淺談工會(huì)檔案的應(yīng)用與管理

余婕

（南平市總工會(huì),福建 南平 353000）

0 前言

近年來，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的持續(xù)發(fā)展，工會(huì)組織在著力推動(dòng)改善民生、大力發(fā)展和諧勞動(dòng)關(guān)系、加強(qiáng)工會(huì)基層組織建設(shè)和自身建設(shè)、團(tuán)結(jié)帶領(lǐng)廣大職工積極開展建功立業(yè)活動(dòng)等方面都取得了很多新的成績，日益豐富的工會(huì)活動(dòng)也給檔案的應(yīng)用與管理提出了更高要求。

1 工會(huì)檔案管理的職責(zé)

工會(huì)檔案是指為工會(huì)在職工排憂解難時(shí)，在從事的保障職工權(quán)益和開展各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表等不同載體的文件材料。檔案工作是對工會(huì)日常工作的記錄，是工會(huì)工作的組成部分，也是工會(huì)的寶貴財(cái)富。

工會(huì)檔案工作的主要職責(zé)為：貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的法令、政策和規(guī)定努力完成上級下達(dá)的有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作；制訂和組織實(shí)施工會(huì)檔案工作的規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提高檔案的綜合管理水平；負(fù)責(zé)接收（征集）、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)和保管工會(huì)各類檔案及有關(guān)資料；按有關(guān)規(guī)定做好會(huì)員檔案的管理工作；嚴(yán)格執(zhí)行國家《保密法》和保密制度，組織做好檔案的密級調(diào)整工作；開展檔案的利用工作，做好檔案的借閱查閱工作；編制檢索工具，編寫檔案參考資料；積極開發(fā)檔案信息資源。

工會(huì)要重視檔案的管理工作，為了適應(yīng)工會(huì)檔案工作的發(fā)展和管理現(xiàn)代化的需要，必須加強(qiáng)對工會(huì)檔案的應(yīng)用與管理，實(shí)現(xiàn)工會(huì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，加強(qiáng)對工會(huì)檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，以期更好地開發(fā)利用檔案信息資源，有效地為工會(huì)各項(xiàng)工作服務(wù)。

2 工會(huì)檔案的應(yīng)用

2.1 工會(huì)檔案的歸檔范圍

工會(huì)檔案應(yīng)做好負(fù)責(zé)。立卷、歸檔、分類、編號(hào)等事項(xiàng)，工會(huì)檔案歸檔范圍包括：

（1）職工代表大會(huì)的會(huì)議材料；工會(huì)制定的各項(xiàng)規(guī)章制度。下發(fā)和上報(bào)的各類通知、文件、請示、報(bào)告等。

（2）工會(huì)委員會(huì)、職工代表大會(huì)常設(shè)主席團(tuán)及各工作委員會(huì)形成的工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議通知、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、調(diào)查材料、活動(dòng)安排、照片等材料。各項(xiàng)活動(dòng)所形成的通知，會(huì)議發(fā)言材料、會(huì)議記錄、照片等具有保存價(jià)值的文字材料、電子文件、圖表等不同載體和形成的歷史紀(jì)錄。

（3）評選的工會(huì)各級各類先進(jìn)集體和先進(jìn)個(gè)人的通知、評選的先進(jìn)集體和個(gè)人的名單、上報(bào)材料、先進(jìn)事跡、表彰決定等材料。

（4）工會(huì)委員會(huì)、職工代表大會(huì)有關(guān)的組織改革和重大事記。

（5）黨委、行政及上級機(jī)關(guān)下發(fā)的有關(guān)工會(huì)、職工代表大會(huì)文件、材料以及其他應(yīng)歸檔的材料。

2.2 工會(huì)檔案歸檔的重要性

（1）有利于提高工會(huì)工作的準(zhǔn)確性

作為廣大職工的代言人，工會(huì)工作的最重要作用就是關(guān)心職工的生活和工作。近年來，隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展和改革的持續(xù)推進(jìn)，各個(gè)行業(yè)都面臨結(jié)構(gòu)調(diào)整，這也給企業(yè)的發(fā)展帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。主要表現(xiàn)在職工隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、思想動(dòng)態(tài)、退休工人養(yǎng)老等問題上，這些都給工會(huì)工作帶來了新的要求。

完善而準(zhǔn)確的工會(huì)檔案能為工會(huì)活動(dòng)提供極大便利。例如，在工會(huì)組織探望市級單位老弱病殘退休人員，開展送溫暖活動(dòng)時(shí)，就需要與要探望職工相對應(yīng)的檔案，了解相關(guān)人員的姓名、年齡和居住地址以及聯(lián)系電話，此時(shí)，工會(huì)登記歸檔的《困難職工檔案》就發(fā)揮了極大作用。工會(huì)根據(jù)檔案中的記錄，將需探視的人員進(jìn)行分組，然后組織探視小組并委派項(xiàng)目組長負(fù)責(zé)該組活動(dòng)，確保無人員疏漏，這樣既體現(xiàn)了工會(huì)組織關(guān)系職工的職能，也避免了在探望過程中造成的查找范圍大和人員分散等問題，提高了工會(huì)工作的效率。

（2）有利于提高工會(huì)工作的真實(shí)性

作為廣大職工們自愿結(jié)合的組織，工會(huì)的特點(diǎn)是具有廣泛的群眾性和社會(huì)性，同樣，工會(huì)的資源也應(yīng)該取之于職工用之于職工，而工會(huì)檔案工作則通過詳細(xì)的信息歸類和儲(chǔ)存，使工會(huì)的日常工作更加公開和透明，提高工會(huì)工作的真實(shí)性。

例如，工會(huì)對企業(yè)中全年因患重大疾病住院的職工開展探望時(shí)，在建立的《困難職工檔案》中，根據(jù)匯總的患病職工的病情檔案（醫(yī)院出具的入院診斷、醫(yī)療費(fèi)用詳情通知單等）以及家庭情況（家庭總?cè)丝凇⒓彝ツ晔杖氲龋﹣黹_展工作，妥善保存的原始票據(jù)為工會(huì)工作的開展提供了真實(shí)性保障。再如，工會(huì)還在開展意外傷害保險(xiǎn)職工的報(bào)銷工作時(shí)，會(huì)對參加在職職工醫(yī)療補(bǔ)充保險(xiǎn)的因工作中意外傷害而住院的職工進(jìn)行情況統(tǒng)計(jì)，對該職工的詳細(xì)個(gè)人信息以及報(bào)銷或賠付的金額領(lǐng)取情況歸檔，方便需用時(shí)查閱，也為報(bào)銷和賠付工作提供了依據(jù)。

3 工會(huì)檔案的管理

檔案是黨和國家各項(xiàng)事業(yè)的重要組成部分，也是工會(huì)的一項(xiàng)重要工作，在工會(huì)參與經(jīng)濟(jì)建設(shè)、政治建設(shè)、文化建設(shè)和社會(huì)主義建設(shè)的過程中發(fā)揮著不可替代的作用，如何圍繞工會(huì)工作大局，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，推進(jìn)檔案事業(yè)管理創(chuàng)新？筆者將工會(huì)檔案的管理工作總結(jié)如下：

3.1 檔案管理工作的原則

（1）工會(huì)集中統(tǒng)一管理

工會(huì)負(fù)責(zé)建立立卷歸檔、檔案保管、檔案鑒定、檔案利用、檔案登記、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)制度，接受、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管各類檔案及有關(guān)文件資料。開發(fā)檔案信息資源，積極主動(dòng)提供利用。

（2）保證檔案的安全性

歸檔的文件材料收集要齊全完整，分門別類立卷歸檔。各種歸檔材料在材料內(nèi)容形成后歸檔，任何人不得損毀、篡改、私存或據(jù)為己有。

（3）保證檔案的真實(shí)性

歸檔材料除圖片、照片、會(huì)議記錄外，其余均需打印件，有關(guān)文件需有紅頭和公章，不能用復(fù)印件。

（4）建立嚴(yán)格的工作流程

檔案的鑒定要認(rèn)真、細(xì)致。嚴(yán)格按檔案保管期限和銷毀規(guī)定處理。檔案的歸檔，保管、查閱、銷毀要設(shè)置臺(tái)帳、查閱目錄，編制銷毀清冊。做到目錄與檔案相符。

3.2 工會(huì)檔案的精細(xì)化管理

（1）檔案歸檔

檔案管理人員要按歸檔范圍、時(shí)間、質(zhì)量、標(biāo)準(zhǔn)收集齊全、完整。同時(shí)，檔案管理要科學(xué)，檔案要做到排列科學(xué)、整齊美觀，有完整、清楚的案卷目錄、標(biāo)題明顯、書寫工整、裝訂整齊、查閱方便。

還可以將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到工會(huì)檔案管理工作中，借助計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫和條碼技術(shù)，為工會(huì)的檔案管理服務(wù)。借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對所需檔案的異地查詢和檢索，并通過不同的權(quán)限設(shè)置來進(jìn)行安全管理。

計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理是對傳統(tǒng)方法的有益補(bǔ)充，有利于打破信息存儲(chǔ)和檢索的地理界限，實(shí)現(xiàn)工會(huì)相關(guān)信息資源的異地共享。

（2）檔案的統(tǒng)計(jì)和利用

檔案管理員應(yīng)熟悉檔案管理的規(guī)章制度及庫藏檔案情況，為工作開展提供檔案利用服務(wù)。建立檔案登記制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、借閱、利用效果等情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)。

檔案管理員可根據(jù)管理工作需要編制目錄、專題卡片等檢索工具，以及檔案文件匯編、大事記等參考資料。永久、長期和短期保管的檔案，要分開目錄、編號(hào)排列保管。

銷毀檔案材料要按照國家檔案行政管理部門的有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真進(jìn)行鑒定，對確定必須銷毀的檔案材料，要登記造冊，由相關(guān)責(zé)任人審查批準(zhǔn)后集中監(jiān)銷，嚴(yán)禁自行銷毀檔案。

（3）檔案保護(hù)

首先，歸檔的文件材料要妥善保管，不得丟失、損毀、涂改、偽造和擅自銷毀。工會(huì)應(yīng)對檔案室進(jìn)行維護(hù)，設(shè)置檔案專柜。檔案柜（箱）要注明存放檔案材料的單位名稱、年度、案卷起止。

其次，檔案的保管要保證整潔安全。要有防火、防盜、防光、防蟲、防鼠、防潮措施。檔案安全是檔案工作的重中之重，時(shí)刻牢記“檔案安全重于泰山”，牢固樹立“安全第一，預(yù)防為主”的思想，堅(jiān)決防止和克服松懈、僥幸心理，確保檔案萬無一失。要按照相關(guān)管理制度，妥善管理好各類檔案、資料，注意抽濕機(jī)、空調(diào)、消防系統(tǒng)等設(shè)施的日常維護(hù)，保證正常運(yùn)行。定期進(jìn)行庫室溫濕度控制工作，及時(shí)進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)，及檔案室的徹底清潔工作，保證檔案無霉變、蟲蛀、丟失、泄密等現(xiàn)象發(fā)生。

檔案管理員還要經(jīng)常檢查檔案保管情況，對破損或編織的檔案及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或進(jìn)行其他技術(shù)處理。每年至少一次對檔案保管的狀況進(jìn)行全面檢查，并作好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取有效措施保護(hù)檔案的安全。

（4）檔案借閱

要嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度。在檔案調(diào)閱時(shí)，檔案管理人員要對調(diào)閱檔案的名稱、日期、調(diào)閱人姓名及單位、調(diào)閱理由，復(fù)制內(nèi)容，重新歸檔時(shí)間等進(jìn)行詳細(xì)登記。

借出的檔案，不得私自轉(zhuǎn)借、拆散、涂改，借閱人要負(fù)責(zé)保密和保管，不準(zhǔn)攜帶檔案離開檔案室，復(fù)印檔案須經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人同意。

4 結(jié)語

綜上所述，作為工會(huì)工作的重要組成部分，工會(huì)的檔案應(yīng)用與管理是為工會(huì)工作開展提供參考和借鑒的重要信息資源。現(xiàn)代社會(huì)信息技術(shù)的飛速進(jìn)步要求工會(huì)的檔案管理工作者不僅需要掌握專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還要掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等新技術(shù)，為工會(huì)檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化做出貢獻(xiàn)。