淺談如何提高醫院檔案管理人員素質

張媛

摘要：隨著醫院業務規模的迅速發展，文書檔案作為醫院的歷史憑證記載和臨床科研的必要基礎條件，其重要性和關鍵性是不言而喻的。而許多醫院由于人員編制和機構設置的局限，文書檔案大多數是由文秘人員兼職的。為確保文秘人員能有質、有量、有效地做好文書檔案工作，適應當前醫院檔案工作的要求。故必須提高檔案管理人員素質，才能完成院領導賦予的重任。

關鍵詞：醫院；檔案管理；人員素質

中圖分類號：F241文獻標志碼：A文章編號：1673-291X（2012）21-0142-02

醫院檔案是由醫院文件轉化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是醫院各項工作的真實記錄，是各項業務持續發展的重要依據，既能指導現實工作又能為查考歷史提供重要的憑據。許多醫院由于人員編制和機構設置的局限，文書檔案大多數是由文秘人員兼職的。文書檔案的價值，關鍵在于檔案的質量，而檔案資料的質量，又取決于文秘人員的自身素質。文秘人員素質的高低，直接影響著文書檔案工作的效率、水平和質量，對文書檔案工和整體效能的發揮有著無法替代的保障作用。目前，一些文秘人員素質不高，極大地制約了文書檔案工作的創新，甚至影響到本單位的正常運行和業務的發展。因此，如何提高醫院檔案管理人員素質，有力促進醫院檔案管理工作，使之適應新形勢、新發展的要求，已成為醫院行政管理中亟待解決的現實課題。

一、充分認識提高醫院檔案管理人員素質的重要性

1.醫院的發展需要高素質的管理人員。近幾年來，各級政府都高度重視醫療衛生事業發展，對醫院不斷加大人、財、物的投入，使衛生事業蒸蒸日上，呈現嶄新活力。如深圳市第六人民醫院（南山醫院）狠抓醫療質量，力創醫院品牌，醫院硬件設施不斷完善，醫療服務質量顯著提升，重點專科和特色專科大力發展。經過不懈努力，該醫院以過硬的綜合實力高分晉級全省首家區級三級甲等醫院。醫療事業的不斷發展，必然要求配備高素質的檔案管理人員，否則，將會影響醫療事業的健康發展。

2.醫院的專業性需要高素質的管理人員。醫院管理工作日趨規范化，導致了大量文件的產生。計算機和網絡技術的廣泛應用，產生了越來越多的電子文件。醫療保險制度改革的實施和醫保專門檔案的數量日益增多，導致醫院檔案內容不斷更新、數量日增多。由此可見，與黨政機關和其他事業單位相比較，醫院具有相當強的專業性。因此，醫院檔案管理人員不僅要掌握一般檔案管理的專業知識，還要具有一定醫學專業知識，以增強對其信息的認識程度，提高辨別水平和處理水平，增強開發醫學信息資源的意識，為檔案提供良好的利用條件和優質服務，滿足醫院各項工作對檔案利用的需要。

3.醫院的特殊性需要高素質的管理人員。隨著醫院醫療事業不斷發展，醫院作為和人民群眾的切身利益息息相關的特殊行業，依法行醫、依法管理已將成為該行業的準則。無論從醫學方面的學術研究、科技交流，還是到醫院的行政管理、醫療糾紛，都必須高度重視醫院檔案管理工作。實踐表明，檔案工作做好了，就會有利于醫院的管理和發展；實踐也充分表明，沒有高素質的檔案管理人員，醫院檔案管理工作必然受到影響。因此，檔案管理人員要適應衛生體制改革的發展，醫院檔案部門在認真執行國家檔案局、衛生部《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》、《醫學科學技術檔案管理辦法》的前提下，聯系衛生改革實施制定本單位的規章制度，將檔案工作諸環節通過科學的規章制度，使醫院各類檔案管理工作有法可依，有章可循。

二、目前醫院檔案管理人員素質存在的問題

1.檔案管理員專業知識較為貧乏。檔案管理工作人員多數是由辦公室文秘人員兼職的，學歷普遍不高，專業知識較為缺乏，且一些人員半路出家，沒有檔案管理工作的相應閱歷。這就造成檔案管理人員在工作中時常出現不順手和有勁使不上的情形。這與時代的發展要求不相適應，難以適應新形勢檔案事業的新要求。

2.檔案管理人員業務水平較低。檔案整理不規范 檔案管理人員的素質影響檔案管理水平。在醫院人才培養中，一般重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高普遍沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進修學習的機會不夠，缺乏系統的檔案知識培訓，許多檔案管理人員的管理水平停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展要求，缺乏創新和活力。

3.職業事業心、進取心不太強。目前，醫院很多醫護人員對檔案管理工作的重要性認識不足，包括一些領導都認為檔案工作的好壞對醫院的發展影響不大，因而沒有從思想上真正認識到檔案及其工作的重要性。甚至連一些檔案員自身對檔案工作存在不理解，他們認為檔案工作枯燥、煩瑣、沒人重視、地位低、沒干頭，認為檔案管理就是簡單的接收、裝訂、保管好就行了。因此，對檔案管理工作積極性不高，業務上不精益求精得過且過，職業感情淡薄，奉獻意識和奉獻精神還不夠。

三、提高醫院檔案管理人員素質的具體舉措

1.源頭治理，嚴把進人關。鑒于文書檔案工作對服務對象的重要性以及其較強的專業性，決定了文書檔案工作者必須具備專業知識，擁有較強的檔案管理技能。為加強醫院檔案管理工作，確保管理者能勝任此項工作的需要，醫院要源頭治理，嚴把進入關。可通過公開招聘的方式，在社會上招聘檔案專業人員，或者在本院中選拔業務技術強、政治思想好、綜合素質好、工作細心、責任心強的黨員同志負責檔案管理工作。

2.加大培訓力度，努力提高人員素質。要高度重視醫院檔案管理人員的培訓工作，把這項培訓工作納入醫院的年度工作計劃，見之于日常管理當中。要多管齊下，采取“走出去”或“請進來”相結合的方式開展業務培訓。一方面，醫院要克服人員緊缺的實際困難，大力支持檔案管理人員參加上級部門舉辦的業務培訓，并促使橫向溝通交流；另一方面，醫院可定期或不定期舉辦檔案知識講座，邀請專家為包括檔案管理人員在內的行政管理人員講課。通過堅持不懈的業務培訓，不斷提高檔案管理人員素質，提高專、兼職檔案人員的業務水平。

3.強化考核，建立獎懲機制。要加強對檔案管理人員的管理，把檔案管理工作納入醫院一項重要的行政管理考核內容，并建立與之相配套的獎懲機制，將考核結果與晉升、獎金掛鉤，對不能勝任檔案管理崗位的人員進行崗位調整，讓那些具有較高素質的人員來勝任此項工作，以增強檔案管理人員的危機意識，迫使其不斷提高自身素質。