大學戰略管理機構的組織設計

王志遠,丁元林,姜 虹＊

(1.南方醫科大學,廣東 廣州 510515;2.廣東醫學院,廣東 東莞 523808)

大學戰略管理機構的組織設計

王志遠1,丁元林2,姜 虹1＊

(1.南方醫科大學,廣東 廣州 510515;2.廣東醫學院,廣東 東莞 523808)

國際上大學管理已從戰略規劃走向戰略管理。科學的戰略管理機構組織設計是制定、落實發展規劃的基本保障。高等院校設立戰略管理機構,要結合自身實際,按照戰略管理和項目管理的思想進行戰略管理機構的工作目標設計、職能設計、組織結構設計,組建多學科復合型團隊,以確保學校戰略規劃的有效實現。

大學;戰略管理;組織設計

10.3969/j.issn.1002-1701.2012.11.024

隨著我國高等教育事業的快速發展,大學的戰略規劃工作被日益重視,許多高校設立了發展規劃的制定和管理機構,如發展規劃處、部、室等。然而,與歐美等發達國家的大學規劃機構相比,我國高校的規劃機構設置較晚,有效設置總比小,其性質、定位和職能劃分不盡合理,缺乏必要的組織支持和理論研究[1-4]。大學戰略管理機構組織設計的合理性直接影響學校發展規劃的制定和實施效果。

一、大學戰略管理機構的職能演變

戰略管理作為一門學科創建于20世紀60年代,于70年代在企業管理中得到了長足的發展。在這個階段,戰略規劃在企業管理領域非常流行,到80年代以后,逐步被戰略管理所取代。戰略規劃被認為是戰略管理的組成部分,完整的戰略管理還應該包括實施和評估等過程。

發達國家高校管理也經歷了從“從戰略規劃到戰略管理”的過程。20世紀50年起,美國高等教育經過一個20多年的快速發展期。到了70年代末,由于管理的落后,財政的惡化,人口出生造成的生源減少,致使許多高校開始陷入危機[5]。為指導高校把握變革、尋求發展、度過危機,美國著名的高等教育和規劃專家喬治凱勒在1982撰寫了《大學戰略與規劃——美國高等教育革命》一書,企業的規劃和管理方法被引入高校。目前,美英澳等國家知名大學規劃機構的職責主要包括制定發展規劃、進行數據統計與分析、承擔大學預算與統計事務、參與資源配置與管理、開展調查研究與政策分析、實施院系評估工作等[2],基本涵蓋了戰略管理的全過程。

國內高校規劃工作尚處于初級階段。一方面,國內設置規劃專門機構的院校少,據2007年的有關統計,只有7.26%。另一方面,已設立的規劃專門機構職能不夠完善,對比上述國外大學相應的機構職能,我國高校還大都處于戰略規劃階段,存在規劃與環境研究、年度預算、部門實施相分離的現象,缺少對規劃執行過程的監控和對執行效果的評估。

戰略規劃和戰略管理的區別在于,前者焦點是制定最優戰略決策,后者的焦點是關注產生戰略新成果的全過程。大學要提高效益,實現戰略目標,必須進行戰略規劃、實施、評估的全過程管理,即以戰略管理取代單純的戰略規劃,而戰略管理機構的職能也將被重新定義。

二、大學設立戰略管理機構的目的

絕大多數組織的戰略和日常業務流程的關系都可以用圖1來描述[6],大學也不例外。“愿景”、“使命”和“組織戰略目標”是組織績效目標的組成部分,日常業務和項目是組織中的兩類工作類型。日常業務是指持續、重復性的工作,例如日常教學、后勤保障等;而項目則是在一定進度和范圍約束下為完成特定目標要求的臨時性任務,特定目標可以是產品、服務或成果,如建設教學設施、課程體系改革、重點學科申報等。兩者都需要組織計劃和耗費資源,不同的是前者是通過重復的工作創造價值,后者是通過臨時性的努力提升創造價值的能力;前者為的是維持,后者為的是提高。項目組合,則是為實現組織某方面的戰略目標所優化、選擇、集中管理的一系列相關項目。外部環境包括大學所處的國內外經濟社會環境、教育政策、相關高校等。

大學戰略管理機構是組織戰略目標和日常業務高級別計劃管理、項目組合計劃管理的橋梁,是大學這艘航船認識外部環境的望臺。大學戰略管理機構協助學校領導、全校教師認清形勢,并協助制定全校師生認可的戰略目標。而后,為實現戰略目標,組織有關人員對大學的日常業務進行高級別的計劃,同時選擇有利于戰略實現的項目組合,這是大學戰略規劃制定的過程。在規劃的實施過程中,重點關注項目組合實施的過程管理,對其過程和結果進行評價、調整。

根據戰略管理的思想,結合高校實際,可以將設立大學戰略管理機構的目的可以概括為:研究國內外教育宏觀背景,分析學校自身實際,協助校黨委和職能部門對學校的發展方向、目標、行動做出科學的謀劃,而后依靠學校各部門協作將這些謀劃和決策付諸實施,在實施過程中進行監控、協調與評價,進而保證這些謀劃的實現。將此目的可以分解為更具體的目標:

圖1 大學戰略管理機構的業務定位

1.為校黨委制定戰略方向和實施戰略決策提供內在資源和外部環境的客觀信息;

2.為其他職能部門、院(所)提供內外信息并協助協調開展規劃工作;

3.組織全校力量制定科學、合理、可行的教育事業發展規劃及相關專項規劃;

4.將戰略規劃制定過程和成果深入全校教職員工人心;

5.組織學科建設等跨部門專項(項目集)的計劃和實施;

6.協調政府/社會為學校爭取獲得更多發展支持;

7.跟蹤規劃實施情況并及時反饋;

8.根據環境變化和實施情況滾動修訂規劃;等。

三、大學戰略管理機構的職能設計

根據上述規劃處設立的具體目標,可以將學校戰略管理機構定位為:校黨委的高參,其他管理機構和院(所)的優秀伙伴,全校師生的望塔,學校發展的羅盤和助燃劑。其使命是致力于學校戰略發展規劃的管理與相關研究,貫徹和發揚校黨委的戰略思想,保證規劃的科學性、有效性、合理性,與全校其他部門教職員工一起將規劃變為現實。具體主要職能可以設計如下:

(一)開展辦學環境、資源研究與咨詢。

通過網絡文獻、會議、調研等方法,開展對國內外教育相關政策、經濟、社會環境的研究,對其他院校的研究;積極保持與政府相關部門、社會有關組織的良好溝通;運用信息化手段,對內部辦學條件和辦學狀態數據收集,建立數據中心,運用統計學和統籌學方法開展分析與資源配置研究;將研究結果和有用的信息進行編輯提交校領導和各級管理部門和教職工。

(二)組織發展規劃的制定與修訂。

在校黨委既定的戰略目標指導下,設立發展規劃委員會主持規劃,設計科學的規劃流程,組織校內教學、科研、后勤等各相關管理機構以及各學院,開展學校中長期事業規劃、學科與隊伍建設規劃、校園建設規劃的制定工作。指導各級各部門年度規劃和專項規劃的制定。通過規劃過程凝聚人心、統一思想。

(三)進行發展規劃實施情況的監測、協調與評估。

運用過程管理和項目管理的方法實施發展規劃,制定科學的溝通計劃,保持和利益相關者的有效溝通。協同財務及其他業務部門,牽頭建立“規劃—項目—預算—評估”體系以確保資金投入和戰略規劃的一致性和實施效率,建立“規劃實施情況監測與評估體系”定期或不定期評估規劃實施情況,建立“規劃變更控制體系”確保規劃的科學時效性。

(四)實施全校性大型專項(項目集)管理。

對涉及全校多部門的戰略性重大專項工作進行計劃與過程管理,如學科規劃與管理,“211工程”項目,信息化規劃與建設等。組織對規劃外大型專項的論證評估工作,保證規劃外項目與戰略目標的一致性,為校黨委審批項目提供依據。

四、大學戰略管理機構的結構設計

根據職能設計和學校具體情況,可以確定其組織結構。圖2為一種組織結構示例。大學成立發展規劃處和戰略項目管理辦公室,兩者合署辦公,在校黨委領導下,由校長直接負責管理,完成研究、統計、規劃、學科管理、項目管理五大職能,下設2科1室:

圖2 戰略管理機構組織結構示例

(一)規劃與項目管理科。

主要負責校內統計與數據中心建設;組織制定學校中長期發展規劃、年度計劃,對規劃中既定的項目實施監控和評估;組織對學校學科建設之外重大專項的論證、監控和評估。

(二)學科管理科。

主要負責校內學科、專業布局與規劃,各級重點學科、學位點、“211工程”等學科專項建設與管理。

(三)教育政策與環境研究室。

主要負責國內外教育政策、辦學環境、資源等方面的研究與咨詢,將研究或信息收集結果編印成冊,為學校領導及業務部門提供參考。

為保證規劃的科學性和可行性,規劃處各項工作要充分利用大學學術委員會等專家組織的力量和智慧,有關學科、規劃、戰略專項等重大事宜須經學術委員會審議通過。同時,建議學校成立以校外專家為主的發展咨詢委員會,指導學校規劃工作的開展,提供學校發展相關問題的咨詢,評估發展規劃等。

五、大學戰略管理機構的人員配備

由于戰略管理機構職能的全局性和重要性,其人員配備也必須有較高的要求。管理團隊宏觀上可以分為內部和外部兩部分。內部人員主要指戰略管理機構內部專職人員,須有多部門工作經驗,多學科知識背景,善于學習和溝通,懂得戰略管理,具有全局觀念的復合型人才組成;根據組織結構設計分工需要,不同崗位要求有不同學科的側重。外部人員主要是指發展咨詢委員會專家或顧問等,他們可能非常了解或掌握學校發展外部環境相關信息或資源,如上級部門領導、行業專家等,或者非常了解學校歷史并關愛學校發展,如前任校領導、退休專家等。

六、大學戰略管理的學科基礎

大學戰略管理的學科基礎除了高等教育學之外,主要還有兩個較為年輕的學科:戰略管理和項目管理。大學戰略管理機構組織設計應當參照其理論和方法,并被管理人員學習和掌握。

戰略管理和項目管理都起源于軍事,分別在商業和工程領域得到快速發展,現在逐漸被應用到各類組織之中。戰略決定著組織的發展方向,項目是組織實現戰略目標的重要途徑。前者強調的是“領導”,后者關注的是“執行”。

由于組織的多樣性和獨特性,戰略管理學科知識體系還不統一和完善,研究主要集中在戰略制定(包括戰略分析、戰略選擇)和戰略執行(包括戰略實施、戰略評價和調整)兩個方面。大學可以采用戰略制定的方法和工具確保規劃的科學性,例如SWOT分析法、核心競爭力矩陣、波特五力分析等。而戰略的執行則可考慮采用項目管理的一些方法。

項目管理知識體系近幾年已發展的相對較為完善,其內容涵蓋單項目、項目集和項目組合三個層次,并形成了系統化的組織級項目管理成熟度模型OPM3。大學可以應用項目組合管理的理論和方法,識別、排序、治理、監督和報告各類專項工作對大學戰略目標的貢獻以及與戰略目標的相符程度;可以用項目集和單項目管理的方法和技術提高項目執行效率;還可以用OPM3的評估和改進計劃提高大學整體執行戰略的水平。

我國高等教育經過三十多年的蓬勃發展,特別是近十年的規模擴張,隨著適齡入學人口數的下降,規模建設已經接近頂峰,未來的10年各個高校發展將面臨著新的挑戰。如何通過戰略管理去把握新的變革和保持高等教育的生機是每所高校必須要面臨的問題。科學設計的戰略管理機構設立后,學校要進一步研究如何科學合理地制定發展規劃和如何多快好省地落實發展規劃。

[1]黃 璐,劉 芬,陸艷婕等.大學發展戰略機構設置的網絡調查分析及個案討論[J].高校教育管理,2007,6(1):58.

[2]周 玲.美英澳加著名大學規劃機構建設特征的案例研究[J].清華大學教育研究,2007,28(6):110.

[3]劉向兵,李立國.從戰略規劃到戰略管理——高校管理發展的重要選擇[J].國家教育行政學院學報,2005(12):41.

[4]劉志民,楊友國.大學發展規劃的銜接、評估與控制探索[J].國家教育行政學院學報,2008(3):51.

[5]喬治凱勒.大學戰略與規劃——美國高等教育管理革命[M].青島:中國海洋大學出版社,2005.

[6]ANSI/PMI 08-003-2008,The standard for portfolio management(Second Edition).

Organization design of strategic management department in higher schools

WANG Zhi-yuan1,DING Yuan-lin2,JIANG Hong1
(1.Southern Medical University,Guangzhou510515,Guangdong,China;2.Guangdong Medical College,Dongguan523808,G uangdong,China)

In many advanced higher schools abroad,strategic planning has been transforming to the strategic management.Establishing a strategic department is becoming more and more important.The organization design of the department should consider the object,structure,team and basic theory.

higher school;strategic management;organization design

G472 < class="emphasis_bold">[文獻標識碼] A

A

1002-1701(2012)11-0041-04

＊通訊作者

2011-12

王志遠,男,博士研究生,高級工程師,研究方向:項目管理、統計與決策。

廣東省哲學社會科學規劃教育學研究項目(09sjyz001);廣東省教育科研“十一五”規劃研究項目(2010tjk350)。