新時期檔案工作者素質分析

廣東省有色地質測繪院 陳瑪麗

新時期檔案工作者素質分析

廣東省有色地質測繪院 陳瑪麗

隨著改革的不斷深入發展，檔案工作朝著現代化、科學化和規范化的方向逐步前進，但在這一過程中也出現了越來越多的問題。本文，筆者結合自己在工作中遇到的問題，闡述了檔案管理人員要適應新時期檔案工作發展所應具備的素質。對于新時期檔案工作者如何適應社會發展，以及如何做一個合格的檔案人具有重要的指導作用。

一、檔案人員應具有較高的政治修養

檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的一項政治性很強的工作，維護檔案真實和歷史真實是檔案工作者責無旁貸的職責。首先，檔案管理人員應在思想上、政治上和行動上與黨中央保持高度一致，嚴格遵守檔案工作紀律，認真貫徹執行《檔案法》，做到依法治檔。其次，檔案管理人員要強化保密觀念，提高保密意識，以高度的政治責任心、敏銳性和嚴明的政治紀律性嚴格遵守，并執行保密制度，正確處理檔案利用與檔案保密的關系，嚴守黨和國家以及企事業單位的秘密。為此，檔案管理人員必須具有一定的馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論知識，堅持四項基本原則并認真學習科學發展觀，了解和掌握黨的路線、方針、政策，熟悉檔案工作的相關的法律、法規和各種規章制度。只有這樣，檔案管理人員才能在工作中自覺地運用馬克思主義辯證唯物主義與歷史唯物主義的觀點與方法，準確地分析當前檔案工作的規律與特點，緊跟時代的步伐，客觀地解決檔案工作中遇到的各種問題。

二、檔案人員應具有良好的溝通與協調能力

檔案管理部門工作能否順利開展，有賴于領導重視和各部門的通力合作，這就需要檔案管理人員有善于溝通和處理相關事務的能力。檔案管理部門來來往往的人形形色色，不具有良好的溝通能力難于勝任此項工作，一個合格的檔案管理人員要學會與各種類型的人溝通，這是檔案管理工作中非常重要的一個環節。

1.要積極主動地做好與上級主管領導和上級業務部門的溝通。領導的重視程度是任何一項工作能否順利開展的關鍵，只有在人、財、物三方面的基礎得到有效保證的前提下，檔案工作才能順利開展。領導對檔案工作的重視和支持是做好檔案工作的關鍵，因此，對檔案管理人員來說，應該充分發揮自身主觀能動性，以自己的實際行動，爭取得到領導的重視。單位的檔案工作是否有起色，取決于領導對檔案工作的重視程度；就檔案工作而言，檔案管理人員的工作態度、工作效率、工作質量和工作成果則是決定檔案工作質量的根本。

2.要積極主動地做好與各平行部門的溝通和協助工作。一個單位的檔案是由單位各個部門的檔案組成的，要想投放齊全的檔案，需要各部門的支持與協助，這就需要檔案管理人員和其他部門協調。檔案管理人員除了要熟悉檔案業務工作的各個環節，從檔案收集、整理、保管、鑒定、統計、提供利用等步驟都要了如指掌外，還要對各部門的工作有所了解，這樣才能給予他們業務上的指導。之前，筆者所在單位的檔案工作因得不到領導的重視一些領導為了工作上的方便而私自截留檔案，檔案管理人員對檔案工作不熟悉，應該歸檔的檔案沒有得到及時歸檔，造成檔案缺失嚴重，給后續工作造成極大不便。如，若房屋租賃合同中個別內容變更，而變更后的檔案又沒有及時歸檔而是保留在個人手中，就會給接替此項工作的人員造成極大的困惑。近年來，筆者所在單位的領導班子得到了調整，對檔案管理人員也進行了調整，檔案工作逐步走向正規，制定了各項規章制度，并將1995年至2011年間的檔案資料進行了整理，按保管期限對其劃分，共計資料1474份；檔案長期658件，30年期139件，10年期122件。通過對檔案的系統整理和劃分，大大地縮短了檔案的查閱時間，提高了工作效率。

可見，檔案工作離不開領導的重視和檔案人員對檔案工作的熱愛，以及還有有關部門、有關人員的支持和協助。要得到各方面的支持，除了靠相關規章制度外，更主要的是靠檔案工作者自身溝通、協調能力的發揮，并以此達到對各部門檔案管理的協調統一。

三、檔案人員應具著良好的職業道德

只有檔案人員要愛崗敬業，具備良好的職業道德，才能做好檔案滾利工作。檔案管理既是一門專業性很強的工作，又是一項服務性很強的工作，這就需要檔案管理人員要有高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度和樂于奉獻的工作精神，同時也需要檔案管理人員樹立正確的人生觀和價值觀，樹立全心全意為單位生產和發展服務的思想，以及熱愛檔案工作，忠于職守、任勞任怨、不為名利、甘為人梯、樂于為他人作嫁衣的奉獻精神。

檔案管理人員應尊重歷史，努力通過檔案管理還原歷史。檔案是歷史的真實記錄，只有保持檔案的原貌，才能真正體現檔案存在價值。因此，據實立檔，據實用檔，應是檔案人員應當樹立的職業思想和行為準則。在收集、整理、保管和利用檔案的過程中，檔案管理人員都應該堅持尊重檔案原貌的原則，切莫隨意涂改、編纂式偽造檔案；在保證檔案外觀完整無損的同時，更應該注重維護檔案內容的真實性。原始性和真實性是檔案的根本特征，檔案管理人員要尊重歷史事實，切忌憑借個人的主觀臆斷對事件妄加評論或猜測，而是要本著對歷史負責的態度，實事求是地開展工作，養成嚴謹的工作作風。

四、檔案人員應不斷提高自身的業務水平

要做好檔案管理工作，檔案人員除了要加強業務學習外，還要不斷提高自身文化素質。檔案管理人員的業務水平直接影響檔案管理工作的質量，檔案管理人員要擺脫“看門守攤”的老觀念，努力提高自身業務和理論水平，強化繼續教育，加強制度建設，建立相關運行機制。檔案人員只有通過不斷的學習，提高業務知識，更新觀念，才能與時俱進。隨著社會進步和科技發展，檔案的種類也會逐漸豐富起來，對于新出現的檔案類型，檔案人員要有敢于創新、勇于探索的精神，提高自身處理新事物的技能和技巧。只有這樣，才能更好地立足于社會、服務于社會、服務于大眾。

檔案人員要熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規和方針政策，并掌握檔案工作的各項行業標準、性質、范圍及職能，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定，熟悉自己所從事的業務工作；能把檔案專業法規、政策和檔案專業基本知識以及其他專業知識靈活運用于自己的工作實際，熟練地完成自己的業務工作。

五、檔案人員要是高素質的“一專多能”人才

隨著各行各業體制改革不斷深入，受人員編制的制約，很多基層單位將不再設置專職的檔案人員，而是身兼數職的“一專多能人才”。這就要求檔案工作人員不僅要具備扎實的專業知識，還要具有熟練使用現代化辦公設備和迅速掌握信息網絡技術的技能，同時還要具有較高的文字表達能力、較強的現代化信息工具運用能力并熟悉本單位的各項業務。如，筆者所在單位目前的主要業務是房屋租賃，這就需要檔案管理人員熟悉房屋管理的程序，從房屋租賃合同的起草、備案到設備的維護維修等環節都要有所了解。因此，檔案人員只有不斷地提升自我，不斷地更新知識結構，開闊視野，才能成為“一專多能”的人才，更好地適應社會的變遷。

六、結論

在新的歷史時期，檔案人員要適應形勢，除了不斷提升自身的整體素質和做好檔案管理工作、提高檔案服務質量外，還應積極參加相關知識的學習，如學習網絡知識和網絡信息的使用等。檔案工作是一項綜合性較強的工作，檔案人員只有掌握了各方面的知識，才能適應日新月異的檔案工作發展需要。