淺論醫院檔案管理的幾點思考

趙蘭珍

(唐山市工人醫院，河北唐山 063000)

淺論醫院檔案管理的幾點思考

趙蘭珍

(唐山市工人醫院，河北唐山 063000)

隨著經濟社會快速發展，檔案管理已成為醫院管理的重要組成要素，具有重要的現實意義。本文結合工作實際，總結了當前醫院檔案管理工作中普遍存在的問題，并就實際工作體會，提出建設性的解決方案和對策，有助于提升醫院檔案管理質量。

醫院;檔案管理;創新;思考

醫院檔案是醫院在從事醫療、科研、教學、衛生行政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的真實記錄，是醫院工作計劃和決策的可靠依據，指導并協調各項工作正常運行的參考資料。檔案管理是醫院科學管理中的關鍵環節，是醫院科學管理的基礎性工作，必須引起管理者的重視。在經濟社會快速發展的今天，隨著醫療改革日益深化，醫院管理工作面臨新的機遇和挑戰，醫院檔案工作如何發展才能更好地為醫療服務，是當前醫院管理者亟待解決的問題。

一、造成醫院檔案管理質量不理想的成因

(一)從業人員素質有待提高。目前，醫院檔案管理人員隊伍在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時代發展的要求懸殊較大。表現為專業知識老化，知識面較窄，知識結構不合理，學歷普遍偏低，現代科學知識貧乏，外語水平不高，高層次的檔案專業人才較少，這些情況已不適應新形式下的檔案事業發展。隨著檔案事業的規模日益擴大，檔案數量日益增多，檔案內容日益豐富，檔案信息載體日益多樣，檔案管理手段日益先進，對檔案專業人才的素質建設提出愈來愈高的要求。檔案管理人員的素質影響檔案管理水平。在醫院人才培養中，重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高和繼續教育沒有納入計劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統的經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展，缺乏創新和活力。

(二)思想保守，觀念落后，創新意識不強。目前，大多數檔案從業人員認為檔案工作只不過是管理承辦過的文件而已，對檔案工件的內容、性質與任務不能進行深入的了解，而對檔案事業的發展具有社會化、系統化和專業化的特點的了解更是一知半解，甚至這樣認為：只要立卷、歸檔、鑒定、保管等一系列環節完成后，基本上就“萬事俱備，只欠領導閱收的東風”了。同時，在工作中善于“等米下鍋”的服務方式，不主動出擊，對醫院檔案管理過程中遇到的新情況、新問題胸中無數，驚慌失措，還有不善于捕捉檔案管理新信息，難以開創檔案工作的新局面。由此，造成醫院檔案管理工作效益的滯后性，甚至可以造成不可估量的損失。可見，思想保守，觀念落后，創新意識不強，是制約醫院檔案管理工作健康發展的“瓶頸”之一。

(三)對網絡信息在檔案管理中得不到普及。檔案管理的數字化是經濟社會發展的必然要求。隨著檔案管理的數字化，電子文檔應運而生，無論從載體形式、歸檔辦法，還是從本質屬性、來源等方面都與傳統管理存在諸多不同。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定，電子文檔能否作為檔案，是否具有法律憑證作用，便成為檔案界一系列的新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。對這些課題，大多數檔案管理者無力應付，無從下手。此外，對于電子文件整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等，缺乏足夠的應對能力。可見，網絡信息不成熟嚴重制約了醫院檔案的發展，要想擺脫困境，使檔案管理步入科學合理的現代化的軌道，就要從檔案管理者的能力入手。

(四)制度不健全，檢查考核不落實。在醫院管理中，一般都按照衛生部要求制定了適用于本院的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責較少，沒有相關的制度和檢查考核措施。在醫院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核。

(五)對檔案內容界定不準，范圍不明確。隨著科技的進步，社會的發展，檔案的內涵和外沿都在發生變化。特別是在醫院，檔案的范圍由當初的文書檔案、照片檔案、病歷檔案、人事檔案等發展到今天的科研檔案、膠片檔案、病理切片檔案、各種設備檢查的圖文檔案、實物檔案、印模檔案、聲像檔案、計算機磁盤檔案、計算機數據檔案等等。由于對納入檔案管理的內容沒有明確的要求，各醫院根據自己的理解和實踐在進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。

(六)檔案管理與醫療業務建設規劃不同步、發展不同步。在醫院近期和遠期規劃中，一般對醫院規模、醫療設備、技術水平、人員結構等都作了比較詳盡的規則。而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃中，造成檔案管理水平不能與醫療業務同步發展。檔案管理水平的滯后，必將影響醫院管理水平的提高，影響業務技術的發展。

二、提升醫院檔案管理質量的對策

(一)健全制度，規范行為

檔案管理工作是一項嚴肅的、原則性強的工作。健全完善規章制度，可以避免檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的良性循環。要根據《檔案法》、《醫院衛生檔案管理辦法》等有關法律法規，結合本單位檔案工作實際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規章制度，使檔案工作的每個環節的運行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束。同時將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。

(二)增強創新意識，強化服務觀念

建立檔案的最終目的是為了有效利用。了解到這一點，那種“等米下鍋”的服務方式就應及早消除了。緊跟經濟社會發展步伐，檔案者要建立開發檔案信息資源的意識，并積極付之行動，要在平時加強各類檔案的編研工作，對檔案進行系統加工整理，形成“檔案博物館”。主動為領導服務，為醫教研服務，為醫院發展服務。

(三)掌握信息化技能，建立信息網絡

當前，檔案管理現代化已成為不容置疑的事實，作為新時代的檔案管理者，必須具備超前的意識，要熟練掌握計算機應用的基本知識，要學會建立各類檔案數據庫，提高計算機對檔案信息的采集、著錄、檢索、傳輸、服務的工作力度。將檔案內容分門別類輸入計算機，既可以節省場地，還具有檢索快捷、方便、高效等優點，使查尋檔案材料費時費力的原始勞動變為在幾分鐘內便可解決的問題，而且還可以有直觀的、多種多樣、真實感強的立體效果。同時，借助多媒體電腦技術等手段，可以使檔案信息在現代化機器設備中快捷、準確、方便地再現，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的效果。檔案管理手段的現代化成為醫院管理現代化和辦公自動化的有力支柱。

［1］薛四新.電子校務推動高校檔案管理創新［J］.行業，2003，(3).

［2］孟世恩.對我國檔案信息化建設實施的理論思考［J］.檔案學通訊，2004，(5)

On the Archives Management of the Hospital

ZHAO Lan－zhen

(Tangshan Gongren Hospital，Tangshan 063000，China)

Along with the rapid development of economic society，archives management has become an important element of hospital management，has great significance.Based on the working practice，the author analyzes the problems existing in the archives management work，and gives the constructive solutions and countermeasures according the actual work experience，which helps to improve the quality of archives management.

hospital;archives management;innovation;thinking

G270 < class="emphasis_bold">文獻標識碼：A

A

1671－3974(2012)01－0042－02

2011－11－28

趙蘭珍(1969－)，女，大學，唐山市工人醫院人力資源部，會計師。從事財務工作。