更大程度發展社會生產力，推動節約型社會建設等方面都有出色的推動作用，正在受到政府各界和社會各產業越來越多的重視。

打破人與人之間的隔閡

實施信息化通常要對各個業務進行整合。這些業務盡管更多的時候從屬于企業的不同人員、不同部門，但本質上來說它們都是緊密關聯的，并形成企業特有的業務體系，企業需要對各個業務進行充分的整合以使業務能夠協調和平滑運作，任何業務鏈的“斷折”或業務的“死角”都會對企業的運營產生影響。

完成一個項目通常需要多人共同協作，人與人之間通過完成項目的一系列事件而聯系在一起。事件的發生的次序決定了系統內用戶信息傳遞的流程。這樣對于協同辦公系統中的每個用戶，登錄系統都會獲取一個實時的事件清單，用戶只需對當前事件進行響應，簡化了以往繁雜的處理過程。

人與人之間的協作，這是在企業的每個角落里時刻都在發生的。人與人之間的屏障應該被打破，并可被隨時調動起來組成跨部門、跨企業、跨地域的“虛擬團隊”。例如一個項目，隨著項目的建立，各個部門的有關人員都可被加入到項目團隊中，甚至可包括外聘專家、相關客戶、合作伙伴等。為統一目標而設的“虛擬團隊”中的成員可以共享項目信息、被分配各自的任務、接受項目經理的監督、相互之間就某個問題進行探討、參加網上的項目會議等?！疤摂M團隊”不光包含了人，還包含了財、物等資源，例如會議室、項目資料等。而在協同應用平臺中，這些資源可以突破各種障礙而被迅速找到并集合到一起，并實現它們之間通暢的溝通、協調，從而保證目標的達成。協同應用的解決方案幫助企業整合了各種資源，因而協同應用平臺也應具備如下三個基本特點：即整合性，實現各種信息及業務環節的關聯和統一管理；聯貫性，實現“以點帶面”的連通運作；靈活性，實現“隨需而應”的動態組合及相互協作。

科技與傳統的和諧

胡錦濤總書記在慶祝清華大學建校100周年講話中，從加快建設創新型國家的要求出發，明確提出要積極提升原始性創新、集成創新和引進消化吸收再創新能力，積極推動協同創新。第一次提出了“四個創新”，豐富和發展了中國特色自主創新的內涵。中央各級領導和研究學者也在不同的場合宣講和詮釋協同創新的內涵和重要性。

河南二建常務副總經理王海民在企業實施了協同系統后曾頗有感慨的說，信息化條件下催生出的新的工作方式改變了二建人的工作狀態，更改變了人們的精神面貌，造就了一個新二建，塑造了一個新圖騰。協同軟件催生了河南二建的“協同理念”，協同理念構造了河南二建寬容和諧的陽光文化和團隊，這是二建的生命之本。勞動者和信息化工具相結合的河南二建，已經進入“人劍合一”的境界。信息化的工具支撐了他們管理體制的初步變革，也正在催生著他們新的更大的變革。

對于協同OA用戶來說，人性化的界面設計往往是用戶良好OA體驗的關鍵環節。同時，走好界面人機交互第一步，也將為客戶帶來更為易用的OA管理體驗。近年來，人性化的界面設計受到很多廠商的關注，并紛紛推出各類吸引眼球的設計。將科技與傳統結合，甚至用科技實現傳統都已經成為下一步信息化發展的趨勢，不能因為科技進步而缺失了傳統。

正如一位信息化專家所言，信息化是一項"只有開始沒有結束"的事業，信息化伴隨著企業的誕生而誕生，伴隨著企業的發展而發展。在信息化飛速發展的今天，要趕上時代的變化和發展，企業就必須與時俱進，不斷改革和創新，朝著大協同時代而不斷奮進。