論公文寫作中的用語規范性

冷其中 譚明

（武警福州指揮學院 參謀業務教研室，福建 福州 350002）

公文是貫徹黨中央、國務院、中央軍委方針政策的重要工具，是各單位履行職責的重要手段，是各級機關傳遞信息的重要載體和基本方式，在我們日常工作中發揮著重要作用。公文所呈現的內容直接反映本機關領導的重要思想和工作成果，其質量直接關系到各項政策、規定的貫徹落實。一篇高質量的公文，必定是內容客觀準確，材料典型精煉，語言表達客觀準確、簡明順暢、確切得體。

語言是構成公文的基本要素。公文語言的特點是由公文為“辦成事”而制發的終極目的和邏輯思維的模式所決定的。“一字入公文，九牛拔不出”的古訓道出了公文用語的重要性。的確，在公文寫作中，語言文字是最直接、最重要的信息載體，而信息傳遞的理想目標是準確、經濟，因此，規范使用語言對于公文寫作至關重要。筆者認為，客觀準確、簡短精煉、嚴謹莊重、恰當得體、非個人化是公文話語規范性要求的關鍵。

1 公文話語要客觀準確

用最準確的語言、最精煉的文字來表達發文機關的意圖是公文的根本要求。公文的生命在于客觀準確地反映和記載事實。只有語言準確的文書才能如實反映客觀事物，如實傳達發文機關的意圖，使收文機關正確地理解公文的內容，從而順利地貫徹執行或及時批復。姜英偉先生說：“公文用語貴在準確，言辭必須貼切，這是公文語言運用最基本的要求”。[1]34這種用語的客觀準確性，首先要求我們公文寫作者必須準確記錄事實及其演變過程，準確表述事物的范圍、程度，準確表明發文機關的立場、觀點和態度。其次要求我們在使用公文語言時符合語法規范，詞語搭配恰當，句子結構完整，杜絕歧義現象，避免表意不明，對于概念寬泛的詞語要加以限定，對于內涵單一的詞語應適當延伸，確保閱讀者準確無誤地領會文件精神，按照文件的指示進行工作部署。

2 公文話語要簡短精煉

公文用語要簡短精煉，也就是用盡量簡練的文字充分表達發文機關的主要思想意圖，做到言簡意賅。“公文用語應簡明扼要，詳略得當。”[1]34劉勰的《文心雕龍·熔裁》也認為作文要抓好“三準”，即“設情以位體”、“酌情以取類”、“撮辭以舉要”。[2]40意思是說，寫文章要根據所表現的情理來安排體制規格，要根據所表現的事物來選擇相關材料，要用精要的語言來樹立文辭骨干。在辦公信息化、現代化的今天，煉字煉意對于公文寫作非常重要。一份簡明精確的文件更便于收文機關迅速閱讀，快速把握其精神內涵，高效地處理和落實。有些公文寫作人員為了顯示語言功力，大量鋪排華麗辭藻，刻意追求排比對仗，致使閱讀者難以領會其思想意圖，無法依文辦事，這就違背了發文初衷，導致事與愿違。

3 公文話語要嚴謹莊重

公文的權威性、嚴肅性、約束性、強制性和執行性決定了公文用語必須嚴謹莊重。嚴謹指的是公文語言含義確切，文句嚴整，遣詞用句分寸得當，細致周密。莊重意指語言端莊，格調鄭重。只有莊重的語言才有助于表明發文者嚴正立場和嚴肅態度，從而對受文者的行為產生約束性、強制性影響。

進入公文的詞語必須是規范的書面語，一般不得使用口語詞、方言詞、土話俗語，更不能使用生造詞。所用詞語必須有確切的含義，要特別注意分辨詞語的感情色彩，要仔細辨析語音語調對詞語意義的影響，準確表達發文機關的立場和觀點，以提升公文的表達效果。同時，還要遵循語言法則，注意行文場合對公文風格的要求，維護公文的權威性和嚴肅性；要按照公文的受文對象和地域的人情、地情選擇詞語，特別是向少數民族地區發文，要選擇符合其民族接受習慣和理解要求的詞語、句子，以更好地便于公文的理解和執行。

4 公文話語要恰當得體

語言運用的恰當得體對于公文寫作至關重要。恰當得體，即是要求公文用語必須符合公文文種的特點，符合公文的行文方向和行文關系。具體而言，上行文要使用尊重、謙恭的詞語，如敬請、懇請等，體現出下級機關對上級機關的尊重；下行文要使用明確、具體的詞語，如“認真執行”、“切實做好”、“迅速辦理”等，體現出領導機關的指示性、權威性；平行文要使用商量性、致意性詞語，語氣要平和，態度要誠懇，如承蒙、當否、請予以支持、意見如何等，切忌使用命令式、告誡式語言，體現出平級單位之間溝通、商量工作的禮貌、協商、支持的禮貌性姿態。恰當得體的語言能夠使事情辦得更順利，更暢快，也有助于保持和維護單位之間和諧融洽的良好關系。

5 公文話語要非個人化

公文的公務性決定了它是用以解決單位公眾事務的文書。因此，公文的寫作者應該站在單位的立場上審視問題，應該從單位全局的視角去看待問題、部署工作。這就決定了公文寫作不是個性化寫作，寫作中不能顯示撰寫者個人的個性和風格。公文寫作者要充分地意識到自己是一個單位的代言人，是代表單位在表達立場和觀點，反映的是單位的領導和管理行為。這種“代言人”的寫作特點規定了我們公文寫作遣詞用語必須非個人化，要從個性化寫作中跳出來，樹立單位角色意識，從單位全局的高度，結合單位領導的意圖，起草撰寫公文。

總之，對于公文寫作而言，規范用語是關鍵。我們公文寫作者應夯實自己的語言功底，加強文字功力的磨礪與錘煉，努力提高自己駕馭語言文字的能力，在具體寫作過程中于客觀準確、簡短精煉、嚴謹莊重、恰當得體、非個人化用語上下足功夫，力爭寫出為領導決策出思路、出策略、出方法的精品力作，努力提高辦文辦事能力。

[1]姜英偉.古代公文寫作中的語言藝術[J].秘書工作，2010（11）

[2]陳安吉，顏一平.《文心雕龍》公文寫作理論之管窺[J].南京曉莊學院學報，2002（2）