談聲像檔案在高校檔案中的管理規范

江玲玲

（蚌埠學院辦公室，安徽 蚌埠 233030）

近年來，我國高等教育快速發展，相應的教學設備與工具也有了很大程度上的提升，在教學活動中，形成了大量的聲像檔案。但是在聲像檔案的管理上面卻還存在著很多的問題，造成了大量的聲像檔案因保存不當而毀壞，影響到以后聲像檔案的再利用。為了能夠使高校教育教學活動產生的寶貴檔案能夠更好地保存和利用，高校的聲像檔案管理必須要進一步提升其工作成效。

1 高校聲像檔案特征分析

凡是在高校各項工作活動中直接形成的具有保存、利用價值的，以底片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲音、影像為主，配套文字說明的歷史記錄，均屬聲像檔案材料[1]。高校聲像檔案是指在高校的教育教學活動中形成的對教學有記錄意義、應當保存的照片、底片、錄音帶、錄像帶、光盤等材料。是高校檔案的重要組成部分。

與傳統檔案材料相比較，聲像檔案具有以下特點：直觀性。聲像檔案能夠更加直觀生動地記錄事物，能夠以畫面的形式，圖文并茂、動靜結合地記錄和展示所承載的信息；形象性。聲像檔案由于基于先進的科學技術手段，所以能夠超越時間和空間，將一瞬即逝的畫面重新展現在人們面前，比傳統紙張形式的檔案更加生靈活現；易復制。聲像檔案因為容易被復制，這對檔案的保密性造成一定難度，但是在使用過程中也更加方便；易毀性。因為聲像檔案一般是以感光材料、磁性材料為載體，在保存時對于環境的要求要比普通檔案高，所以在保管聲響檔案的時候要注意這一特性。

高校在教學、科研、黨政管理以及教學管理活動當中形成信息資料的聲像檔案具有重要的參考、保存價值。首先，在教學過程中，對具有參考意義的一些經典課程教學進行聲像錄制，然后記錄歸檔。這樣，在以后的教學過程中教師們可以參考經典教學課程聲像資料進行學習及改進。其次，聲像檔案在學校發展過程中具有重要的參考價值，能夠很好的幫助在校職工以及學生了解學校的發展歷程、歷史，在學校進行紀念會或者招生的時候都是很好的宣傳資料。第三，在高校的教學評估過程當中，聲像檔案也可以成為重要的參考資料。第四，學校改體或合并后。很多高校在發展的過程當中會有重大轉變比如從專科學校升級為本科學校，或者是學校搬遷、擴建，以及學校合并等，這些聲像檔案對于研究學校的歷史以及演變過程都具有重要的參考價值。綜上所述，高校的聲像檔案具有不可替代的參考價值。

2 高校聲像檔案管理工作主要存在的問題

2.1 對于聲像檔案認識不夠，管理分散，歸檔難

高校對聲像信息的記錄及收集歸檔不夠重視，沒有配備專門的攝錄設備，即使學校配備了攝錄設備，但管理人員對聲像信息記錄的意識不夠，不能夠及時地采集一些寶貴的聲像資料。高校中，聲像資料一般形成于各個部門，而這些檔案資料通常保管于本單位或者某個人手中，而且為了使用方便而不會轉交到檔案部門統一管理。很多攝錄人員一般以為只有傳統的紙質文件或者證件才算是檔案。而在教學過程中產生的這些聲像資料的檔案性質認識不明確，不屬于檔案范圍，有些人以為這些檔案就是錄制人員保管，更有甚者隨意刪除自己認為不重要的聲像資料。長時間下來，隨著部門的變動，人員的更換以及職位的調整，造成很多聲像資料毀壞丟失。因為沒有在第一時間的將聲像檔案歸檔管理，造成很多聲像檔案殘缺不全，或者毀壞嚴重。嚴重影響了聲像檔案的保管和再利用。

2.2 聲像檔案管理不合理

聲像檔案管理體制不健全，管理不合理造成一些重大活動失控，聲像檔案流失嚴重。大部分高校的檔案部門受多年的傳統觀念影響，多數檔案管理人員將歸檔進來的聲像檔案編個名字，放進檔案柜就結束了，而沒有檢查聲像檔案產生時間、內容以及是否有損毀等信息。定期檢查是否能夠正常播放，定期進行復制就更是難以做到了。有很多寶貴的聲像檔案資料因為沒有健全的檔案管理制度而沒有得到應有的管理和保護，而導致沒有將重要聲像檔案及時送交檔案室歸檔，聲像檔案收集不完整，管理不完善，影響了聲像檔案的保管和再利用。另外在聲像檔案的形成前期，攝錄人員的水平是決定聲像檔案質量的第一關。現實情況是，有的高校撤銷了專門的攝錄部門，將其職能和人員分散到其他部門，由于缺乏專門力量，許多攝錄工作都是“臨時抱佛腳”，誰有時間誰做，使聲像檔案質量大打折扣。經常出現有的聲像資料只是集體合影、會議場景、人物發言一套程式化的、新聞導語式的內容，缺少有意義的特寫鏡頭和事件細節，沒有內涵和深度。有的聲像資料攝錄后，沒有專人及時輔以必要的文字說明(包括內容、時間、地點、任務和制作者等)，相隔時間一長，時過境遷，人事變動，也就無法記憶和認知了[2]。

2.3 聲像檔案保管條件差

聲像檔案的特殊材質，決定了聲像檔案的保管需要特定的環境。聲像檔案對溫度、濕度以及灰塵等指標的要求都比傳統檔案資料要高得多。但是由于大部分聲像檔案資料分散于一些部門人手中，這些部門大都沒有專門的聲像檔案管理制度，普遍將聲像資料與傳統文件一同放在普通文件柜中，而這些環境的溫度、濕度以及磁性達不到聲像檔案資料存放的條件，使這些聲像檔案資料損壞或者失效，很大程度上妨礙了聲像檔案的保存和利用。例如有很多部門對時間較長、利用率相對較低的磁帶或錄像帶，經常私自沖洗掉改錄其他內容。更令人擔憂的是，相當一部分單位都是“一盤帶子反復用”，原始錄音（像）沒有保存下來。事后發現又需用這些聲像檔案時而再進行補拍、補錄，但已經失去了原汁原味的真實美和凝重的歷史感。另外，許多聲像檔案形成部門，往往從個人實際工作需要出發，對尚未移交的聲像資料任意處置，致使照片底片損傷或丟失，錄像制品也因多次使用，將其中一些珍貴資料內容丟失。

2.4 檔案管理人員專業水平不足

聲像檔案的有效管理需要專業的檔案管理人員。聲像檔案管理人員除具備檔案管理知識外，同時也要了解聲像檔案基礎知識和刻錄技巧以及基本的計算機網絡技術，以便于將聲像檔案管理的工作做好。但是現有的檔案管理人員普遍存在專業知識不足的現象，多數由普通文員擔任或者有其他職位人員兼任。由于沒有具備一定的檔案管理知識，所以很難保障聲像檔案資料的完好保存與再利用。

3 高校聲像檔案管理科學化路徑

聲像檔案是檔案宗體當中的重要組成部分，并且具有重要的參考價值，聲像檔案的管理對于高校檔案資料的利用和開發具有非常重要的意義。因為聲像檔案資料涉及到學校各個部門，所以要加強聲像檔案的管理不僅要提升對檔案管理部門的宣傳和工作要求，也要將聲像檔案資料管理的重要意義宣傳到學校的各個部門、各個人員，這將大大有助于聲像檔案資料工作的提升。所以各高校一定要重視聲像檔案資料管理的宣傳工作，并結合本校實際情況，針對性地普及聲像檔案的一些管理方式以及與聲像檔案相關的法律法規，使全體教職工都能夠認識到在自身工作過程當中產生的一些聲像資料是屬于學校的聲像檔案，要及時送交檔案處統一保管而不能夠私自任意處理。

3.1 完善聲像檔案管理制度

俗話說的好：“無規矩不成方圓”，要想將聲像檔案的管理工作完全正規化科學化，全面提升聲像檔案的管理工作效益，必須要建立相適應的規章制度，將聲像檔案的收集、歸檔、保管等統一規范起來。聲像檔案從收集到整理歸檔都要建立完整的一套管理制度，并且針對聲像檔案歸檔后的保管也要對其借閱、利用等制定明確的管理辦法，加強對檔案管理人員的監管和要求[3]。對于各個部門也要將聲像檔案的收集、上交列入管理者的崗位職責當中，責任到人。在建立完善的規章制度的同時要注意制度的監督及落實，及時糾錯、處罰。使得管理人員都提升聲像檔案歸檔意識，促進高校聲像檔案管理的規范化發展。例如：上海理工大學就建立了完善的檔案管理制度，并且明確規定出：“聲像檔案工作必須納入黨政、教學、科研、外事等有關部門的管理制度中，與各項管理工作緊密結合，實行制作工作和建檔工作同步管理，即制作人員接受任務與接受聲像材料的歸檔要求同步。”

3.2 提高檔案管理人員素質

檔案管理人員的自身素質會直接影響到聲像檔案的管理工作。檔案管理人員需要具備高度的職業責任感和一定水平的檔案管理知識以及科學技術知識。首先，應聘檔案管理人員的時候嚴格考核其專業素質是否達標。其次，加強對檔案管理人員的培訓。通過多種多樣的培訓學習，幫助檔案管理人員掌握一定的聲像檔案管理知識以及一定的攝錄、編研能力，為高校聲像檔案的管理和開發打下堅實的基礎[4]。

3.3 改善聲像檔案的管理條件

因為聲像檔案特殊材質對環境有一定的要求，所以聲像檔案的保管環境會直接影響到聲像檔案的保存效果。改善聲像檔案管理條件主要從以下幾個方面入手： 第一，要安排具有專業經驗、責任心并懂得拍攝技術的人來負責聲像檔案的攝錄及初期管理。第二，因為聲像檔案的產生、管理和保養都需要一定的費用，所以單位領導要給予一定的經費保障。減少一盤帶子反復使用的現象發生。第三，改善聲像檔案管理環境。對聲像檔案的保管要配備專庫或專柜存放，要有明確的溫度、濕度以及磁場范圍等[5]。例如在《上海理工大學聲像檔案管理辦法》第三部分檔案管理條件中，第5條：“聲像檔案庫房、應做到恒溫、恒濕、清潔、濕度宜18-24℃，相對濕度宜35-45%，存放照片庫房保持溫度15-25℃，濕度55-65%；存放底片的適宜溫度為13-15℃，相對濕度為35-45%；庫房內晝夜溫度變化不大于±3℃，溫度變化不大于±5%，存放磁帶、磁盤檔案的須避開30奧斯特以上的磁場。”明確規定出聲像檔案的管理環境。

總之，聲像檔案真實生動的記錄了高校的發展歷程以及重要瞬間，是高校檔案的重要組成部分，是學校的特殊資源。高校聲像檔案管理的規范化發展是高校檔案管理工作的必經之路。

[1]黃春燕.小議聲像檔案存在的問題及對策[J].黑龍江科技信息,2008，（23）.23-25.

[2]金莉麗.高校聲像檔案管理的問題及對策[J].福建醫科大學學報,2006，（6）：21.

[3]楊紅巖.高校聲像檔案管理工作中的幾點思考[J].云南檔案,2008，（7）：15-17.

[4]李正偉.試論聲像檔案管理的職能強化和機制創新[J].機電兵船檔案，2009，（6）：21-22.

[5]李暉.對高校聲像檔案工作的思考[J].機電兵船檔案，2005，（1）：13-14.