數字時代下的水利檔案信息化建設

車向芝 ，向 紅

（1.山東省水利廳，山東 濟南 250013；2.濟南水文水資源勘測局，山東 濟南 250014）

水利檔案信息化是指水利檔案部門通過對現代化信息技術的運用，加強水利檔案信息資源的收集、整理、開發和利用工作，以實現檔案信息資源的數字化、標準化、網絡化，從而提高資源的利用率，實現資源共享。隨著傳統水利向現代水利轉變進程的加快，如何適應水利現代化發展，加強檔案信息化建設，已成為水利檔案事業發展的必然要求,也是提高水利檔案信息服務水平的必由之路。

1 水利檔案信息化現狀

隨著信息技術的迅猛發展和廣泛應用，水利檔案信息化建設工作需加快發展，“十五”期間國家檔案局把檔案信息化建設作為一項戰略任務，水利部和省檔案局對檔案信息化建設也提出了明確要求，要求各地檔案館、各機關檔案室加快檔案信息化進程，開展電子文件歸檔管理，實現紙質檔案的數字化存儲，實現館（室）藏全部照片、錄音錄像和部分縮微膠片的數字化。2003年以來，山東省水利廳建起了綜合檔案樓，配置了先進的設備，并加入了濟南市區域安全防范報警網，檔案庫房安裝了紅外線防盜監控和火災自動報警設施，杜絕了安全隱患。2004年，按照檔案管理數字化、信息化、現代化的要求，安裝了澤信數字檔案綜合管理軟件，建立了目錄數據庫，錄入了室存檔案案卷級目錄6 396條，文件級目錄54 965條，實現了資源共享，大大提高了廳機關檔案服務和利用的效率。自2007年山東水利政務網開通以來，山東水利電子文件歸檔和電子檔案管理隨即啟動，現已完成了室藏檔案數據錄入工作，室存文書檔案提供全文檢索，為實現檔案信息資源共享、提高工作效率打下了良好基礎。

2 存在的主要問題

一是水利檔案信息化建設缺乏規劃，沒有統一的規范；二是軟件系統開發應用比較薄弱，安全防護存在風險；三是水利檔案信息資源相對分散，網絡共享困難；四是水利檔案管理人員專業結構單一，信息專業化素質需提高。

3 加強水利檔案信息化建設的對策

1）加強領導，精心設計規劃。 水利檔案信息化建設要以水利信息化綜合辦公系統為依托，以水利檔案數字化為著力點，力爭起點高、見效快，形成水利檔案信息化建設良好氛圍。要積極探索建立完善水利檔案信息化建設工作的長效機制，加強領導、落實保障條件,設計水利檔案信息化建設運行機制、指導思想、基本原則、總體方案等工作，研究并制定出具體可行的水利檔案信息化建設的意見、綱要、管理辦法等。同時，還要推進水利檔案信息化標準規范，構建與之相適應的信息化標準體系。

2）完善制度，建立安全保障體系。要不斷深入學習、貫徹和執行檔案法律法規，根據水利檔案管理工作實際，進一步健全完善檔案規章制度，全面落實各項檔案管理工作制度、辦法，使檔案工作真正做到有章可循、有法可依，不斷提高水利檔案事業的規范化、法制化水平。為了保證檔案信息的完整與安全，要提高檔案人員的安全意識、責任意識。做好數字檔案信息的檢索、身份認證、日志管理、數據備份等安全防護措施，使數字檔案的安全性提升到一個新層次，建立強大的安全保障體系，確保檔案信息的準確性、有效性和安全性。

3）整合水利檔案信息資源,促進開發利用。水利檔案信息化建設的最終目的就是通過開展檔案服務,并利用檔案信息，充分發揮水利檔案信息資源的利用效益。應做到以下兩點：一是做好服務利用工作。要搞好館藏檔案資料的數字化工作以及電子文件歸檔和管理，加強數字化檔案資源建設，建立完善的檔案目錄和索引數據庫、全文數據庫以及專題服務數據庫。建立水利檔案信息更新、發布、共享機制，提高水利檔案信息的公開和共享水平。二是做好檔案資源的編研和服務。要主動了解水利工程建設管理對檔案信息的需求，積極為領導、機關各處室提供及時有效的信息服務，在一些重大水事活動或重要專題宣傳上，提供必要的文字、圖片、多媒體等資料。要進一步加大檔案編研工作的力度和深度，深入挖掘現存檔案的歷史、文化價值，對分散的檔案資料進行系統整理和綜合研究，為水利現代化建設和發展提供高效、優質的服務。

4）加強培訓，提高檔案管理人員素質。必須加大對檔案干部的培訓力度，科學地制定和實施人才戰略，培養高素質的專業隊伍和熟悉檔案信息專業的復合型人才，這是做好檔案事業的保障?，F在，水利檔案信息化建設急需既掌握檔案學管理知識，又掌握應用計算機網絡、數字技術的復合型人才，要不斷加大人才引進的力度。還要堅持“請進來”與“走出去”相結合，根據水利檔案信息化建設需要，邀請專家學者作專題輔導報告；組織水利檔案工作者向先進的單位考察學習，不斷開闊視野和思路，真正提高做好檔案信息服務的能力。檔案管理部門自身要改變檔案工作長期無聲無息的封閉局面，積極參與各項業務活動，為檔案管理工作開展創造良好的環境；檔案人員要加強信息意識培養，改變“重藏輕用”現象，科學管理檔案信息資源并實現有效的開發利用。

4 結語

檔案信息化建設是一項復雜的系統工程，檔案部門必須增強加快信息化建設的緊迫感，建立長效機制，以滿足日常水利建設各項業務工作對檔案信息資源的不同需求。還需采用先進的數字和網絡技術，建立起有效、快捷的檔案信息服務網絡體系，形成向全社會開放的服務平臺，最大限度地開發和利用檔案資源，為水利行業的發展提供強有力的信息保障。