婚姻數字檔案整合問題研究

福建省 福安市民政局 何麗萍

婚姻數字檔案的實施是我國服務型政府建設的一部分，在一定程度上反映了我國婚姻檔案“管理”向婚姻檔案“服務”的轉變。本文，筆者從實際出發，分析了婚姻檔案數字化整合過程中存在的問題，并提出了新時期婚姻數字檔案整合工作的完善措施。

一、婚姻檔案數字化整合過程中存在的問題

數字化時代檔案管理的來臨，使得傳統檔案向數字檔案轉變的問題得到了突顯。在目前的實際應用中，婚姻檔案數字化整合過程中出現了以下問題。

1.傳統婚姻檔案資料保存不完整，立檔資料不齊全。近年來，我國的婚姻檔案管理正進行著重要的變革，由最初的在鄉鎮進行婚姻登記轉變為在縣一級單位進行婚姻登記。在這一移交的過程中，出現了許多婚姻檔案丟失及不完整的現象。如，筆者所在民政局婚姻登記中心成立于2002年5月，之前從各鄉鎮移交來的紙質檔案中的結婚檔案及離婚檔案部分遺失，有的個別鄉鎮紙質檔案未經整理，甚至沒有目錄。另外，由于長期在紙制檔案管理時期，民政部門缺乏對檔案管理的重視程度。將工作的重點放在能夠突出自己政績的低保面擴大、社會弱勢群體資金的爭取等方面，這為數字檔案的實施也帶來了巨大的困難。

2.婚姻數字化檔案的錄入容易存在紕漏。當前數字化婚姻檔案是采取完全的手工錄入，避免不了錄入錯誤這種情況的出現。而婚姻數字檔案對準確性的要求又非常高，有時即使錄錯一個字，也會影響到整個系統，也為檔案使用者進行檔案利用帶來了巨大的困難。

3.婚姻數字化檔案銜接不暢。我國自2004年開始在各省市、自治區逐步實現婚姻檔案的數字化管理，但是多以省級為單位組織信息系統的獨立開發，導致檔案間的兼容性不強，出現了“信息孤島”，為全國性的婚姻檔案聯網工程的建設帶來了困難。為了解決這一問題，民政部于2006年出臺了《婚姻登記系統數據規范和標準》，對各省的婚姻檔案數據格式、排序和存儲方式進行了規定，使數字檔案系統擁有統一標準的接口。但新的問題又接踵而至。如，除了民政部門在管理我國公民的婚姻檔案外，公安戶籍部門也從社會公共管理的角度進行著管理，而由于民政婚姻檔案與公安婚姻檔案系統不同，兩者之間的銜接不暢，數據無法兼容，移植性差。

4.制度不健全，檔案利用管理不規范。數字化婚姻檔案是近幾年興起的一項新事物，沒有傳統工作經驗可以借鑒，加上目前各地民政部門對婚姻數字檔案管理中各種制度層面的原因，還存在崗位責任未落實、數據保密制度不嚴格等問題，從而損害了婚姻登記當事人的權益，給檔案的利用造成了很大的困難。

二、婚姻數字檔案的整合措施

1.轉變婚姻檔案管理理念，樹立正確的政績觀。在建設建設“服務型”政府的背景下，民政部門應摒棄不科學的傳統政績觀，改變婚姻檔案管理中的“缺位”現象，將數字化婚姻檔案的保存、立檔、利用等方面納入政績考核體系；領導人員應充分認識到婚姻數字檔案管理的重要性，安排專職人員進行婚姻數字檔案的管理工作；提高檔案管理人員業務水平，加強業務培訓，改善婚姻檔案管理的軟硬件條件，保證將數字化檔案管理工作的穩定性。

2.發展婚姻數字檔案的新技術，實現數字檔案的銜接。一方面，在錄入過程中，應增強婚姻數字檔案管理系統的智能化程度，積極探索人工語音錄入與電子掃描錄入等方式，逐漸取代傳統的“手工”錄入方式，在保證準確性的前提下提高檔案的錄入效率。另一方面，針對當前民政系統與公安系統婚姻數字檔案銜接不暢的問題，應加快新系統及“補丁”軟件的開發，大力發展“云計算”技術，實現查詢、交換和共享同步，建設“全國公民婚姻狀況云計算數據庫”，使任何組織和個人都可以通過訪問網絡服務器對檔案進行合法使用。

3.落實崗位責任制，增強數字檔案管理的規范性。為對應婚姻數字檔案管理過程中出現的新狀況、新問題，一方面，國家民政部應建立相應的管理“標準”，對數字婚姻檔案管理的流程、事項進行詳細規定，使下級民政部門在管理過程中能夠有規可依。另一方面，應將檔案管理過程中的工作細化為相應的“目標責任”，并下發到檔案管理人員，其績效考核聯系起來，從制度上增強規范數字化檔案管理的約束力。同時將檔案的利用與便民納入考核體系中，體現新時期婚姻數字檔案的“以人為本”、人性化和個性化管理，為檔案使用者提供便利。

4.創新婚姻數字檔案管理機制，增強檔案管理活力。為對婚姻數字檔案管理機制進行創新，民政部門可借鑒美國、日本等發達國家經驗，積極探索引入“第三方”社會組織參與民政婚姻檔案的管理。從技術服務、咨詢、數字錄入、檔案利用平臺建設等方面對婚姻檔案管理進行支持，不斷弱化婚姻檔案的“管理功能”，突顯婚姻檔案管理的“服務功能”。使民政部門能夠從檔案管理這一“非核心業務”中脫離出來，將主要精力投入到“核心業務”建設上，更好地提高工作效能。

三、結論

當前婚姻檔案數字化過程整合中存在著資料保存不完整、立檔資料不齊全、錄入存在紕漏、銜接不暢、制度不健全等問題，只有轉變婚姻檔案的管理理念、樹立正確的政績觀，發展婚姻數字檔案的新技術，實現數字檔案的銜接，落實崗位責任制，增強數字檔案管理的規范性，創新婚姻數字檔案管理機制、增強檔案管理活力，才能夠更好的實現婚姻數字檔案的整合。