談?wù)袠?biāo)采購與項目管理

宋玉萍 張玉剛

(中國能源建設(shè)集團(tuán)山西省電力建設(shè)三公司，山西太原 030006)

1 招標(biāo)采購項目管理概述

1．1 招標(biāo)采購項目管理的特點

招標(biāo)采購項目管理是為實現(xiàn)招標(biāo)采購目標(biāo)，通過實施滿足質(zhì)量、時間、費用和資源等約束條件的一系列措施所做出的一次性努力，是一個具有鮮明項目特點的獨特服務(wù)過程。招標(biāo)采購項目具有服務(wù)項目的一般特征，其管理屬于服務(wù)項目管理，采購管理是項目管理的重要組成部分，招標(biāo)采購工作具有項目的屬性和管理特點。

1．2 招標(biāo)采購項目管理的任務(wù)

招標(biāo)采購項目是項目中的一種重要類型，具有項目管理的綜合管理、范圍管理、時間管理、成本管理、質(zhì)量管理、人力資源管理、溝通管理、風(fēng)險管理、采購管理九大任務(wù)。

1．3 招標(biāo)采購項目管理的應(yīng)用工具

招標(biāo)采購項目管理是一項復(fù)雜的管理活動，應(yīng)用工作結(jié)構(gòu)分解、責(zé)任分配矩陣、里程碑計劃、橫道圖、排列圖法、費用估計法等眾多的管理方法和工具。

2 招標(biāo)采購項目管理措施

2．1 組織措施

組織編制邏輯性和有序性的招標(biāo)采購項目計劃:招標(biāo)采購工作錯綜復(fù)雜，因此應(yīng)圍繞招標(biāo)采購工作的邏輯關(guān)系確定項目進(jìn)度管理任務(wù)，編制招標(biāo)采購項目的組織保障計劃，招標(biāo)人在接受招標(biāo)任務(wù)后，應(yīng)根據(jù)企業(yè)及項目特點，選擇有經(jīng)驗的采購人員和恰當(dāng)?shù)慕M織方式，成立招標(biāo)采購團(tuán)隊，根據(jù)招標(biāo)采購項目的工作任務(wù)分解落實責(zé)任;根據(jù)工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)和責(zé)任矩陣的內(nèi)容，編制具體的人力資源計劃;預(yù)計完成招標(biāo)采購活動所需資源(人、材料、設(shè)備等)的費用近似值。

2．2 技術(shù)措施

2．2．1 組織編制系統(tǒng)性和可行性的招標(biāo)采購項目管理方案

招標(biāo)采購項目管理方案是在實施招標(biāo)工作之前，通過分析招標(biāo)項目的需求、目標(biāo)以及技術(shù)特點、經(jīng)濟(jì)特性、管理特性等，依據(jù)有關(guān)法津政策、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，科學(xué)設(shè)定、合理安排項目招標(biāo)工作的總體規(guī)劃，屬于初步的項目綜合管理計劃，是編制招標(biāo)采購相關(guān)具體計劃的指導(dǎo)文件。編制招標(biāo)采購項目管理方案主要是明確“做什么”“誰負(fù)責(zé)”“怎么做”“完成任務(wù)的起止時間”等基本管理內(nèi)容。

2．2．2 招標(biāo)采購項目的溝通與信息管理

溝通是為了一個既定的目標(biāo)，把信息在個人或群體間傳遞和交換，并且力圖形成共識的過程。溝通既是人際的交流，也涉及組織之間的交流。溝通的目的是讓對方達(dá)成一致行動或理解你所傳達(dá)的信息，賃借一定的渠道將信息傳遞給接收者，并尋求反饋以達(dá)到相互理解。溝通的效果取決于對方的回應(yīng)，沒有有效的溝通，很難有有效的管理，溝通分為內(nèi)部溝通和外部溝通。招標(biāo)過程涉及招標(biāo)人、評標(biāo)專家、投標(biāo)人、各級行政監(jiān)督管理部門等，如果溝通不暢必然會造成嚴(yán)重的后果。溝通的基礎(chǔ)上在于信息管理，信息管理的作用能規(guī)范管理行為、預(yù)防運營風(fēng)險、提高工作效率、完善管理績效，溝通工作內(nèi)容。信息管理應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。招標(biāo)采購信息技術(shù)主要包括計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及其應(yīng)用、多媒體計算機(jī)技術(shù)、專用軟件應(yīng)用。

2．3 經(jīng)濟(jì)措施

2．3．1 招標(biāo)采購項目的質(zhì)量控制管理

招標(biāo)采購項目質(zhì)量控制管理是保證招標(biāo)程序合法;價格合理低價;合同完善無歧義;中標(biāo)、合同結(jié)算價格基本一致。應(yīng)采取嚴(yán)格執(zhí)行法定程序;建立信息庫并充分利用公共信息平臺;采取事前預(yù)測、事中檢查、事后總結(jié)評價;招標(biāo)文件系統(tǒng)嚴(yán)謹(jǐn)、邏輯合理，避免投訴等主要措施。

2．3．2 招標(biāo)采購項目的進(jìn)度控制管理

招標(biāo)采購項目進(jìn)度控制管理是保證在規(guī)定的時間內(nèi)完成全部招標(biāo)工作;滿足建設(shè)項目整體進(jìn)度要求。例如準(zhǔn)確完整的理解委托人的意圖，提供完整的備案資料，與行政管理部門充分溝通，及時反饋問題;掌握項目總體進(jìn)度對招標(biāo)采購項目計劃時間的要求;對里程碑計劃和重要工作環(huán)節(jié)設(shè)置檢查點，并定期進(jìn)行考核等主要措施。

2．3．3 招標(biāo)采購項目的成本控制管理

招標(biāo)采購項目成本控制管理是保證在滿足質(zhì)量、進(jìn)度要求的前提下，使采購成本和費用最低。采取費用管理制度、標(biāo)準(zhǔn)及審核、審批程序;厲行節(jié)約，減少額外費用的支出;合理安排人力資源，避免間歇工作，采用招標(biāo)項目群管理方式;充分利用信息和共享資源。

質(zhì)量、成本、進(jìn)度是項目管理的三大主要管理目標(biāo)。招標(biāo)采購項目的實施控制結(jié)果與項目本身的質(zhì)量、進(jìn)度和成本緊密相連。招標(biāo)人(或代理機(jī)構(gòu))在編制招標(biāo)方案和實施過程中，對項目的質(zhì)量、進(jìn)度和成本的控制結(jié)果不僅體現(xiàn)了招標(biāo)人或招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的工作質(zhì)量和水平，而且是保證項目招標(biāo)采購成功、降低項目風(fēng)險的重要標(biāo)志。招標(biāo)采購項目的質(zhì)量、成本、進(jìn)度之間相互制約，相互作用，因此合理協(xié)調(diào)三者之間的關(guān)系，科學(xué)確定適宜的管理方法，是招標(biāo)采購項目實施與控制的重要環(huán)節(jié)。

2．4 合同措施

招標(biāo)采購與合同管理風(fēng)險:招標(biāo)項目的合同管理工作貫穿招標(biāo)采購和項目實施的全過程，合同管理過程實際是招標(biāo)人項目管理的全過程。招標(biāo)采購風(fēng)險屬于事前風(fēng)險管理范疇，目標(biāo)是控制與處置風(fēng)險，以防止和減少損失，通常被分為兩部分，一部分是損失前的目標(biāo)，一部分是損失后的目標(biāo)，前者避免或減少損失的發(fā)生，后者是盡快恢復(fù)到損失前的狀態(tài)。

合同管理風(fēng)險可以分為合同制定階段的風(fēng)險、合同實施階段的風(fēng)險，合同制定階段的目的是為了滿足合同實施的管理要求，合同實施的成效是合同制定工作質(zhì)量的體現(xiàn)。其中合同制定階段即是招標(biāo)采購的具體實施環(huán)節(jié)，所以合同制定的風(fēng)險和招標(biāo)采購的風(fēng)險有可能相互疊加，也有可能相互減弱，但如果出現(xiàn)疊加，潛在風(fēng)險損失很大。例如在招標(biāo)采購的合同簽訂階段合理準(zhǔn)確的確定采購項目的價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，就可以將合同實施管理的風(fēng)險降低。因此在招標(biāo)采購時建立完善的合同變更和審查制度及合同履行機(jī)制，減少合同制定過程的風(fēng)險;加強(qiáng)項目合同管理，減少項目實施過程中合同履行的風(fēng)險，成為合同管理與招標(biāo)采購風(fēng)險管理的基本思路。

3 招標(biāo)采購項目管理諸措施之間的關(guān)系

招標(biāo)采購項目管理諸措施各有特點而又是普遍聯(lián)系的，它們共同作用保證了招標(biāo)采購項目管理得以實現(xiàn):組織措施是招標(biāo)采購項目管理控制組織方面采取的措施，是其他措施的前提和保證，而且一般不需要增加什么費用，運用得當(dāng)就可以收到良好的效果;技術(shù)措施不僅是招標(biāo)采購項目管理控制過程中的關(guān)鍵，而且也是項目管理實施的關(guān)鍵;合同措施是招標(biāo)采購項目管理控制的出發(fā)點和立足點，是招標(biāo)采購項目管理控制的標(biāo)準(zhǔn)和法律保障;經(jīng)濟(jì)措施是最易接受和采用的措施，是招標(biāo)采購項目管理控制的輔助措施。在招標(biāo)采購項目管理控制措施中組織措施是龍頭，技術(shù)措施、合同措施是龍身，經(jīng)濟(jì)措施是龍尾。

4 招標(biāo)采購項目的總結(jié)、跟蹤和評價

招標(biāo)采購項目的總結(jié)與評價工作屬于招標(biāo)采購項目管理結(jié)束及其后續(xù)階段，其目的是對項目實施過程的經(jīng)驗和教訓(xùn)進(jìn)行回顧、梳理，從中提煉出有規(guī)律性或理論價值的內(nèi)容，用以指導(dǎo)和改進(jìn)新項目的招標(biāo)采購活動。根據(jù)實施的時間、參與人員和評價對象的不同，總結(jié)與評價工作可分為總結(jié)、跟蹤和評價。

［1］曾海波，楊俊杰，夏才安．對現(xiàn)今工程招投標(biāo)過程中存在問題的思考［J］．山西建筑，2011，37(11):243-244．