做好水利普查檔案整理工作的幾點(diǎn)思考

張彩霞

（寧津縣水務(wù)局，山東 寧津 253400）

第一次全國水利普查是一項(xiàng)重大的國情國力調(diào)查，普查的目的旨在：貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，全面了解水利發(fā)展?fàn)顩r，提高水利服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展能力，實(shí)現(xiàn)水資源可持續(xù)開發(fā)、利用和保護(hù)。這是我國治水史上具有里程碑意義的一項(xiàng)重大舉措。全國第一次水利普查工作目前已完成了前期準(zhǔn)備、清查登記、填表上報(bào)、成果發(fā)布等幾個階段工作，現(xiàn)已進(jìn)入檔案整理階段。檔案工作質(zhì)量的優(yōu)劣直接關(guān)系到某個區(qū)域乃至全省、全國基礎(chǔ)水信息的可靠性、真實(shí)性和數(shù)據(jù)的可利用性。同時，這些數(shù)據(jù)直接影響著水利長遠(yuǎn)發(fā)展思路與戰(zhàn)略決策的制定，影響著水資源的開發(fā)、利用和保護(hù)力度，甚至影響著整個國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，因此水利普查工作的最后一個環(huán)節(jié)——檔案整理工作顯得尤為重要。

水利普查檔案整理工作，任務(wù)繁重、時間緊迫，對于各級水利普查機(jī)構(gòu)如何創(chuàng)造性地開展工作，達(dá)到翔實(shí)記錄、完整保存第一次水利普查成果，為水利事業(yè)的發(fā)展提供科學(xué)、有效的參考資料，豐富水利及國家檔案資源，達(dá)到服務(wù)社會、造福人民的目的，有如下幾點(diǎn)思考，與大家共同探討。

1 提高思想認(rèn)識，增強(qiáng)建檔服務(wù)的責(zé)任感

第一次全國水利普查經(jīng)過廣大水利普查人員近3年的努力探索與辛勤勞動，匯集成了龐大、有序的水利信息數(shù)據(jù)集合，因此，必須對這些數(shù)據(jù)有一個充分的思想認(rèn)識。

1.1 普數(shù)成果的獲取來之不易

全國第一次水利普查是中國水利史上一次富有開創(chuàng)性、探索性和時代意義的重大戰(zhàn)略決策。從決策出臺、方案制定、軟件開發(fā)、經(jīng)費(fèi)籌備、普查機(jī)構(gòu)和隊(duì)伍的組建等一系列準(zhǔn)備工作，到普查工作的宣傳發(fā)動、全過程的質(zhì)量控制等，都凝結(jié)了黨中央、國務(wù)院、水利系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)的心血和汗水。對象清查、空間數(shù)據(jù)采集與標(biāo)繪、普查數(shù)據(jù)獲取與填報(bào)、審核等龐大的信息數(shù)據(jù)集的獲取和處理，與各級水利普查指導(dǎo)員、普查員的辛勤付出和不懈努力是分不開的。同時水利普查工作的順利開展，還得益于有關(guān)部門的大力支持與協(xié)作，用水戶、老百姓的積極參與和配合，可以說水利普查數(shù)據(jù)是全國各級、各部門、各行業(yè)及廣大人民的共同努力所獲得的。

1.2 普查數(shù)據(jù)兼具歷史和現(xiàn)實(shí)意義

截至2009年，建國60年來，全國性、綜合性的水利普查尚屬首次，不僅查清了現(xiàn)狀水利的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，更使人們對水利發(fā)展史有了深刻了解，前車之鑒，后事之師，在今后的水利建設(shè)中，人們會從中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，少走彎路。

1.3 水普數(shù)據(jù)具有系統(tǒng)性、一致性和整體性

此次普查分專項(xiàng)進(jìn)行，但存關(guān)聯(lián)關(guān)系的普查對象之間的一致性審查更是普查工作的重點(diǎn)，避免了同一普查對象在不同專項(xiàng)中標(biāo)準(zhǔn)不一、口徑不一的現(xiàn)象，尤其是水利工程分布與灌區(qū)用水條件、取用水的水量平衡等，是進(jìn)行專門單項(xiàng)數(shù)據(jù)調(diào)查所不能達(dá)到的。普查對象廣泛，任何部位的數(shù)據(jù)質(zhì)量有問題都會直接影響到整體數(shù)據(jù)的質(zhì)量，局部錯誤率高了，整體數(shù)據(jù)必然出現(xiàn)偏差，因此要將每一個數(shù)據(jù)查清、查實(shí)，將誤差降到最小。各級普查機(jī)構(gòu)應(yīng)高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量、高速度建立普查檔案，以此提高全國水利普查檔案的整體水平，并保質(zhì)、保量按時完成檔案整理工作。

2 采取有力措施，加大水普檔案整理工作力度

2.1 提供檔案工作組織保障

為更好地完成水利普查檔案整理工作，需要普查機(jī)構(gòu)在人員、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等方面給予全力支持，為檔案工作的開展提供更加寬松的環(huán)境。首先，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。各級水利普查辦公室要將水利普查檔案整理工作提上重要的議事日程，明確分管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，主要負(fù)責(zé)人親自過問，出現(xiàn)問題及時予以解決。其次，加強(qiáng)檔案整理隊(duì)伍建設(shè)。調(diào)配專職檔案人員全身心投入到水利普查檔案整理工作中來，在保證原有專職普查人員的前提下，增派業(yè)務(wù)精干人員，提高水利普查檔案整理隊(duì)伍整體水平，加快工作進(jìn)度，提高工作質(zhì)量。三是落實(shí)工作經(jīng)費(fèi)。及時購置所需設(shè)備、物品，嚴(yán)格資金使用和管理，杜絕資金挪用等不合理現(xiàn)象發(fā)生。

2.2 強(qiáng)化檔案整理業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)

在水利普查檔案整理工作中，普遍存在著專職檔案人員對普查成果不熟悉，而水普專職人員對檔案整理工作不熟悉的矛盾。由于水利普查檔案整理工作量大、面廣，任務(wù)重、時間緊，這一矛盾僅靠工作人員的相互配合是不能完全解決的。加快檔案專職人員水利普查數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)熟悉進(jìn)程和水利普查人員檔案知識的培訓(xùn)與指導(dǎo)是做好檔案整理工作的當(dāng)務(wù)之急，也是做好此次水利普查檔案整理工作的必要前提，應(yīng)培養(yǎng)一支既懂水利普查知識、又懂檔案管理的復(fù)合型人才隊(duì)伍。

2.3 嚴(yán)格檔案整理工作標(biāo)準(zhǔn)和要求

國家檔案局、水利部聯(lián)合印發(fā)《第一次全國水利普查檔案管理辦法》，為水利普查檔案整理工作的開展提供了標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，因此各級水利普查機(jī)構(gòu)要及時組織水利普查檔案整理人員學(xué)習(xí)，使其熟練掌握水利普查檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，在工作中嚴(yán)格按照水利普查檔案管理辦法要求進(jìn)行檔案整理。同時，各地應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，制定統(tǒng)一的整理標(biāo)準(zhǔn)。一是統(tǒng)一檔案外觀。在條件允許的范圍內(nèi)，達(dá)到一縣一統(tǒng)一、一市一統(tǒng)一，或一省一統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案盒要統(tǒng)一定制或統(tǒng)一購買，檔案用品盡量一次性購置齊全，避免再次添置時外觀、材質(zhì)。二是統(tǒng)一檔案分類方案。各地要結(jié)合自身實(shí)際的差異，建議以市為單元統(tǒng)一水利普查檔案分類方法。三是統(tǒng)一普查文件材料保管期限。各普查機(jī)構(gòu)要按照《第一次全國水利普查檔案管理辦法》，做好各類歸檔文件材料的收集、整理和保管期限的確認(rèn)工作。四是統(tǒng)一存放格式。對水利普查檔案的各類載體，紙質(zhì)材料、音像材料、電子文檔、照片資料等參照檔案相關(guān)載體的管理規(guī)范進(jìn)行整理歸檔。

2.4 提高電子檔案管理技能

相對于傳統(tǒng)的檔案整理，電子檔案具有存儲量大、易于整理、節(jié)約資源和空間、省時省力的特點(diǎn)。同時隨著經(jīng)濟(jì)社會現(xiàn)代化、信息化步伐的快速發(fā)展，電子檔案便于檢索、利用效率高的優(yōu)勢日益得到發(fā)揮。要使水利普查檔案得到充分、便捷的利用，電子檔案的建設(shè)應(yīng)做為水利普查檔案整理的一項(xiàng)重要工作。

因此，要提高電子檔案的管理技能，增強(qiáng)電子檔案的安全性和可利用性。首先，要將準(zhǔn)確無誤的檔案信息在保持其原始性、完整性的前提下進(jìn)行存儲，為了避免在今后的使用過程中，不慎將原始檔案進(jìn)行修改或刪除，保存基礎(chǔ)檔案原有的數(shù)據(jù)源，可以將電子檔案存儲為“只讀”狀態(tài)，或利用只讀光盤、一次寫入式光盤等安全的存儲載體進(jìn)行存放。二是要采取防潮、避光、防霉和控制存放環(huán)境的溫度、濕度等措施，延長檔案介質(zhì)的使用壽命。三是要考慮到存儲介質(zhì)的使用壽命和意外事件的發(fā)生，對原始檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并在相關(guān)介質(zhì)的使用年限內(nèi)提前進(jìn)行復(fù)制。四是對復(fù)制檔案資料按原有資料使用年限、編號進(jìn)行存放，確保其利用的延續(xù)性。

2.5 加強(qiáng)檔案管理及保密工作

各級水利普查機(jī)構(gòu)應(yīng)明確檔案管理責(zé)任人和各專項(xiàng)檔案資料的管理責(zé)任人，嚴(yán)格按照《中華人民共和國保守國家秘密法》、《第一次全國水利普查涉密數(shù)據(jù)保密管理辦法》等保密要求加強(qiáng)管理，制定適合實(shí)際情況的 《文件檔案及印章管理制度》、《保密制度》、《數(shù)據(jù)借閱管理制度》等。水利普查辦公室嚴(yán)禁外來人員進(jìn)入，資料存放由專人管理，對保密數(shù)據(jù)庫房加強(qiáng)安全防控措施和日常安全保衛(wèi)，同時加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)上報(bào)系統(tǒng)的安全管理。

水利普查檔案整理工作，專業(yè)性強(qiáng)、工作量大，一定要樹立服務(wù)大局、服務(wù)水利的觀念，增強(qiáng)克服困難的決心和信心，開拓進(jìn)取、堅(jiān)持不懈、扎實(shí)工作、努力維護(hù)第一次全國水利普查成果，為水利事業(yè)的發(fā)展提供可靠的信息保障，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展作出新的貢獻(xiàn)。