試論檔案信息化及其管理對策

韓

（黑龍江省社會主義學院，黑龍江哈爾濱 150090）

隨著信息化時代的到來，計算機和網絡技術得到迅猛發展，檔案信息化管理技術得到廣泛的應用，對當前的檔案管理工作提出了新要求，迫切需要檔案管理部門加強信息資源的開發和利用，轉變檔案管理理念、管理手段和管理方法，充分利用現代化的技術手段提高檔案管理工作的效能。可以說，檔案信息化建設的最終目的就是實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案資源的共享化。

一、檔案管理信息化的內涵及任務

（一）檔案管理信息化的內涵。檔案管理信息化是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，把現代信息技術全面應用在檔案管理工作中的過程，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供利用服務。其內涵包含兩個方面的內容：首先，檔案信息化就是運用現代信息技術，加強檔案信息資源的挖掘、歸類、開發和利用，把豐富的信息資源以數據化的形式儲存，對物理形態的檔案文獻作符合信息化環境和目標的轉化，以標準化的方法管理，以網絡化的方式傳輸，從而提高資源的有效配置，實現資源共享。換而言之，就是以檔案實體為重心向以檔案信息為重心的檔案管理模式轉變的過程。其次，檔案信息化是一項事業建設過程。檔案信息化追求檔案信息社會化服務，檔案管理信息化的終極目標是實現信息資源的社會共享。在現代化工作環境中，重新審視和定位檔案管理的新原則、新理論和新任務，確立信息化視域下檔案管理的基本方法和工作模式，以順應檔案工作的現代化要求。

（二）檔案管理信息化建設的任務和遵循的基本原則。檔案信息化建設的任務是以加強電子文件和電子檔案的管理為基礎，以信息化、數字化、網絡化、數據庫、虛擬化等現代化手段為載體，以建設事業心強、具備專業知識、精通業務的復合型人才隊伍為動力，以實現信息資源的社會共享為總體目標，制定檔案信息化管理的有關標準，樹立檔案管理信息化觀念，形成技術與人文相結合的檔案管理工作體系，加快國家文化軟實力建設，進一步全方位打造符合現代化要求的檔案管理新途徑。實現檔案信息化建設的任務遵循的基本原則是：將檔案信息化建設放到新時期社會信息化的科學發展中來重新定位。檔案信息化建設作為一項復雜的系統工程，需要從理論研究、制度建設、實踐操作三個層面展開工作，努力做到理論探索有創新、制度建設有保障、實踐操作有實效。

二、檔案信息化建設中存在的問題

（一）信息化認識有待加強。隨著我國檔案事業的蓬勃發展，檔案信息化建設工作已步入規范化軌道，檔案信息化在信息社會化發展中的重要作用已逐步顯現，取得了一定的效果。但有些基層單位領導對檔案工作重視程度還不夠，深入研究不到位，片面追求數字化；還有些單位開展工作把檔案信息的數字化等同于檔案信息化，沒有將檔案信息化建設納入重要議事日程，沒能為檔案管理部門提供必要的經費保障，經費投入相對缺乏；機構設置、人員編制多數沒有落實到位，工作開展起來人手少、難度大，不能完全按照上級有關文件的要求開展檔案信息化建設工作，對做好檔案信息化建設工作推進存在“上緊下松”的現象；檔案管理部門舉辦的專門業務培訓規模較小，開展工作缺乏基本理論、基本知識、基本技能的支撐，直接制約著檔案信息化建設的進程。

（二）基礎設施建設有待提高。檔案信息化建設所需的網絡系統和數字化設備等硬件設施是檔案信息化建設發展的前提與基礎。檔案信息化管理的硬件設備主要由計算機、掃描儀、存儲器、服務器、信息處理系統、信息數據庫、程序軟件等組成，是實現檔案信息化建設的基礎條件和技術保障。只有擁有必要的軟硬件設施，才能實現檔案信息的傳輸和資源共享，才能實現檔案管理的現代化。由于目前缺乏必要的經費保障，很多單位無法提供檔案信息化建設所要求的基礎設施，只能提供必要的計算機、存儲器等基礎檔案管理設備，多數沒有啟動檔案信息數據庫的建設，沒有形成檔案信息數字化形式的數據庫。檔案的采集、歸類、轉化、檢索等功能尚處于手工操作與單機歸檔階段，文件與檔案管理相對孤立。網絡設備、服務器、存儲設備、安全軟件、檔案數字加工設備等不能形成一個有機的整體，查詢檔案時無法將目標信息方便地傳遞給使用者，影響了檔案信息化工作的效率和功能，阻礙了檔案信息化建設的快速發展。

（三）檔案專業人才有待培養。檔案信息化建設的快速發展，對檔案管理人員提出了更高要求。從事檔案信息化的工作人員雖然大都具備基本的檔案管理知識，但普遍缺少對信息的組織、加工能力和計算機信息處理的能力。從目前的情況看，既精通檔案基礎業務，又能熟練掌握現代信息技術的人才相對缺乏。據了解，從事檔案管理的人員隊伍中普遍缺乏檔案專業和信息技術專業的人才，存在著“總量不足，結構失衡，增量滯緩，存量流失”的現象。即使有的單位購買了先進設備，也會出現閑置不用的情況。一些單位把從軟件開發到檔案處理、數據維護都交給計算機公司，開發出來的軟件未能和具體的需要相結合，檔案管理人員從檔案信息化建設中得不到有益的經驗與提升，這種作法顯然對檔案信息化建設以及人員隊伍建設十分不利。從事檔案信息化工作的人員缺乏系統的檔案理論知識和信息技術專業理論知識的基本技能、檔案管理人員隊伍中專業復合型人才不足，是制約檔案信息化建設和發展的重要因素。造成這種現狀的另外一個重要原因就是對檔案工作人員的培訓力度不夠。

（四）檔案信息資源有待挖掘。檔案信息資源建設是將已有的紙質檔案資源進行合理配置、歸納分類，形成數字化的信息資源庫，以提供完整準確的信息，是當前檔案信息化建設的一項基礎工作。目前，按照不同的歷史時期、不同形式的檔案資源情況，把以往傳統的歷史久遠的紙質檔案完全轉化成為磁盤存儲的信息，需要大量的人力物力，操作起來是極其困難的事情。另外，大多數檔案信息資源都無主題索引，全文檔案信息占有率低，只能對檔案信息的一級目錄進行檢索查尋，對全文的查詢基本無法實現，重要信息資源共享性不強，提供服務水平不到位，尚不具備文檔數字化所獨有的操作方便、傳遞快捷等特點。標準化程度低，數據不完整，很難為查詢人帶來快捷方便的服務，無法滿足用戶的多種需求。

三、推進檔案信息化建設的思考和對策

（一）加強檔案信息化、規范化和標準化建設。檔案信息化的發展和應用都需要相關標準規范的支持，規范化和標準化是開展檔案信息化建設的基礎性原則。檔案信息化標準規范主要包含管理性標準規范、技術性標準規范和業務性標準規范。因此，有必要逐步完善檔案信息化標準規范。在對檔案信息資源進行整理、鑒定、復制、調閱等操作規程時，必須根據國家制定的相關規范，針對不同類型、不同性質的檔案信息資源進行歸檔管理。為保證檔案資源的真實、完整、有效性，應制定結合本單位實際的檔案信息資源管理辦法，以數據格式標準、信息輸出標準、數據交換標準等方面為依據，加強對電子文檔的歸檔整理。計算機在檔案信息化過程中的應用是檔案管理技術現代化的核心和重點，而計算機的高效率是以檔案管理業務標準化為基礎的，因此，檔案信息化標準規范的制定和實施，是檔案信息化建設工作的需要，有利于提高其工作質量和效率。在制定檔案信息化管理各項標準和規范時要逐步實現標準化、規范化。

（二）實現檔案信息化建設的數字體系化管理。要嚴格按照檔案業務管理流程的規范，對檔案進行信息認定和收集、整理及歸類，針對目標對檔案資源進行規范重組。通過現代化的網絡信息技術在檔案管理中的廣泛應用，充分利用數據庫、數據壓縮、掃描技術等現代化手段，把原來的傳統紙質材料保存轉化為電子數據檔案，系統組織成具有結構規范的檔案數據信息庫，改變原有的手工作業管理模式為信息自動化的管理工作模式。另外，以往的檔案檢索方式已不能適應新形勢的要求，查詢的效果很難令人滿意。根據信息化時代的需求，檔案信息檢索與提供利用方式在逐漸發生變革，傳統的紙質目錄檢索操作起來費時費力，檔案信息化管理將逐步實現自動分類、自動標引、自動編目及自動檢索等工作，大部分檔案資源可通過計算機網絡進行檢索和對外提供服務。檔案管理、檔案編研等工作已從有形實體向數字化、網絡化方面轉變。檔案信息化建設不僅能夠很好地自動完成各類檔案資料的統計工作，而且檔案組織機構、業務流程、管理體系也能夠實現文檔一體化的發展。檔案信息化建設不僅是信息化社會發展的必然要求，也是檔案事業自身發展的必然要求。

（三）切實提高檔案管理信息化管理的安全性。安全性保障是檔案信息化建設的前提，信息化建設只有在此基礎上，才能真正地實現應用價值。為了確保管理系統和數據的安全和穩定，在制度方面要逐步完善信息安全體制，加強檔案內部管理，采取行之有效的辦法措施，建立檔案部門和專業人員的專項管理制度，落實信息安全責任制度，制定完備的信息安全應急預案，加強對信息安全人員、系統管理人員的培養、監督與考核，確保各種制度能夠正確執行。

在系統安全方面，要加快構建檔案部門網絡安全保障系統，采取分層權限控制的方式，采取必要的安全防范措施，提高對計算機、網絡硬件設備和軟件系統的管理，用先進的技術手段保護檔案信息的安全。特別是要維護檔案管理系統軟硬件自身的安全，從機房管理、軟件管理、規范操作、監督監管等多方面著手，維護計算機系統的安全和穩定。在選擇、設計檔案管理系統時要充分考慮到系統的安全性，把它作為重要的指標，不斷提高檔案信息安全保障的創新能力。

（四）加強檔案工作高水平管理人才的培養。檔案管理人員的知識水平、業務能力和政治素質決定著檔案信息化管理的水平。信息化的檔案工作要求的不再是素質單一型的人才。因此，檔案管理信息化建設需要事業心強、具備專業知識、精通業務的復合型人才；需要信息知識廣、業務素質強、能與時俱進的綜合型信息人才。第一，應實行檔案從業人員檔案信息化培訓工程，切實加強在職檔案管理人員的業務培訓，不斷提高檔案工作培訓質量，提升從事檔案工作人員的文化和專業素質，切實增強檔案工作人員運用專業理論解決實際問題的能力，并將培訓、考核情況納入職稱評定的范圍。第二，要加大對有檔案信息知識、懂檔案信息技術、會檔案信息管理的青年檔案工作者的培養力度，加強多層次復合型專業人才隊伍的建設，注重在實踐工作中培養鍛煉人才。第三，應制定相關的檔案信息化人才引進辦法，努力營造引進人才的良好環境，增強人才引進的力度，為檔案信息化人才的長期發展營造良好的空間。

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