如何進行建設工程項目的文檔資料管理

劉兆慧

(中鐵十二局集團建筑安裝工程有限公司，山西太原 030024)

0 引言

工程項目文檔管理工作質量的優劣在相當大的程度上決定著檔案后續管理的水平。項目文檔跟蹤、總結和沉淀了從項目啟動、計劃、執行、控制到收尾全過程的管理信息。建設項目檔案是指在建設項目的提出、立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的有保存價值的文字、圖表等形式與載體的文件。目前，在工程建設項目管理上，由于受傳統管理模式的影響和思維習慣的局限，普遍存在重視現場指揮協調推進進度、忽視準確周密快捷的文件管理作用的現象。不重視項目文檔管理，會制約工程建設項目管理水平和效益的提升，甚至會遺留安全、質量、技術、財務方面的風險。

1 工程項目建設過程中文檔資料管理現狀

文檔管理是項目管理的關鍵工具。在工程建設項目實施過程中，無論是會議、檢查、談判，還是研究、設計、審批，或者施工和交易，這些工作最終都必須通過文件的形式進行信息的傳遞，來實現對工程費用、質量、安全和進度等的控制。但在工程項目文檔管理中發現，項目原始資料因施工管理不到位，在施工過程中出現不準確、不齊全、不規范、管理不善、丟失等問題，給項目工作帶來諸多困難，嚴重影響工程管理。造成的質量問題，大體有以下幾種情況。

1.1 領導重視不夠

強調抓工程建設而忽視文檔管理工作。工程建設主管部門領導文檔管理意識薄弱，普遍存在著重建設、輕檔案的現象。工程項目的進度和質量是大家看得見的實體，工程參建各方都非常重視。但工程項目文檔的管理往往被忽視。在項目建設過程中，更多的精力都放到了抓質量、抓進度、抓關鍵目標工期的實現上，經常是等到項目驗收了才想到還有資料沒有做，抽調技術人員進行突擊。

1.2 日常的文檔資料管理不規范，制度不健全

在工程實施的過程中，主要是圍繞工程的實施，側重于滿足日常工作的需要，在資料管理上深度不夠，規范程度低。建設單位與施工單位簽訂合同內容對文檔管理的整編責任、內容、深度、要求不準確、不具體、不細化造成文檔質量失控。對文檔的管理與移交沒有專門的制度，并且由于建設周期長，人員變動時資料交接手續不到位，往往造成資料的遺失，給文檔整編工作造成了困難。

1.3 缺少既懂工程文檔管理又懂工程技術的人員

目前在國家重點工程項目部即便是配備了一些專門的文檔管理人員，這些人員主要是針對文件的發放和存取，對于工程建設方面的知識了解較少，基本不懂工程技術，不懂今后工程驗收需要什么資料或如何收集，而多數工程技術人員又不懂文檔管理的有關規定，缺少資料及時歸檔意識，兩者沒有及時很好的結合起來。

1.4 缺少對工程竣工檔案的統一規劃

歸檔文件資料整編的責任不明確，檔案整理工作與檔案接收工作嚴重脫節，缺乏溝通。目前很多單位檔案管理人員一般都不直接參與工程建設的各個階段，工程建設中產生的檔案由參加施工建設的單位分別整理后，由單位基建部門匯總整理后移交，檔案室工作人員只是被動接收基建部門移交的工程檔案資料，導致整理與接收脫節，造成竣工檔案質量低。

2 工程項目建設中文檔資料存在的問題

2.1 文檔資料管理制度不健全

工程項目建設初期，沒有結合項目實際情況，制定相應的工程項目檔案管理規定，沒有明確參建各方在工程檔案形成過程中各自應該承擔的職責。

2.2 項目文檔傳遞信息不暢

項目文檔的傳遞、歸檔處理等如會議形成的決定、決議、協商內容不能迅速準確地形成文件，不能通過文檔管理部門以最快的速度分派傳達到有關單位，以使其得到貫徹執行。文檔傳遞信息出現梗阻，造成決而不行，會影響工作效率和進度。

2.3 施工管理文件原件不齊全

因管理不善造成設計、監理、業主下發的施工管理重要文件不齊全、丟失等問題;因急于滿足施工進度要求，沒有按國家行業標準規定要求辦理書面簽字手續;施工單位管理不嚴格，造成原始文件丟失;施工單位專業技術人員工作移交把關不嚴，造成施工原始文件遺失。

2.4 施工原始簽證資料不規范

開工前沒有統一規定原始施工簽證資料內容和格式，造成資料格式不統一，不規范，文件幅面尺寸大小不一，無法規范裝訂組卷。施工過程中的原始資料簽證五花八門，有用藍黑墨水、碳素墨水等，這些都與竣工資料歸檔要求不符，給后期竣工資料編制工作帶來極大的困難。

2.5 竣工圖文件編制不夠規范

一些分部工程都不同程度存在著代用圖，而在竣工中又要求竣工圖以分部工程組卷，圖紙缺量較大，劃改圖紙只有原則的標準規定，缺少有針對性的細則。

2.6 培訓不及時

施工單位技術力量薄弱，培訓少，管理水平差，國家檔案法和工程關于竣工資料編制的質量標準規范宣傳學習渠道不暢通，造成工程管理人員、監理人員、施工單位領導對檔案意識、檔案知識的缺乏。

3 提升項目文檔管理水平和效率

工程項目文檔控制是指在項目實施過程中，通過文檔控制人員建立并實施有序、可控及可追溯的文檔控制體系，采用科學的方法和手段，對項目產生的各類文件進行規范、準確、高效地動態控制和科學管理。

3.1 嚴把領導責任關

1)明確領導責任，強化領導文檔管理意識，將項目文檔管理納入項目工程質量領導人責任制。

2)嚴格實施文檔管理工作“三同步”，實現項目文檔管理與設計，施工、竣工同步完成。

3.2 嚴把規章制度關

項目成立后，即對項目文檔管理作出明確的規定，以保證項目文檔準確、完整、有效。根據規定，按項目文檔的不同屬性，對種類繁雜的項目文檔進行科學、規范的分類。在文檔管理中建立一套文檔模板，將一些基本的要素固化到文檔模板中，確保文檔內容完整齊全。

3.3 做好文檔的建冊與歸檔

為確保項目文檔完整保存歸檔，合理存放，方便查閱和再利用。工程初期，規定整個工程收集文件的總目錄，及工程建設前期法定建設程序文件、建筑工程綜合管理資料、分項分部單位工程資料目錄等，有效的保證了文檔的建冊和歸檔的要求。

3.4 建立文檔控制體系和工作流程，實現文檔管理電子化

提高項目管理文件形成的質量，提高文檔傳遞、歸檔處理等文檔管理的效率，是項目管理的重要工作。如果文檔傳遞信息出現梗阻，造成決而不行，會影響工作效率和進度。在這方面，應用網絡和計算機通訊技術，形成能夠電子簽名的電子文檔，將會極大地提高管理效率。根據統一的分類代碼規則，制定項目文檔分類代碼，進行電子管理，運用項目文檔信息系統對文檔進行分類和查詢。我公司現在運用綜合項目管理系統，實現網上辦公。公司規定每個部門設定一名系統員，負責及時上傳、下載相關信息并進行信息傳遞，極大的提高了工作效率。項目的施工資料管理從工程一上場，對進度、工期、質量、安全、設備、物資等都規定了相應的錄入標準，使項目施工全過程受控。

3.5 加強文檔管理人員的管理及培訓

1)建設單位文檔管理。

建設單位經常組織建設項目檔案管理人員(包括監理單位與施工單位人員)培訓學習，提高相關人員的業務水平，通過學習考試持證上崗。

2)監理單位文檔管理。

監理單位設專人專崗負責檔案管理，駐地監理工程師應該攜檔案管理員在建設單位授權范圍內經常檢查、督促施工單位及時收集整理出符合規范要求的檔案，并做好本監理組的檔案收集整理工作，對不符合要求的資料要及時整改。

3)施工單位文檔管理。

施工單位在初期就要配備專人負責檔案管理，做到項目文檔資料準確、無誤、真實的反映工程質量情況。需要監理及業主簽字的資料要及時請監理及業主簽字批復。要對檔案資料自檢、發現問題及時糾正。

3.6 開發項目文檔價值，提高工程項目效益

項目文檔不僅直接關系著項目的經濟效益，而且凝結著工程管理經驗、在施工中完善的技術，是工程建設項目及其管理的寶貴財富。如施工中的設計變更凝結著技術工程化成果，應該反饋到設計部門以修正原設計，使技術更加完善。施工程序的變更更直接地反映現場施工技術的進步。因此，工程建設及其項目管理應該重視查閱、分析和研究項目文檔，從中挖掘和總結技術工程化、管理便捷化和經驗技術化的成果，這樣才能不斷提高工程建設項目的管理效益。

3.7 經常檢查指導工程

建設單位要經常組織檔案管理專家、學者到工地檢查、指導建設項目檔案管理工作，同時解答工作人員的問題。以督促施工單位及監理單位及時收集、整理規范的檔案。建設單位還要加強以檔案管理為目標的考核、評比競賽。對各監理、施工單位的檔案評分，獎優罰劣，這樣就能調動相關人員的積極性。目前鐵路項目施工，鐵道部每年都要進行兩次鐵路項目信用評價，印發《鐵路建設工程施工企業信用評價暫行辦法》，辦法規定其中項目檔案管理工作占了相當大的分值，規定內業資料弄虛作假的，對企業實行扣6分的處罰(項目基礎分為300分)。

3.8 保證項目文檔的嚴密性

文件檔案記錄和沉淀了工程項目全過程，是項目質量、安全、商務、費用等項目經營管理的根據，與工程建設效益和工程責任息息相關。如有關HSE管理的文件不僅是現場安全管理控制的有效工具，而且是事故認定和事故處理追究責任的鐵證。所以，保證項目文檔的嚴密性、完整性和有效性非常重要。

4 結語

通過工程文檔管理的具體實踐，深刻體會到，工程項目文檔管理必須從工程項目立項抓起，實行“三同步”;建立相應的文檔管理制度是做好重點工程檔案工作的基礎;領導重視是做好文檔檔案工作的重要保證;加強檔案知識宣傳，把工程項目竣工檔案工作列入施工進度計劃中，是完成工程項目竣工檔案工作的有效措施;確保竣工檔案資料真實性和準確性，使其在工程合同決算時，真正發揮憑證作用。總之，要保證工程文檔資料的完整、準確、齊全、真實，就必須不斷加強業主、監理和施工單位的管理水平，才能保證工程“一流”的文件資料檔案的形成。